Akten Management

Dokumente und Vorgänge in der digitalen Akte

Die digitale Akte

Mit unserer Software als Basis lassen sich viele individuelle Digitalisierungsprojekte umsetzen. Dabei ist die digitale Aktenbildung (E-Akte) eine zentrale Funktion, die viele Möglichkeiten bietet. Dort, wo papierbasierte Prozesse einem schnellen, rechtskonformen und transparentem Management im Wege stehen – genau dort hilft Ihnen die E-Akte.

Die Einsatzmöglichkeiten der digitalen Akte sind äußerst vielfältig. Überall in Ihrem Unternehmen, wo Papierakten zum Einsatz kommen, kann unsere digitale Lösung einen erheblichen Beitrag zur Arbeits- und Prozessvereinfachung leisten. Projektakte, Lieferantenakte, Kundenakte und Personalakte sind dabei nur einige Beispiele. Die Akten sind umgehend einsatzbereit, frei kombinierbar und nach Ihren Wünschen ausbaubar.

Eine digitale Akte ist zunächst einmal wie eine Papierakte zu betrachten, die digitalisiert wurde. Dies ist allerdings nur der erste Schritt bei der Nutzung von E-Akten und bei Ihrem Weg in die Digitalisierung. Erst durch die Automatisierung und den Einsatz von softwaregestützten Workflows wird das volle Potenzial für Unternehmen ausgeschöpft. Wir unterstützen Sie bei jedem Schritt: Beginnend bei der Erfassung von Dokumenten, über die Bearbeitung, bis hin zum Abschluss eines Geschäftsvorfalls, und dies mithilfe von Automatisierung, Fehlervermeidung und Prozessbeschleunigung.

In der heutigen Zeit ist die vollständige Digitalisierung von papiergebundenen Akten und Prozessen vermutlich das Ziel eines jeden Unternehmens. Hier stellt sich dann oft die Frage „Wo fange ich an, und wo höre ich auf?“. Eine rigorose Umsetzung bedeutet zudem in aller Regel einen hohen Aufwand, sowie langwierige Implementierungsphasen, was für viele abschreckend wirkt.

Mit den Aktenlösungen von intex gehen Sie Ihren Digitalisierungsprozess Schritt für Schritt an, indem Sie die E-Akte in ausgewählten Stellen und Abteilungen im Unternehmen einsetzen, ohne auf die Einführung eines unternehmensweiten Systems zu warten. Unsere E-Akten sind browserbasiert, schnell einsatzbereit und leicht zu bedienen. Die Funktionsweise ist dabei denkbar simpel: Gemäß Ihren Vorgaben bilden wir, nach den bewährten Konventionen aus der papierbasierten Aktenverwaltung, einen Aktenplan ab, schaffen eine übergeordnete Struktur und versehen die E-Akte mit Schlagworten. Anhand der Struktur, oder auch mithilfe von Such- und Sortierfunktionen, navigiert der Nutzer zur gewünschten Akte und findet so das gesuchte Dokument. Die Suche nach Informationen, als auch die Pflege der Daten werden dadurch zum Kinderspiel.

Das Zentrum ist die E-Akte

Die E-Akte bildet das Zentrum

Mit der E-Akte machen Sie den ersten Schritt in die Digitalisierung Ihrer Unternehmensprozesse. Eine digitale Aktenstruktur unterstützt Sie bei der Strukturierung von Dokumenten und Stammdaten, beim Speichern, Suchen und Finden, sowie beim Bearbeiten. Und durch die Automatisierung und den Einsatz von softwaregestützen Workflows leiten Sie Ihre Dokumente einfach und schnell im Unternehmen weiter und vereinfachen so insgesamt die Kommunikation nach innen und nach außen.

Die digitale Akte in der Praxis

Die Einsatzmöglichkeiten der digitalen Akte sind äußerst vielfältig. Überall in Ihrem Unternehmen, wo Papierakten zum Einsatz kommen, kann unsere digitale Lösung einen erheblichen Beitrag zur Arbeits- und Prozessvereinfachung leisten. Hier sind einige Einsatzbeispiele, wie die E-Akte bei den unterschiedlichsten unserer Kunden eingesetzt wird.

Mit einigen kleinen Handgriffen und individuellen Anpassungen können diese oder andere Aktenlösungen auch in Ihrem Unternehmen Einsatz finden.

Fahrzeugakte & Fuhrpark Management

TÜV-Abnahmen, Zertifizierungen, Abgasuntersuchungen und regelmäßige Inspektionen zu all Ihren Fahrzeugen in einer digitalen Struktur abgelegt. Prozesse wie Terminvorlagen und Fristenkontrollen, Steuer- und Versicherungsangelegenheiten, sowie die Abwicklung von Ordnungswidrigkeiten oder Schadensfällen sind klar strukturiert und durchlaufen einen digitalen Workflow.

Vorgangs- / Projektakte

Hiermit ist der Erfolg Ihres Projekts gesichert! Strukturiert nach Aktenbetreff und Vorgang finden Ihre Mitarbeiter Dateien (z.B. Verträge, E-Mails, Fotos) und Daten (z.B. Kontaktdaten, Zeitangaben, Fristen) schnell und problemlos. Dank ausgeklügelter Berechtigungssysteme entscheiden Sie je nach Vorgang, welcher Nutzer welche Reste und Zugänge bekommt – egal ob interne oder externe Projektmitarbeiter.

Sendungsakte

Struktur bei den Ablieferpapieren Ihrer Frachtführer. Zur Beschleunigung vom Transport bis zur Abrechnung. Alle zu einer bestimmten Fahrt gehörigen Ablieferbelege sind strukturiert aufrufbar und können ohne Aufwand weiterverarbeitet werden.

Personalakte

Zur Optimierung der administrativen Prozesse in der Personalabteilung: Informationsrecherche, Dokumentationsaufgaben, Self-Service-Angebote, Dokumentenerstellung, Bewerbermanagement, Fristenmonitoring und mehr.

Papiergebundene Akten und Prozesse vollständig zu digitalisieren – bei diesem Ziel unterstützen wir Sie! Dies sind nur einige der vielfältigen Einsatzmöglichkeiten einer digitalen Akte. Fragen Sie uns gerne nach weiteren Beispielen!

Vorteile der digitalen Aktenführung

Den Nutzen im Blick behalten und den Nutzer überzeugen – dann wird der Einsatz der digitalen Akte zum Erfolg! Damit ein neu eingeführtes System seinen Anschaffungsgrund und die Implementierungskosten rechtfertigt, muss der Nutzen offensichtlich sein: Kosteneinsparungen und Risikominimierung überzeugen die Geschäftsleitung, vereinfachte Arbeitsprozesse die Nutzer.

Geschäftsvorfälle fehlerfrei und zielführend bearbeiten zu können ist eine der wichtigsten Grundvoraussetzungen, damit ein Unternehmen erfolgreich sein kann. Dies ist nur gewährleistet, wenn den Mitarbeitern der Zugang zu aktuellen und widerspruchsfreien Dokumenten und Daten ermöglicht wird: in Form von Akten. Gegenüber papierbasierten Aktenlösungen zeigt die digitale Lösung dabei vielfältige Nutzen und Vorteile auf:

Verfügbarkeit

Der Zugriff der Mitarbeiter auf die E-Akten ist einfach: Der Nutzer greift von seinem Arbeitsplatz oder einem anderen mit dem Internet verbundenen Endgerät, vollkommen ortsunabhängig, über die Softwarelösung auf die Datenbank zu und bekommt somit Einblick in die gesuchten Vorgänge und Informationen. Mehrere Nutzer können dabei zeitglich auf einzelne Akten zugreifen. In der E-Akte implementierte Workflows steuern die Weiterleitung von Dokumenten und Vorgängen und können an individuelle unternehmensspezifische Prozesse angepasst werden. Die aufwendige Verteilung von Papierakten gehört damit der Vergangenheit an.

Zugriffsrechte

Da in der Regel nicht jeder Mitarbeiter die Berechtigung hat in den gesamten Aktenbestand einzusehen, werden die Nutzungs- und Zugriffsrechte einfach geregelt. Der Nutzer wird über seine Login-Daten identifiziert. Hinter seinen Login-Daten verbergen sich die Einstellungen für die für ihn freigegebenen Akten(arten) oder Vorgänge. Dies kann für jeden Nutzer individuell festgelegt werden, oder auch abteilungsübergreifend.

Sicherheit

Papier-Ablagen und physische Archive können z.B. durch Brand oder auch mutwillig zerstört werden. Auch Server-Daten sind natürlich nicht mit absoluter Sicherheit vor Zerstörung geschützt. Allerdings schützen automatische Sicherheitskopien, die im besten Fall örtlich getrennt aufbewahrt werden, vor Zerstörung oder versehentlicher Löschung und können im Schadensfall zur Verfügung stehen.

Bearbeitungsdokumentation

Wenn Änderungen an Dokumenten oder Daten vorgenommen werden, müssen diese lückenlos protokolliert werden. In E-Akten funktioniert diese Dokumentation von Bearbeitungsvorgängen automatisch. Fügt ein Nutzer einem Vorgang in einer E-Akte beispielsweise ein neues Dokument hinzu, protokolliert das System automatisch Zeit und Daten des Nutzers.

Recherche

Die Recherche im digitalen Aktenbestand könnte einfach nicht sein. Volltextrecherche, sowie Schlagwortsuche und Sortierfunktion verhelfen dem Nutzer schnell genau das zu finden, was er sucht. Dabei werden nicht nur vergebene Schlagworte nach Suchtreffern durchsucht, sondern die kompletten Inhalte der gespeicherten elektronischen Dokumente.

Platzersparnis

Papier-Ablagen und Archiv erfordern physischen Lagerraum. E-Akten erfordern zur Ablage lediglich einen Server mit Datenbank. So können unzählige Akten in digitaler Form auf kleinstem Raum aufbewahrt werden.

intex
digitalisiert Geschäftsprozesse.

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Wir implementieren anwenderorientierte Softwarelösungen, die sich nahtlos in bestehende Geschäftsprozesse integrieren und diese durch Automatisierung optimieren.