Zusammengefasst sind Unternehmer dazu verpflichtet, alle Geschäftsvorfälle nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar zu erfassen. Nachfolgend sind die wichtigsten Leitsätze zur elektronischen Aufbewahrung von Dokumenten beschrieben.

Nachvollziehbarkeit & Nachprüfbarkeit: In der Buchführung besteht ein „Radierverbot“. Das bedeutet, dass nachträgliche Änderungen merklich gekennzeichnet werden müssen und der ursprüngliche Zustand des Dokuments jederzeit ermittelbar sein muss. Jede ändernde Aktion muss also nachvollziehbar protokolliert werden.

Wahrheit, Klarheit & fortlaufende Aufzeichnung: Alle benötigten Dokumente müssen vollständig erfasst und abgelegt werden. Kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv, oder gar im Archiv, verloren gehen. Vorgänge müssen lückenlos nachvollziehbar sein. Außerdem müssen alle archivierten Dokumente inhaltlich sinnvoll indexiert abgelegt sein und einzeln abgerufen werden können.

Unveränderbarkeit: Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden. Nachträgliche Manipulationen müssen ausgeschlossen werden können und dies muss auch nachgewiesen werden können. Jedes archivierte Dokument muss also zu jedem Zeitpunkt dem Original entsprechen.

Frühzeitige Archivierung: Dokumente sollten zeitnah verarbeitet und abgelegt werden, nämlich zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt. So kann ein Verlust oder Beschädigung von Dokumenten umgangen werden. Des Weiteren wird auf Nachvollziehbarkeit abgezielt, die gegeben ist, wenn lückenlos jeder Schritt in der richtigen Reihenfolge dokumentiert wird.

Löschung: Dokumente dürfen frühestens nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht vernichtet und damit aus dem Archiv gelöscht werden. Es muss sichergestellt werden, dass ein Löschen im Archiv erst dann möglich ist, wenn die jeweilig zutreffende Frist abgelaufen ist. Gleichzeit muss die DSGVO, welche ein Löschen erfordert, berücksichtigt werden.

Berechtigungen & Datensicherheit: Zum Schutz von vertraulichen Informationen, sowie zur Einhaltung der Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten (DSGVO) muss ein Berechtigungskonzept umgesetzt werden. Qualitative Zugriffsberechtigungen müssen enthalten sein, ein regelmäßiges Datensicherungskonzept vorliegen und eine regelmäßige Datensicherung durchgeführt werden.