Eine elektronische Bedarfsanforderung (Kurzform: eBANF) ist ein digitales Dokument, das von einem Mitarbeiter oder einer Abteilung eines Unternehmens erstellt wird, um den Bedarf an bestimmten Produkten oder Dienstleistungen zu kommunizieren. Darin sind Informationen wie die Menge der benötigten Artikel, der Zweck der Anforderung, das Budget und der Zeitrahmen für die Lieferung enthalten.

Oberstes Ziel der Einkaufsabteilung ist – neben der Beschaffung des Unternehmensbedarfes – auch eine möglichst kostengünstige und reibungslose Umsetzung des Einkaufsprozesses.

Die Anfrage über einen Bedarf (z.B. Waren oder Dienstleistungen) wird von einer Fachabteilung ausgelöst und an die Einkaufsabteilung übermittelt, dabei werden bestimmte Informationen wie Kostenstelle, Artikelnummer, Menge oder Preis angeben. Durch die eBANF wird der digitale Beschaffungsprozess gestartet, aber es kommt erst nach Prüfung und Freigabe der Einkaufsabteilung zu einer Bestellung.

Eine elektronische Bedarfsanforderung bietet zahlreiche Vorteile gegenüber dem traditionellen papierbasierten Prozess.

Durch unser webbasiertes preCenter Formular hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit standortunabhängig Bedarfe einzutragen.

Traditionell wird bei der Bedarfsanforderung auf einen papierbasierten Prozess gesetzt, welcher zahlreiche Nachteile mit sich bringt. Da eine Vielzahl von Daten im Spiel sind, die zwischen mehreren Parteien ausgetauscht werden, entsteht ein hoher Zeit- und Koordinationsaufwand. Umso mehr Schnittstellen beteiligt sind, desto anfälliger ist der Prozess für Fehler.

Dadurch entstehen Stolperfallen, die Sie vielleicht auch schon einmal selbst erlebt haben:

• Für den BANF-Freigabeprozess sind eine Vielzahl von Kanälen erforderlich (z.B. Fax, E-Mail, Zettel, mündlich) – dadurch wird die Aufnahme der Daten unübersichtlich und zeitaufwendig
• Es gibt oft Unklarheiten, wer für die Freigabe zuständig ist oder es müssen mehrere Freigabestufen durchlaufen werden
• Nachfragen über den Stand von Bedarfsanforderungen stören den Tagesablauf der Einkäufer
• Das manuelle Erfassen und Prüfen der Daten für eine Bestellung kann fehlerbehaftet und zeitaufwendig sein
• Wenn Kollegen krank oder im Urlaub sind und kein Vertreter benannt wurde, wird der Prozess unterbrochen

Mit dem intex preCenter können diese Probleme verhindert werden, um eine effizientere und sicherere Freigabe zu ermöglichen.

Der Einsatz von elektronischen Bedarfsanforderungen führt zu einer Verbesserung von Produktivität und Effizienz in Ihrem Unternehmen. Durch die direkte Weiterleitung des Bedarfes an den Einkauf wird Ihr Beschaffungsprozess automatisiert und dadurch deutlich vereinfacht. Hingegen sinkt der Aufwand für die Bearbeitung von Bestellungen.

Sie gewinnen eine bessere Kontrolle über Ihre Lieferketten – Durch die schnelle Erfassung von Informationen und Abruf auf Knopfdruck wissen Sie rechtzeitig über Änderungen in der Lieferkette und dementsprechend reagieren! Ebenso erhöhen Sie Ihre Transparenz im internen Bestellwesen, da Sie immer genau über den aktuellen Stand der Bedarfsanfragen Bescheid wissen.

Damit wird die eBanf zu einem wertvollen Instrument zur Optimierung des Beschaffungsprozesses von Materialien, Waren und Dienstleistungen.

• Reduzierte Kosten für manuelles Tracking und Reporting
• Verfolgbarkeit von Bestellungen
• Automatisierung von Zahlungsprozessen
• Vereinfachte Abwicklung von Bestellaufträgen und Rechnungsprüfungen

Das intex preCenter ist die Lösung, die den Ablauf von der Bedarfsmeldung bis zur Bestellung der benötigten Ware oder Dienstleistung digitalisiert. Damit machen Sie den gesamten Workflow der Bedarfsanforderung zum digitalen Prozess. Von der Bedarfsmeldung bis hin zur endgültigen Bestellung, einfach und unkompliziert.

Alle erstellten Bedarfsmeldungen werden zur Prüfung an den Vorgesetzten übermittelt, um danach in die Einkaufsabteilung zu gelangen. Durch die Informationen in den vorher definierten Pflichtfeldern erhält der Einkauf alle relevanten Informationen für die Bestellung. Zudem werden die Stammdaten sowie Vorlagen aus dem Warenwirtschaftssystem problemlos integriert.

Wussten Sie schon? Mit dem intex preCenter Web-Formular können alle Mitarbeiter die Bedarfe unkompliziert und standortunabhängig eintragen und übermitteln! Neben der Ansicht für den Desktop ist der Abruf ebenso für das Tablet oder Handy optimiert.

Nun geht es an die Freigabe der Bedarfsanforderung – diese erfolgt in der Regel durch den Vorgesetzten des Anforderers oder durch einen speziell dafür zuständigen Mitarbeiter im Einkauf.

Dies geschieht im preCenter durch einen elektronischen Genehmigungsworkflow. Sämtliche Regeln und Freigabestufen werden im vornherein festgelegt. Außerdem wird durch Vertreterregelungen dafür gesorgt, dass keine Bedarfe bei Abwesenheiten hängen bleiben.

Die Angebotseinholung ist ein wichtiger Aspekt im Einkaufsprozess, um die besten Lieferanten und die besten Preise für die benötigten Waren oder Dienstleistungen zu finden.

Falls zu den benötigten Artikeln oder Dienstleistungen noch keine Angebote oder feste Liefer- und Zahlungsbedingungen festliegen, können basierend auf der Bedarfsanfrage potenzielle Lieferanten zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert werden.

Auch die Lieferantenauswahl im Beschaffungsprozess ist ein wichtiger Schritt, um die richtigen Lieferanten für die Bedürfnisse des Unternehmens zu finden. Hierbei sind einige Faktoren zu beachten.

Durch die gesammelten Angebote im intex preCenter wird die Lieferantenauswahl erleichtert. Denn die Einkaufsabteilung erhält Vorschläge über die Anbieter in Form einer Liste, hier können auch Prioritäten angegeben sein.

In diesem letzten Schritt des Einkaufsprozesses wird aus einer Bedarfsanforderung eine Bestellung, diese wird i.d.R. über das Warenwirtschaftssystem ausgelöst.

Durch das intex preCenter ist eine automatische Bestellung auf Knopfdruck möglich, die garantiert zu den besten Konditionen erfolgt! Da alle relevanten Daten oder Dokumente bereits zuvor hinterlegt wurden, ist die Bestellung besonders leicht auszuführen, auch etwaige Sonderkonditionen werden berücksichtigt.