Herausforderungen und die richtige Lösung

Das Autohaus Wormser trat das erste Mal 2022 mit intex in Kontakt. Dabei wurde schnell klar, dass intex der Autohausgruppe schnell und kompetent zur Seite stehen kann. Innerhalb weniger Monate wurde das digitale Archiv sowie das iCenter – die Eingangsrechnungsverarbeitungssoftware mit einer Standard-Schnittstelle für Microsoft Dynamics Business Central entwickelt und an dem Standort Erlangen-Tennenlohe zum Einsatz gebracht. Wenige Monate später erfolgte auch die Anbindung der beiden anderen Standorte.

Frau Sabrina Hofmann, CFO der Autohaus Wormser-Gruppe, fasst die Situation wie folgt zusammen:

Im Rahmen der Modernisierung unserer Autohäuser in Forchheim und Coburg sowie dem Neubau in Erlangen-Tennenlohe haben wir erkannt, wie wichtig es ist, eine einheitliche Abrechnungsbasis und Verwaltung unserer Dokumente zu etablieren. Die steigende Anzahl an Unterlagen und Belegen sowie ihre Archivierung wurde zunehmend zu einer Herausforderung für unser Team. Daher begannen wir im Jahr 2021, nach geeigneten Unternehmen in diesem Bereich Ausschau zu halten.

Durch unsere auch historische Verbindung zum Wormser Speditionsbereich, der bereits mit der Firma intex zusammenarbeitet, kamen wir in Kontakt, woraufhin uns auch umgehend geholfen wurde. Von diesem Zeitpunkt an ging alles sehr schnell. Nach einem Beratungsworkshop Anfang 2022, in dem wir unsere Arbeitsweise erläutern konnten, wurden vor Ort bereits einige Verbesserungsvorschläge mit uns besprochen. Wir waren schnell überzeugt, dass intex der richtige Partner für uns ist, nicht zuletzt aufgrund vieler erfolgreicher Projekte in ähnlichen Bereichen. Das Autohaus Wormser trat das erste Mal 2022 mit intex in Kontakt. Dabei wurde uns rasch klar, dass intex der Autohausgruppe schnell und kompetent zur Seite stehen kann. Innerhalb weniger Monate wurde das digitale Archiv sowie das iCenter, also die Eingangsrechnungsverarbeitungssoftware, mit einer Standard-Schnittstelle für Microsoft Dynamics Business Central entwickelt und an dem Standort Erlangen-Tennenlohe zum Einsatz gebracht. Wenige Monate später erfolgte auch die Anbindung der beiden anderen Standorte.

Von der Beauftragung bis zum ersten voll funktionsfähigen Testsystem, das die Beleglesung, das Archiv und das iCenter samt Schnittstelle zu unserem ERP-System umfasste, benötigte intex lediglich zwei Monate. Dies geschah stets in enger Abstimmung mit unserer IT-Abteilung und der Buchhaltung. Besonders beeindruckt hat uns die Beleglesungsfunktion. Nach verschiedenen Anpassungen ist unser System nun optimal auf unsere Belege eingestellt, was uns eine Menge Arbeit erspart. Die ausgelesenen Informationen werden kontinuierlich mit den Daten aus unserem ERP-System abgeglichen. Stimmen die Informationen der Eingangsrechnung mit den Daten aus dem ERP überein, erfolgt nur noch die manuelle Freigabe. Lediglich Rechnungen mit Abweichungen landen noch bei uns zur Überprüfung. Das Beste daran ist, dass uns das System sogar sagt, wo der Fehler liegt, sei es eine abweichende Position oder eine fehlerhafte Preisangabe. Wir behalten alles im Blick und können problemlos aus dem System heraus reagieren oder reklamieren.

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