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archivieren

revisionssicher & rechtskonform

Die digitale Dokumentenarchivierung

Geschäftsrelevante Unterlagen müssen laut Gesetzgeber ordnungsgemäß und entsprechend vorgeschriebener Fristen aufbewahrt werden. Doch was bedeutet ordnungsgemäß? Inwieweit wird ein digitales Archiv diesen Anforderungen gerecht? Und aus welchen Gründen sollte ich mich überhaupt für eine Archivierungs-Software, gegenüber dem physischen Archiv, entscheiden?

Die Compliance-Anforderungen an Archivierungssysteme sind hoch. Sie müssen nationale wie auch internationale Rechtsvorschriften und Normen für die langfristige, revisionssichere Archivierung erfüllen, was auch organisatorische und technische Vorgaben beinhaltet. Da bei Nichtbeachtung Sanktionen drohen können, ist es ausschlaggebend, die für Ihre Unternehmensprozesse passende Lösung im Einsatz zu haben.

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Was bedeutet „revisionssichere Dokumentenarchivierung“ überhaupt?

Das grundlegende Ziel der Dokumentenarchivierung ist zunächst die Sicherung und zeitlich unbegrenzte Aufbewahrung von Dokumenten, sowie das Ermöglichen des Zugriffs auf diese. Viele Unternehmen bewahren Papierdokumente, in Ordnern abgeheftet, meist noch in physischen Archiven auf. Elektronische Dokumente werden digital archiviert und datenbankgeschützt elektronisch gespeichert.

Revisionssicherheit ist ein Begriff aus den 90er Jahren und grenzt die Idee ab, dass ein Prüfer im Rahmen einer Revision nichts zu beanstanden hat. Grundlegend hierfür ist, dass bei der Archivierung allen Anforderungen an die Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten, welche sich aus dem HGB (Handelsgesetzbuch) und der AO (Abgabenordnung) ergeben, Genüge getan wird. Bei digitalen Dokumenten sind außerdem die in der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) formulierten Erfordernisse ausschlaggebend. Auch wenn „Revisionssicherheit“ eigentlich ein reiner Marketingbegriff ist und in keinem Gesetzbuch vorkommt, hat er sich aufgrund seiner Greifbarkeit zwischenzeitlich durchgesetzt und gilt heute als Synonym für compliance-gerecht archivierte Geschäftsdokumente.

Worauf ist bei der Archivierung zu achten?

Das Handelsrecht und das Steuerrecht bilden die Basis, wenn es um die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen geht. Kaufleute sind nach §257 HGB verpflichtet geschäftsrelevante Dokumente gemäß der GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) aufzubewahren. Hierzu ergänzend finden sich in §147 AO vor allen Dingen die Aufbewahrungsfristen für alle steuerrelevanten Aufzeichnungen und Bücher.

In beiden Paragraphen wird außerdem auf die GoBD hingewiesen, welche die wichtigste Quelle für eine rechtskonforme digitale Archivierung ist. Diese wurden mit dem Schreiben des BMF vom 28. November 2019 veröffentlicht und gelten seit dem 1. Januar 2020 in ihrer jetzigen Form.

In Kürze zusammengefasst, sind Unternehmer dazu verpflichtet alle Geschäftsvorfälle nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar zu erfassen. Im Nachfolgenden sind die wichtigsten Leitsätze zur elektronischen Aufbewahrung von Dokumenten beschrieben.

Nachvollziehbarkeit & Nachprüfbarkeit

In der Buchführung besteht ein „Radierverbot“. Das bedeutet, dass nachträgliche Änderungen merklich gekennzeichnet werden müssen und der ursprüngliche Zustand des Dokuments jederzeit ermittelbar sein muss. Jede ändernde Aktion muss also nachvollziehbar protokolliert werden.

Wahrheit, Klarheit & fortlaufende Aufzeichnung

Alle benötigten Dokumente müssen vollständig erfasst und abgelegt werden. Kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv, oder gar im Archiv, verloren gehen. Vorgänge müssen lückenlos nachvollziehbar sein. Außerdem müssen alle archivierten Dokumente inhaltlich sinnvoll indexiert abgelegt sein und einzeln abgerufen werden können.

Unveränderbarkeit

Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden. Nachträgliche Manipulationen müssen ausgeschlossen werden können und dies muss auch nachgewiesen werden können. Jedes archivierte Dokument muss also zu jedem Zeitpunkt dem Original entsprechen.

Frühzeitige Archivierung

Dokumente sollten zeitnah verarbeitet und abgelegt werden, nämlich zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt. So kann ein Verlust oder Beschädigung von Dokumenten umgangen werden. Desweiteren wird auf Nachvollziehbarkeit abgezielt, die gegeben ist, wenn lückenlos jeder Schritt in der richtigen Reihenfolge dokumentiert wird.

Löschung

Dokumente dürfen frühestens nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht vernichtet und damit aus dem Archiv gelöscht werden. Es muss sichergestellt werden, dass ein Löschen im Archiv erst dann möglich ist, wenn die jeweilig zutreffende Frist abgelaufen ist. Gleichzeit muss die DSGVO, welche ein Löschen erfordert, berücksichtigt werden.

Berechtigungen & Datensicherheit

Zum Schutz von vertraulichen Informationen, sowie zur Einhaltung der Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten (DSGVO) muss ein Berechtigungskonzept umgesetzt werden. Qualitative Zugriffsberechtigungen müssen enthalten sein, ein regelmäßiges Datensicherungskonzept vorliegen und eine regelmäßige Datensicherung durchgeführt werden.

Whitepaper: Digitale Archivierung

Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Unternehmen? Welche Folgen hat ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht? DSGVO und Archivierung – wie passt das zusammen? Und was ist bei der Archivierung von E-Mails zu beachten?

Diesen und weiteren Fragen stellen wir uns im Whitepaper. Außerdem stellen wir Ihnen unsere Lösung für die digitale Archivierung vor, gemeinsam mit allen Vorteilen, die eine Archivierungssoftware mit sich bringt.

Die Vorteile der digitalen Archivierung

Viele Gründe sprechen für eine Archivierungssoftware. Einige davon sind nachfolgend benannt. Weitere, überzeugende Gründe können in unserem Whitepaper nachgelesen werden.

Rechtskonformität

Allen Anforderungen der GoBD und DSGVO wird Genüge getan.

Workflow Kompatibilität

Effektivere Zusammenarbeit durch individuelle Rechtekonzepte.

Umweltfreundlichkeit

Verzicht auf Ausdrucke und Reduktion des CO2-Ausstoßes.

Kosten- und Platzersparnis

Wegfall von Stauraum und Lagerungskosten.

Video: Digitale Archivierungssoftware

Bei der Einführung eines digitalen Archivs gilt es nicht nur gesetzliche Vorgaben zu erfüllen, sondern die Lösung auch korrekt vor Ort einzusetzen. Unser Kollege Maximilian Munkert hat bereits mehr als 120 Archivierungs-Projekte begleitet. Im Video teilt er seine Erfahrungen mit Ihnen, fasst zusammen, was digitale Archivierung bedeutet, welche Voraussetzungen gegeben sein müssen und welche Vorteile die Lösung mit sich bringt.

Einblick in die Archivierungssoftware: Zertifiziert nach IDW PS-880

Um alle rechtlichen Vorgaben der Dokumentenarchivierung zu erfüllen, ist eine Archivierungssoftware der sicherste Weg. Mit unserem digitalen Archiv steht Ihnen eine leistungsfähige Komplettlösung zur Verfügung, die die deutsche Gesetzgebung sowie internationale Standards erfüllt.

Dokumentenrecherche & -anzeige

Über die Filterfunktion der webbasierten Anwendung können flexibel alle archivierten Dokumente und Belege nach den gewünschten Begrifflichkeiten beauskunftet und in einer Trefferliste angezeigt werden.

Der Aufruf an das Archivsystem erfolgt über eine konfigurierbare URL. Erzeugt wird diese über die führende Applikation. Hier wird durch das Drücken eines Reiters oder einer Funktion, aus der gewählten Zeile der Suchaufruf erzeugt und das Dokument im Browser oder in der System-Anwendung angezeigt.

Minimale Suchzeiten. Maximale Ergebnisse.

intex
digitalisiert Geschäftsprozesse.

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Wir implementieren anwenderorientierte Softwarelösungen, die sich nahtlos in bestehende Geschäftsprozesse integrieren und diese durch Automatisierung optimieren.