Die Herausforderung:

Komplexe Dokumentenprozesse effizient digitalisieren. Das Unternehmen arbeitet mit einer Vielzahl an Dokumenten – von Rechnungen über Lieferpapiere bis hin zu Wiegescheinen. Insbesondere die Rechnungsprüfung war durch dezentrale Standorte und mehrere Entscheidungsebenen sowie Abteilungen zeitintensiv und fehleranfällig. Eine digitale Transformation war notwendig, um Abläufe zu beschleunigen, Transparenz zu schaffen und manuelle Fehler zu reduzieren.

Shareflex® Invoice: Automatisierte Erfassung, Prüfung und Freigabe von Rechnungen – über Standorte und Abteilungen hinweg.
Ergebnis: Schnellere Prozesse, weniger Fehler und volle Nachvollziehbarkeit.

Shareflex® Documents: Digitale Aktenverwaltung sowie zentrale, revisionssichere Ablage aller wichtigen Dokumente.
Ergebnis: Sekundenschnelles Finden statt Papierchaos.

Hinter dem erfolgreichen Projekt steht Michael Wolf, ERP-Projektmanager bei der ALFA Gruppe, der die Umsetzung maßgeblich vorantrieb.

Durch seine jahrelange Erfahrung in der Branche kommunizierte er die spezifischen Anforderungen an intex und sorgte dafür, dass alle individuellen Bedürfnisse berücksichtigt wurden. Besonders wichtig war ihm die Anpassungsfähigkeit des Systems, da verschiedene Prozessschritte spezifische Felder und individuelle Workflows benötigten. „Trotz unserer komplexen Anforderungen wurde die Lösung individuell auf uns zugeschnitten.“ so Michael Wolf. intex setzte diese Anforderungen präzise um, sodass die Lösung reisbungslos in die bestehenden Unternehmensstrukturen integriert werden konnte.

Heute arbeiten 80 Mitarbeiter der ALFA Gruppe mit dem neuen System – und die Rückmeldungen sind durchweg positiv. Durch die nahtlose Integration und
Automatisierung wurden Freigabeprozesse erheblich beschleunigt, und selbst komplizierte Entscheidungsketten mit mehreren Prüfern laufen jetzt strukturiert
und nachvollziehbar. Eine Mitarbeiterin aus der Buchhaltung ist begeistert von der einfachen Handhabung. „Das System ist so intuitiv, dass wir kaum Schulungen gebraucht haben.“

Besonders das schnelle Auffinden von Dokumenten spart täglich wertvolle Zeit. Die bisherigen Erfahrungen zeigen, dass die digitale Transformation nicht nur
die Effizienz steigert, sondern auch die Zusammenarbeit zwischen den Standorten deutlich verbessert. Durch die reibungslose Integration und die positiven Rückmeldungen der Mitarbeitenden sieht ALFA großes Potenzial, die Lösung sukzessive an möglichst vielen weiteren Standorten einzuführen.

„Mit intex haben wir den idealen Partner gefunden, der nicht nur gut zuhört, sondern uns mit maßgeschneiderten Lösungen optimal unterstützt.“ – Michael Wolf, ERP-Projektmanager.