Purchase-to-Pay, auch als Procure-to-Pay oder P2P bekannt, bedeutet so viel wie „vom Einkauf bis zur Bezahlung“ und umschreibt den Beschaffungsvorgang in Unternehmen. Kurz gesagt, handelt es sich um den Oberbegriff für sämtliche Einkaufsaktivitäten. In diesem Purchase-to-Pay Glossar finden Sie die wichtigsten Antworten auf Ihre Fragen, wenn es um den Digitalisierungsprozess geht.

P2P-Prozesse beginnen bei der Bedarfsmeldung und der Warenbeschaffung, reichen über den Eingang und münden im korrekten Rechnungswesen und der revisionssicheren Archivierung der Dokumente.

Der anfangs scheinbar einfache Vorgang erweist sich tatsächlich als äußerst komplex und beinhaltet zahlreiche Herausforderungen. Diese wachsen mit der Unternehmensgröße: Je größer Ihr Betrieb ist, desto mehr Personen sind auch im Purchase-to-Pay Prozess involviert. Aber auch KMUs (kleine und mittelständische Unternehmen) tun gut daran, ihren P2P-Ablauf auf den Prüfstand zu stellen.

Im Fokus aller P2P-Vorgänge stehen die Übertragung von Daten zwischen Unternehmen als Kunden und Lieferanten sowie interne Prüf- und Freigabetransaktionen. Dies erfolgt im Rahmen zahlreicher Einzelvorgänge und betrifft in der Regel verschiedene Abteilungen des Unternehmens. Neben dem Einkauf sind auch Mitarbeiter und Führungskräfte im Lager und in der Logistik, in der Buchhaltung und der Finance-Abteilung am P2P-Prozess beteiligt.

So läuft ein Purchase-to-Pay Vorgang beispielhaft ab:

Der bekannte Spruch „Viele Köche verderben den Brei“ trifft auch auf den Beschaffungsprozess zu. Dabei sind zahlreiche Akteure involviert, angefangen vom Mitarbeiter, der Arbeitsmaterial benötigt, über den Teamleiter, der den Bedarf weitergibt, bis hin zur Einkaufsabteilung und dem Rechnungswesen. Bereits eine fehlerhafte Datenweitergabe kann weitreichende Auswirkungen haben, etwa wenn falsche Ware eintrifft oder Rechnungen liegen bleiben.

Den Purchase-to-Pay Ablauf zu digitalisieren und zu straffen, eröffnet zahlreiche Benefits:

• erhöhte Transparenz der Einkaufsprozesse
• kürzere Wege und Reduzierung von Fehlerquellen
• geringere Kosten
• Vermeidung von Mahnkosten aufgrund verspäteter Zahlungen
• revisionssichere Speicherung sämtlicher Beschaffungsdokumente

Schließlich entsteht durch die Optimierung der Purchase-to-Pay Prozesse ein geringerer Personalaufwand: Komplexe Kommunikationswege fallen weg und alle Beteiligten profitieren von einer transparenten Übersicht sämtlicher involvierter Vorgänge.

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Wie gelingt die Optimierung des Einkaufs?

Die Purchase-to-Pay Abläufe zu optimieren ist ein wichtiger Schritt für eine langfristige Wettbewerbsfähigkeit. Und doch scheuen viele Unternehmen davor zurück. Sie fürchten hohe Projektkosten oder sind digitalen Lösungen gegenüber skeptisch – getreu dem Motto „das haben wir schon immer so gemacht“. Dabei lohnt sich der Aufwand in ein Optimierungsprojekt und führt letztendlich zu einer deutlichen Vereinfachung und höherer Sicherheit.

Der Clou liegt in einer durchdachten, sorgfältigen Planung im Vorfeld. Der erste Schritt hin zu optimalen P2P-Prozessen liegt in der Verbesserung der manuellen Abläufe. Hakt es bereits bei der manuellen Ausführung, machen digitale Lösungen die Sache nicht zwingend besser. Um den Einkauf im Ganzen zu straffen, ist es daher zunächst erforderlich, alle Schritte und die damit verbundenen Herausforderungen in ihrer Gesamtheit zu kennen. Letztendlich ist es wenig effektiv, einzelne Vorgänge zu verbessern, wenn andere den gesamten Prozess ausbremsen.

Schritt eins: den Ist-Zustand analysieren

Am Anfang eines jeden Verbesserungsprozesses sollte die Bedarfsanalyse stehen, da sie Optimierungspotenziale enthüllt. Dies erfordert eine gründliche Recherche: Wie funktioniert der aktuelle P2P-Prozess, wer ist involviert und nach welchen Regeln und Richtlinien erfolgen Bestellvorgänge und Rechnungswesen? Um einen sinnvollen Fahrplan für die Verbesserung aufzustellen, können zusätzlich folgende Fragen helfen:

• Wer ist für die Warenbestellung verantwortlich? Wird der Einkauf dezentral von einzelnen Abteilungen durchgeführt oder gibt es eine zentrale Beschaffungsebene?
• Gibt es ein Freigabeverfahren und wie wird es durchgeführt, wer übernimmt es?
• Existieren einheitliche Einkaufsrichtlinien, die beispielsweise bestimmte Lieferanten, monetäre Aspekte sowie ökologische und nachhaltige Anforderungen betreffen?
• Wurde bereits ein elektronischer Beschaffungsprozess implementiert – oder erfolgt der gesamte Bestellvorgang noch auf analogem Weg?

Bereits die Beantwortung dieser Fragen enthüllt Optimierungspotenzial und zeigt auf, an welchen Stellen sich der gewohnte Verlauf verfeinern lässt. So vermeiden Sie nicht zuletzt Fehlannahmen über den tatsächlichen P2P-Ablauf, die den Erfolg des Digitalisierungsprojekts gefährden können. Wissen Sie dagegen genau Bescheid, wo es hakt, wer in den Prozess involviert ist, wie und mit welchen Tools die Einkaufsabteilung arbeitet, schaff en Sie die Basis für tiefgreifende Optimierungen.