Wie die E-Akte den gesamten Purchase-to-Pay Prozess optimiert

Die E-Akte revolutioniert den Purchase-to-Pay Prozess. Durch eine effiziente Strukturierung und Verknüpfung der einzelnen Schritte von der Anfrage über die Bestellung bis hin zur Zahlung, optimiert sie die Abläufe und ermöglicht eine schnellere Bearbeitung. Erfahren Sie in diesem Blog mehr über die Vorteile der digitalen Akte.

> Zurück zum P2P-Glossar

 

1. Einleitung: Was ist der Purchase-to-Pay Prozess und welche Herausforderungen gibt es?

Beim Purchase-to-Pay Prozess handelt es sich um einen Geschäftsprozess, der den gesamten Einkaufsprozess eines Unternehmens von der Anfrage bis zur Zahlung abdeckt. Dabei gibt es zahlreiche Herausforderungen zu bewältigen, wie zum Beispiel das Management von Lieferantenbeziehungen, die Einhaltung von Compliance-Richtlinien oder die Automatisierung von manuellen Prozessen. Eine optimale Steuerung des Purchase-to-Pay Prozesses kann dabei helfen, Kosten zu senken und Effizienz zu erhöhen. Mithilfe einer E-Akte lassen sich Dokumente digital verwalten und automatische Workflows einrichten, wodurch der gesamte Prozess schneller und transparenter wird.

2. Anfrage: Wie die E-Akte den Anfrageprozess vereinfacht und beschleunigt

Im Purchase-to-Pay Prozess spielt die Anfrage eine wichtige Rolle. Sie ist der erste Schritt, um das benötigte Produkt oder die Dienstleistung zu beschaffen. Hierbei kann es jedoch oft zu Verzögerungen und Komplikationen kommen, insbesondere wenn der Anfrageprozess manuell abläuft. Die E-Akte bietet hier eine Lösung: Durch die digitale Erfassung und Weiterleitung von Anfragen wird der Prozess vereinfacht und beschleunigt. Die Mitarbeiter können auf alle relevanten Informationen zugreifen und somit schneller Entscheidungen treffen. Zudem werden Fehler minimiert, da die Daten automatisch verarbeitet werden können. Dank der digitalen Akte wird somit nicht nur Zeit gespart, sondern auch die Effizienz des gesamten Purchase-to-Pay Prozesses gesteigert.

3. Projektakte, Lieferantenakte, Kundenakte und Personalakte sind dabei nur einige Beispiele

Im Rahmen des Purchase-to-Pay Prozesses fallen zahlreiche Dokumente und Akten an. Um diese effizient verwalten zu können, bietet sich die Nutzung einer E-Akte an. Projektakten, Lieferantenakten, Kundenakten, Farzeug- und Personalakten sind dabei nur einige Beispiele für die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten einer digitalen Akte. Durch die zentrale Verwaltung in einem System können Dokumente schnell gefunden werden und sind jederzeit zugänglich. Zudem lässt sich der Zugriff auf bestimmte Akten durch individuelle Zugriffsrechte steuern, was die Datensicherheit erhöht. Eine E-Akte vereinfacht somit nicht nur den Prozessablauf, sondern trägt auch zur Optimierung der gesamten Arbeitsweise bei.

 

4. Angebotseinholung: Wie die E-Akte dabei hilft, Angebote schnell und einfach zu vergleichen

Im Purchase-to-Pay Prozess ist die Angebotseinholung ein wichtiger Schritt, um das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen. Die digitalen Akte erleichtert diesen Prozess erheblich, indem sie es ermöglicht, Angebote schnell und einfach zu vergleichen. Dank der digitalen Archivierung können alle eingehenden Angebote zentral gespeichert und schnell abgerufen werden. Durch die automatische Verschlagwortung und Filterfunktionen können bestimmte Angebote gezielt nach Kriterien wie Preis oder Lieferzeit sortiert werden. Dadurch wird nicht nur Zeit gespart, sondern auch die Möglichkeit einer Fehlentscheidung minimiert. Mit der E-Akte wird die Angebotsvergleichung zum Kinderspiel und trägt so zur Effizienzsteigerung im gesamten Purchase-to-Pay Prozess bei.

 

Exkurs

intex automatisiert Geschäftsprozesse. Erfahren Sie mehr zum Purchase-to-Pay Prozess und die vielen Vorteile, die dieser mit sich bringt. Laden Sie sich hier das passende Whitepaper herunter:

 

5. Bestellung: Wie die E-Akte den Bestellprozess automatisiert und damit Zeit spart

Die Bestellung von Waren und Dienstleistungen kann zeitaufwendig sein, insbesondere wenn sie manuell durchgeführt wird. Die digitalen Akte bietet jedoch eine Lösung für dieses Problem, indem sie den Bestellprozess automatisiert und somit Zeit spart. Durch die Integration von Bestellformularen in die elektronische Akte können Mitarbeiter schnell und einfach Bestellungen aufgeben, ohne dass sie manuelle Schritte unternehmen müssen. Die E-Akte verfolgt auch den Status der Bestellung und ermöglicht es den Mitarbeitern, den Fortschritt der Lieferung zu überwachen. Durch die Automatisierung des Bestellprozesses können Unternehmen Zeit sparen und sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.

6. Rechnungsprüfung: Wie die E-Akte dabei unterstützt, Rechnungen schnell und effizient zu prüfen

Bei der Rechnungsprüfung im Purchase-to-Pay Prozess ist es wichtig, dass diese schnell und effizient durchgeführt wird, um Verzögerungen bei der Zahlung zu vermeiden. Hierbei kann die E-Akte eine große Unterstützung bieten. Denn durch die digitale Erfassung und Speicherung von Rechnungen in der E-Akte können diese schnell und einfach abgerufen werden. Auch die Bearbeitung und Weiterleitung an die zuständigen Mitarbeiter erfolgt deutlich schneller als bei einer manuellen Bearbeitung auf Papierbasis. Zudem können mithilfe von automatisierten Workflows Fristen für die Prüfung und Freigabe von Rechnungen eingehalten werden. Die E-Akte stellt somit ein wertvolles Instrument dar, um den gesamten Purchase-to-Pay Prozess zu optimieren und Zeit sowie Kosten zu sparen.

7. Zahlung: Wie die E-Akte die Zahlungsabwicklung optimiert und Zahlungsfristen im Blick behält

Die E-Akte bietet zahlreiche Vorteile im Bereich der Zahlungsabwicklung. Durch die digitale Erfassung und Speicherung von Rechnungen können diese schnell und einfach bearbeitet werden. Auch die Überweisung erfolgt direkt aus der E-Akte heraus, was den Prozess beschleunigt und Fehler minimiert. Zudem behält die E-Akte Zahlungsfristen im Blick und erinnert bei Bedarf automatisch an fällige Zahlungen. Dadurch wird nicht nur Zeit gespart, sondern auch das Risiko von Mahngebühren oder gar Sanktionen minimiert. Die E-Akte optimiert somit nicht nur den Purchase-to-Pay Prozess als Ganzes, sondern auch den speziellen Bereich der Zahlungsabwicklung.

8. Fazit: Zusammenfassung der Vorteile der E-Akte im Purchase-to-Pay Prozess

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass die E-Akte im Purchase-to-Pay Prozess zahlreiche Vorteile bietet. Durch die digitale Erfassung und Verarbeitung von Dokumenten entfällt nicht nur der manuelle Aufwand, sondern auch mögliche Fehlerquellen werden minimiert. Die automatisierte Verarbeitung beschleunigt zudem den gesamten Prozess und sorgt für eine höhere Effizienz. Überdies ermöglicht die E-Akte eine bessere Transparenz und Nachvollziehbarkeit des Prozesses sowie eine einfachere Archivierung und Suche von Dokumenten. Auch aus ökologischer Sicht ist die E-Akte eine sinnvolle Alternative zur Papierakte. Insgesamt bietet die E-Akte also zahlreiche Vorteile, die Unternehmen dabei unterstützen, den Purchase-to-Pay Prozess effizienter und transparenter zu gestalten.

Natürlich finden Sie bei intex optimal aufeinander abgestimmte Produkte, mit denen Sie Ihre Workflows verbessern können. Zum Beispiel bietet Ihnen das preCenter eine hervorragende Basis für alle Prozesse rund um die Bedarfsanalyse bis hin zur Angebotserstellung. Kontaktieren Sie uns einfach.