Digitale Rechnungsprüfung
Digitale Rechnungsprüfung
Eine digitale Rechnungsprüfung bringt zahlreiche Vorteile für Unternehmen jeder Größenordnung mit sich. Es ermöglicht ein effizienteres Ein- und Verkaufsmanagement, erhöht die Transparenz der Rechnungsstellung und gibt Unternehmen eine bessere Kontrolle über ihre finanziellen Aktivitäten. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen unsere Lösung der digitale Rechnungsprüfung, das intex iCenter (invoice Center) und warum es sich lohnt, auf den digitalen Zug aufzuspringen!
Wie funktioniert die digitale Rechnungsprüfung?
Wie funktioniert die digitale Rechnungsprüfung?
Das intex iCenter ist die Lösung zur digitalen Erfassung, Prüfung und Archivierung aller Eingangsrechnungen. Damit machen Sie den Workflow der Eingangsrechnungsprüfung zum digitalen Prozess. Schnell, sicher und fehlerfrei. Vom Eingang über Prüfung bis hin zur Freigabe von Rechnungseingängen ist mit dem intex iCenter alles im digitalen Fluss in Ihrer bestehenden IT-Landschaft.
Der Prozess
Rechnungseingang
Ob digitale oder als physische Rechnung – jeder Eingang wird automatisiert oder per Scan in das intex iCenter importiert. Rechnungen, die Sie per E-Mail bekommen, werden automatisch erkannt und ausgelesen. Postalische Rechnungen können mit Barcodes markiert und eingescannt werden.
Übrigens: Das intex iCenter unterstützt auch ZUGFeRD und X-Rechnungs-Formate.
Erfassung | Extraktion
Die gescannten oder importierten Dokumente werden mit hoher Genauigkeit ausgelesen und durch Abgleich mit vorhandenen Informationen aus anderen Quellen (z.B. ERP-Systemen) auf Richtigkeit und Plausibilität geprüft. Gleichzeitig erfolgt einerseits eine formale Prüfung (z.B. §14 UstG), andererseits ein Abgleich zur Bestellung und dem Wareneingang. Oft werden ein zentraler Rechnungseingang sowie eine vereinheitlichte Rechnungsprüfung damit erst ermöglicht.
Übrigens: Zusätzliche Add-Ons ermöglichen noch präzisere und schnellere Beleglesung, inklusive Dublettenprüfung, Positionstraining, IBAN-Abgleich u.v.m.
Rechnungsprüfung | Freigabe
Die so validierten Daten werden anschließend in den Prüfungs- und Freigabeworkflow übergeben. Sachbearbeiter, Kostenstellenverantwortliche und Buchhalter bekommen ihre Vorgänge automatisch zugestellt und können sich voll auf ihre Aufgaben in der Bearbeitungskette konzentrieren.
Eine E-Mail bei Rechnungseingang oder automatische Erinnerungs-Mail bindet auch „Gelegenheitsanwender“, sowie Anwender an entfernten Standorten oder unterwegs sehr einfach in die Bearbeitung von Eingangsrechnungen mit ein.
Die Transparenz des Systems sorgt dafür, dass Vorgänge nicht „liegenbleiben“ können, wenn Mitarbeiter abwesend sind. Auch eine Priorisierung von Vorgängen aufgrund frei definierbarer Kriterien ist möglich und kann zur weiteren Kostenreduktion des Prozesses beitragen.
Buchung
Im nächsten Schritt werden die geprüften und freigegebenen Rechnungen zur Verbuchung an das ERP-System übergeben.
Archivierung
Abschließend werden die Rechnungen revisionssicher im digitalen Archiv abgelegt. Digitalisierte Dokumente stehen im Archiv sowohl während des Prüfungs- und Freigabeprozesses allen berechtigten Anwendern zur Verfügung als auch zu jedem späteren Zeitpunkt.
Dieser Zugriff kann dabei sowohl aus der Lösung selbst als auch nahtlos aus einem angebundenen ERP- und/oder FiBu-System erfolgen.
Ist-Analyse | Soll-Definition
Ist-Analyse | Soll-Definition
Der Einsatz des invoice Centers (intex iCenter) beginnt bei der Definition der Prozesse und der Ausarbeitung eines klar strukturierten Workflows. Dieser wird individuell an die internen Strukturen und Arbeitsweisen Ihres Unternehmens angepasst. So werden Effizienz, Transparenz und eine klare Handhabe sichergestellt.
Alle Dokumente stehen jedem Anwender jederzeit zur Verfügung, vorausgesetzt er hat die Berechtigung dazu. Die komfortable Rechtevergabe kontrolliert den digitalen Prüfungs- und Freigabeworkflow.
Das Dashboard, die Startseite des Systems (siehe Abbildung unten), ist frei konfigurierbar. Jeder Mitarbeiter kann sich seine Schnellzugriffe selbst einrichten. Somit ist noch schnelleres Arbeiten möglich, ohne unnötige Klicks.
Systemintegration: Problem- & Nahtlos
Systemintegration: Problem- & Nahtlos
Eine hohe Erkennungsgenauigkeit kann nur dann garantiert werden, wenn der Abgleich mit den Stammdaten aus Ihrem führenden System reibungslos funktioniert und die Daten sinnvoll ergänzt werden können.
Und genau das ist es, was das intex iCenter so attraktiv macht: Es unterstützt alle ERP-/TMS- und Finanzsysteme, wie zum Beispiel von SAP, Microsoft, Sage, PSI und vielen anderen.
Des Weiteren können Rechnungen automatisch mit den im ERP-System hinterlegten Bestellungen und Wareneingängen abgeglichen werden. So wird der Sachbearbeiter im Prüfungsprozess bestmöglich unterstützt. Im Gesamten bedeutet das für Ihr Unternehmen eine signifikante Steigerung der Prozessqualität.
ROI | Lohnt sich die Investition?
ROI | Lohnt sich die Investition?
Die Investition in ein Dokumentenmanagement-System lässt sich mit einfacher Mathematik schlüssig begründen. Welche konkreten wirtschaftlichen Vorteile sich sichtbar machen lassen, ist natürlich von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Eine grobe Einschätzung lässt sich jedoch mithilfe der Studie der Goethe Universität, sowie mit Beispielwerten realer intex-Kunden leicht veranschaulichen:
Fazit | alle Vorteile im Überblick
Fazit | alle Vorteile im Überblick
Sichere Validierung
Jede eingehende Rechnung wird formal, unter anderem nach §14 UstG, geprüft und mit den Daten aus Bestellung und Wareneingang verglichen. Diese validierten Daten werden automatisch dem zuständigen Bearbeiter und Verantwortlichen zugestellt.
Die integrierte Erinnerungsfunktion sorgt dafür, dass kein Eingang und keine Aufgabe verpasst wird.
Entfernte Standorte und Mitarbeiter im Außendienst oder Home Office werden so aktuell auf dem Laufenden gehalten.
Transparentes Arbeiten
Smarte Freigabeprozesse
- Beschleunigung der Verarbeitungsprozesse
- Erhöhte Liquidität durch vollständige Skontonutzung.
- Kosteneffizienz durch schnelle Durchlaufzeiten.
- Reibungslose Integration in sämtliche ERP-/TMS- und Finanzsysteme.
