Effiziente
Bedarfsanforderung:
Digital, transparent, fehlerfrei!
In Ihrem Unternehmen läuft der Beschaffungsprozess oft umständlich, zeitaufwendig und anfällig für Fehler? Analoge Prozesse und unübersichtliche Abstimmungen kosten nicht nur Ressourcen, sondern bremsen auch den gesamten Einkauf aus. Mit unserer digitalen Lösung für Bedarfsanforderungen sorgen Sie für eine smarte, reibungslose und transparente Abwicklung – vom ersten Bedarf bis zur Bestellung. Profitieren Sie von diesen Vorteilen:

Sie verwenden manuelle Prozesse?
So bremsen Sie Ihren Einkauf aus.
Manuelle Bedarfsanforderungen kosten nicht nur wertvolle Zeit, sondern sind auch anfällig für Fehler und Missverständnisse. Langsame Abstimmungsprozesse, fehlende Automatisierung und unklare Zuständigkeiten führen zu Verzögerungen und Frust. Hinzu kommt ein Mangel an Transparenz: Ohne zentrale Übersicht verlieren Sie schnell den Überblick über offene Anfragen und Freigaben. Besonders bei Abwesenheiten kommt der Prozess oft komplett zum Stillstand. Mit einer digitalen eBANF-Lösung optimieren Sie Ihre Abläufe, sparen Zeit und schaffen klare Strukturen – für einen Einkauf, der effizient und fehlerfrei funktioniert.
Das sagen unsere
begeisterten Kunden
Durch Investitionen in modernste Software kann sich der Logistikdienstleister Craiss zu den Qualitätsführern der Branche zählen. Möchten Sie mehr zu dem Projekt erfahren? Hier geht es zur Referenz.
Das Autohaus Motor Nützel hat mit uns einige umfangreiche Digitalisierungsprojekte umgesetzt. Möchten Sie mehr zu dem Projekt erfahren? Hier geht es zur Referenz.
Wir beraten Sie gerne
Kontaktieren Sie Toni Pick, unseren Lösungsberater:
Telefon: +49 9123 700430
E-Mail: [email protected]
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Die Stolpersteine eines analogen Prozesses
Die Stolpersteine eines analogen Prozesses
Traditionell wird bei der Bedarfsanforderung auf einen papierbasierten Prozess gesetzt, welcher zahlreiche Nachteile mit sich bringt. Da eine Vielzahl von Daten im Spiel sind, die zwischen mehreren Parteien ausgetauscht werden, entsteht ein hoher Zeit- und Koordinationsaufwand. Umso mehr Schnittstellen beteiligt sind, desto anfälliger ist der Prozess für Fehler.
Dadurch entstehen Stolperfallen, die Sie vielleicht auch schon einmal selbst erlebt haben:
- Für den BANF-Freigabeprozess sind eine Vielzahl von Kanälen erforderlich (z.B. Fax, E-Mail, Zettel, mündlich) – dadurch wird die Aufnahme der Daten unübersichtlich und zeitaufwendig
- Es gibt oft Unklarheiten, wer für die Freigabe zuständig ist oder es müssen mehrere Freigabestufen durchlaufen werden
- Nachfragen über den Stand von Bedarfsanforderungen stören den Tagesablauf der Einkäufer
- Das manuelle Erfassen und Prüfen der Daten für eine Bestellung kann fehlerbehaftet und zeitaufwendig sein
- Wenn Kollegen krank oder im Urlaub sind und kein Vertreter benannt wurde, wird der Prozess unterbrochen
Mit dem intex preCenter können diese Probleme verhindert werden, um eine effizientere und sicherere Freigabe zu ermöglichen.
Vorteile der elektronischen Bedarfsanforderung
Vorteile der elektronischen Bedarfsanforderung
Der Einsatz von elektronischen Bedarfsanforderungen führt zu einer Verbesserung von Produktivität und Effizienz in Ihrem Unternehmen. Durch die direkte Weiterleitung des Bedarfes an den Einkauf wird Ihr Beschaffungsprozess automatisiert und dadurch deutlich vereinfacht. Hingegen sinkt der Aufwand für die Bearbeitung von Bestellungen.
Sie gewinnen eine bessere Kontrolle über Ihre Lieferketten – Durch die schnelle Erfassung von Informationen und Abruf auf Knopfdruck wissen Sie rechtzeitig über Änderungen in der Lieferkette und dementsprechend reagieren! Ebenso erhöhen Sie Ihre Transparenz im internen Bestellwesen, da Sie immer genau über den aktuellen Stand der Bedarfsanfragen Bescheid wissen.
Damit wird die eBanf zu einem wertvollen Instrument zur Optimierung des Beschaffungsprozesses von Materialien, Waren und Dienstleistungen.
Weitere Vorteile:
- Reduzierte Kosten für manuelles Tracking und Reporting
- Verfolgbarkeit von Bestellungen
- Automatisierung von Zahlungsprozessen
- Vereinfachte Abwicklung von Bestellaufträgen und Rechnungsprüfungen
Wie verläuft der Prozess der Bedarfsanforderung?
Wie verläuft der Prozess der Bedarfsanforderung?
Das intex preCenter ist die Lösung, die den Ablauf von der Bedarfsmeldung bis zur Bestellung der benötigten Ware oder Dienstleistung digitalisiert. Damit machen Sie den gesamten Workflow der Bedarfsanforderung zum digitalen Prozess. Von der Bedarfsmeldung bis hin zur endgültigen Bestellung, einfach und unkompliziert.
Bedarfsmeldung
Alle erstellten Bedarfsmeldungen werden zur Prüfung an den Vorgesetzten übermittelt, um danach in die Einkaufsabteilung zu gelangen. Durch die Informationen in den vorher definierten Pflichtfeldern erhält der Einkauf alle relevanten Informationen für die Bestellung. Zudem werden die Stammdaten sowie Vorlagen aus dem Warenwirtschaftssystem problemlos integriert.
Wussten Sie schon? Mit dem intex preCenter Web-Formular können alle Mitarbeiter die Bedarfe unkompliziert und standortunabhängig eintragen und übermitteln! Neben der Ansicht für den Desktop ist der Abruf ebenso für das Tablet oder Handy optimiert.
Sachliche Prüfung | Freigabe
Nun geht es an die Freigabe der Bedarfsanforderung – diese erfolgt in der Regel durch den Vorgesetzten des Anforderers oder durch einen speziell dafür zuständigen Mitarbeiter im Einkauf.
Dies geschieht im preCenter durch einen elektronischen Genehmigungsworkflow. Sämtliche Regeln und Freigabestufen werden im vornherein festgelegt. Außerdem wird durch Vertreterregelungen dafür gesorgt, dass keine Bedarfe bei Abwesenheiten hängen bleiben.
Angebotseinholung
Die Angebotseinholung ist ein wichtiger Aspekt im Einkaufsprozess, um die besten Lieferanten und die besten Preise für die benötigten Waren oder Dienstleistungen zu finden.
Falls zu den benötigten Artikeln oder Dienstleistungen noch keine Angebote oder feste Liefer- und Zahlungsbedingungen festliegen, können basierend auf der Bedarfsanfrage potenzielle Lieferanten zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert werden.
Lieferantenauswahl
Auch die Lieferantenauswahl im Beschaffungsprozess ist ein wichtiger Schritt, um die richtigen Lieferanten für die Bedürfnisse des Unternehmens zu finden. Hierbei sind einige Faktoren zu beachten.
Durch die gesammelten Angebote im intex preCenter wird die Lieferantenauswahl erleichtert. Denn die Einkaufsabteilung erhält Vorschläge über die Anbieter in Form einer Liste, hier können auch Prioritäten angegeben sein.
Bestellungen durchführen
In diesem letzten Schritt des Einkaufsprozesses wird aus einer Bedarfsanforderung eine Bestellung, diese wird i.d.R. über das Warenwirtschaftssystem ausgelöst.
Durch das intex preCenter ist eine automatische Bestellung auf Knopfdruck möglich, die garantiert zu den besten Konditionen erfolgt! Da alle relevanten Daten oder Dokumente bereits zuvor hinterlegt wurden, ist die Bestellung besonders leicht auszuführen, auch etwaige Sonderkonditionen werden berücksichtigt.
Fazit
Fazit
- Mit dem preCenter von intex haben Sie alle Bedarfsanforderungen im Blick und einheitliche Anträge vereinfachen das Bearbeiten.
- Alle notwendigen Informationen sind nur einmal eingegeben, so dass der Einkauf stets auf dem neuesten Stand ist.
- Dazu behalten Sie alle Aktivitäten im Verhältnis zur Anfrage im Auge.
- Dank der intelligenten Vertreterfunktion, der die Abwesenheiten von Mitarbeitern kompensiert, wird der Prozess nicht unterbrochen.
- Der Genehmigungsprozess wird regelbasiert durchlaufen und Anforderungen für Angebote können automatisch generiert werden.
- Mit hilfreichen Vergleichsmöglichkeiten unterstützt das preCenter bei der Auswahl der Lieferanten.
Unser preCenter macht Ihnen den Einkaufsalltag strukturierter, transparenter und übersichtlicher.
Wir beraten Sie gerne
Kontaktieren Sie Toni Pick, unseren Lösungsberater:
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Video: Das Beschaffungsmanagement
Was Ihnen unser Beschaffungsmanagement bietet, erklären wir Ihnen kurz und knapp in diesem Video.
Whitepaper: intex preCenter
Innerhalb des Beschaffungsprozesses fallen eine Vielzahl an Überprüfungen und Freigaben an, Dokumente müssen versandt werden und zahlreiche Abstimmungen sind notwendig. So sind in aller Regel verschiedene Personen in unterschiedlichen Abteilungen involviert. Ein solch komplexer Prozess ist anfällig für Stolperfallen und Fehler, wenn er vorrangig von Menschenhand abgewickelt wird. Lesen Sie in unserem kostenlosen Whitepaper, wie Ihnen ein digitalisierter Beschaffungsprozess in 5 einfachen Schritten bis zu 40% Zeit- und bis zu 65% Kostenersparnis bringt.