Herr Florian Greiner-Matzen Sohn, ehemaliger Einkaufsleiter und heute einer der Geschäftsführer bei der MTM Power GmbH, fasst das wie folgt zusammen:

„Dass das Softwareunternehmen aus dem mittelfränkischen Lauf an der Pegnitz für den nächsten Schritt unserer Digitalisierung der Partner des Vertrauens sein würde, war spätestens dann klar, als es um die Anbindung des ERP-Systems ging. Denn auf intex war bereits in der Vergangenheit Verlass und war im Grunde auch der einzige DMS-Spezialist, der uns eine standardiserte Lösung anbieten konnte.

Dieser nächste Schritt war sehr umfassend. Im Kern ging es um die Automatisierung von Auftragsbestätigungen und Eingangsrechnungen. Allerdings unterlagen unsere Auftragsbestätigungen situationsbedingt vielen nachträglichen Änderungen. Dies war der Pandemie geschuldet. Deshalb lag uns eine einfache Bedienung der umfangreichen Auftrags- und Änderungsbestätigungen sehr am Herzen. Und natürlich galt es, unsere speziell auf unser Geschäft angepassten Prozesse bestmöglich zu berücksichtigen, wie zum Beispiel eine Preis- und Mengenumrechnung. Für konstruktive Lösungen solch kundenspezifischer Themen ist die intex bekannt.

Mit regelmäßigen Jour Fixe Terminen und durchgängiger Betreuung konnten Stolpersteine im Implementierungsprozess ausfindig gemacht und beseitigt werden. Das Team der intex stand und steht uns mit schnellen und kompetenten Lösungen immer mit Rat und Tat zur Seite.

Die Schwierigkeiten, die auch der Corona-Krise geschuldet waren, zum Beispiel Lieferengpässe unserer Lieferanten, haben sich natürlich auch auf die Produktion ausgewirkt. Das erschwerte die Kommunikation mit unseren Kunden erheblich. Diese Hürden gab es zu bewältigen. Letztendlich konnte der administrative Aufwand des Gesamtprozesses deutlich minimiert und Durchlauf- und Bearbeitungszeiten massiv reduziert werden.“

So geht der Kunde davon aus, dass der ROI dieser Investition bereits innerhalb 1,5 Jahre erreicht ist.

Rund 3 bis 5 Mitarbeiter sind derzeit für die Bearbeitung von Auftragsbestätigungen eingesetzt. Pro Jahr wird eine fünfstellige Anzahl von Bestellpositionen ein- und weiterverarbeitet.

Bisher mussten dabei nach dem händischen Öffnen des PDFs, manuell die Bestell- und die Auftragsbestätigungsnummern ins ERP-System eingetragen werden. Anschließend wurden Inhalt und Form des Dokuments auf Richtigkeit überprüft und mit der Bestellung abgeglichen.

Bei Abweichungen erfolgte je nach Zuständigkeit und Berechtigung die Weiterleitung der Auftragsbestätigung oder die selbstständige Beurteilung der Abweichung. Diese mussten dann wiederum manuell ins ERP-System eingetragen und bestätigt werden.

Arbeiten mit dem ocCenter

Mit dem ocCenter gestaltet sich der Prozess nun wie folgt: Der Lieferant sendet seine Auftragsbestätigung an eine zentrale E-Mailadresse. Die E-Mails und Anhänge in diesem Postfach werden regelmäßig und automatisch abgeholt und dem ocCenter zugestellt. IRISXtract™ erfasst alle wichtigen Auftragsdaten und ermöglicht einen flüssigen Belegfluss in der Lösung zur Bestelldatenverarbeitung.

Bei Abweichungen der Auftragsbestätigung von der ursprünglichen Bestellung erhält der zuständige Bearbeiter automatisch den Fall zur Klärung, andernfalls erfolgt die direkte Bestätigung im ERP-System.

Bei korrekten Auftragsbestätigungen ist kein händisches Eingreifen mehr nötig. Es erfolgt eine sogenannte Dunkelbuchung. Die Prüfung, Verarbeitung und Bestätigung im ERP-System erfolgen komplett automatisiert.

Im Rahmen des iCenter erfolgt die Verarbeitung von Eingangsrechnungen ganz ähnlich. Auch hier gehen die Rechnungen an eine zentrale Mailadresse, von der sie automatisiert abgeholt und dem iCenter zugestellt werden.

Mit dem im iCenter integrierten Belegleser von IRISXtract™ werden die Rechnungen ausgelesen, mit vorhandenen Daten abgeglichen und auf Richtigkeit geprüft. Außerdem erfolgt auch eine formale Prüfung (z.B. bezüglich Kriterien des §14 UstG).

Nach dem Auslesen und Prüfen der Daten werden diese per automatisertem Workflow der verantworlichen Person zur weiteren Bearbeitung und Freigabe zugewiesen.

Durch den Einsatz des iCenter entfallen die händische Anlage und Buchung von Eingangsrechnungen sowie Gutschriften.