Ein SharePoint Workflow ist der unsichtbare Motor, der die Geschäftsprozesse automatisiert und die Zusammenarbeit verbessert. In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist Effizienz das A und O. Daher suchen Unternehmen ständig nach Wegen, um Abläufe zu straffen und die Produktivität zu steigern.

Ein SharePoint Workflow ist ein vordefiniertes Modell für Geschäftsprozesse, das in der SharePoint-Umgebung erstellt und ausgeführt wird. Demnach handelt es sich um eine automatisierte Abfolge von Aktionen oder Aufgaben, die auf Dokumente oder Elemente in einer SharePoint-Liste oder -Bibliothek angewendet werden. Durch die Definition eines Workflows können Routineaufgaben automatisiert werden, was Zeit spart und menschliche Fehler reduziert.

Ein einfaches Beispiel für einen SharePoint Workflow ist der Genehmigungsprozess für ein neues Dokument. Anstatt jede Anfrage manuell zu bearbeiten, leitet der Workflow das Dokument automatisch an die entsprechenden Personen zur Überprüfung und Genehmigung weiter. Solche Automatisierungen sind nicht nur effizient, sondern auch transparent und nachvollziehbar.

Die Bedeutung von SharePoint Workflows für Unternehmen kann nicht genug betont werden. Denn sie fördern eine konsistente Bearbeitung von Aufgaben, sorgen für Einhaltung von Richtlinien und können komplexe Geschäftslogiken abbilden, die sonst umständlich und fehleranfällig wären. Darüber hinaus können sie dazu beitragen, Engpässe zu identifizieren, die Verantwortlichkeiten klar zu definieren und den Workflow kontinuierlich zu verbessern.

Mit einem SharePoint Workflow können Sie:

• Zeit sparen: Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben, um wertvolle Arbeitszeit zu sparen.
• Fehler reduzieren: Vermeiden Sie menschliche Fehler durch automatisierte Prozesse.
• Transparenz erhöhen: Verfolgen Sie den Status von Aufgaben und Projekten in Echtzeit.
• Compliance sichern: Gewährleisten Sie die Einhaltung interner und externer Vorschriften oder im Bereich Qualitätsmanagement.

In den folgenden Abschnitten werden wir die verschiedenen Arten von SharePoint Workflows untersuchen, wie man sie erstellt und verwaltet, wie sie die Automatisierung von Geschäftsprozessen vorantreiben, und einen Blick darauf werfen, wie echte Unternehmen diese in der Praxis nutzen, um ihre Arbeitsabläufe zu revolutionieren. Schließlich werden wir einen Blick in die Zukunft werfen und diskutieren, wie sich SharePoint Workflows weiterentwickeln könnten, um den Anforderungen des modernen Arbeitsplatzes gerecht zu werden.

SharePoint Workflows bieten vielfältige Möglichkeiten, Geschäftsprozesse zu automatisieren. Um diese effektiv nutzen zu können, ist es wichtig, die unterschiedlichen Typen von Workflows zu verstehen, die SharePoint zur Verfügung stellt. Denn jeder Workflow-Typ ist für bestimmte Szenarien und Bedürfnisse konzipiert und bietet spezifische Funktionen und Optionen.

Erstellen von Workflows mit SharePoint Designer

Der SharePoint Designer ist ein kostenloses Werkzeug von Microsoft, das speziell für die Erstellung und Anpassung von Workflows konzipiert ist. Die Schritte umfassen:

1. Auswahl des Workflow-Typs: Entscheiden Sie, ob ein Listen-, Bibliotheks- oder wiederverwendbarer Workflow benötigt wird.
2. Definieren von Auslösern: Danach legen Sie fest, wann der Workflow gestartet werden soll – beispielsweise bei Erstellung oder Änderung eines Listeneintrags.
3. Hinzufügen von Bedingungen und Aktionen: Danach konfigurieren Sie die Logik, die festlegt, wie der Workflow funktioniert, einschließlich der Bedingungen, unter denen bestimmte Aktionen ausgeführt werden.
4. Veröffentlichung des Workflows: Nach der Erstellung muss der Workflow veröffentlicht werden, damit er für die Benutzer verfügbar ist.

Verwaltung von Workflows

Die Verwaltung von Workflows beinhaltet das Überwachen aktiver Workflows, das Beheben von Problemen und das Aktualisieren von Workflows bei sich ändernden Geschäftsanforderungen. Zudem bietet SharePoint Werkzeuge und Berichte zur Überwachung der Workflow-Leistung und -Nutzung. Darüber hinaus sollten Administratoren:

• Workflows regelmäßig überprüfen: Sicherstellen, dass sie wie erwartet funktionieren.
• Zugriffsrechte verwalten: Gewährleisten, dass nur berechtigte Personen Workflows bearbeiten oder starten können.
• Versionierung nutzen: Alte Versionen von Workflows für die Rückverfolgbarkeit und Auditierung speichern.

Migration und Upgrade von Workflows

Beim Wechsel zu einer neueren Version von SharePoint oder beim Übergang zu SharePoint Online müssen Workflows möglicherweise migriert oder aktualisiert werden. Dies kann eine Herausforderung darstellen, insbesondere bei benutzerdefinierten Workflows, die komplexe Logik enthalten.

• Kann ich vorhandene Standard-Workflows an meine Bedürfnisse anpassen? Ja, Standard-Workflows können in SharePoint Designer angepasst werden, um sie an spezielle Anforderungen anzupassen, z.B. im Vertragsmanagement.
• Sind benutzerdefinierte Workflows migrierbar, wenn wir unsere SharePoint-Version aktualisieren? Das kommt darauf an. Beim Übergang zu neueren SharePoint-Versionen oder zu SharePoint Online kann es erforderlich sein, benutzerdefinierte Workflows zu aktualisieren oder neu zu erstellen, insbesondere wenn sie veraltete Funktionen nutzen.
• Ersetzt Microsoft Power Automate die herkömmlichen SharePoint Workflows? Power Automate wird als der Nachfolger der klassischen SharePoint Workflows positioniert, vor allem wegen seiner erweiterten Funktionalitäten und Integrationen. Bestehende SharePoint Workflows funktionieren jedoch weiterhin.

Diese Übersicht der verschiedenen Typen von SharePoint Workflows zeigt, dass SharePoint eine breite Palette von Tools bietet, um Geschäftsprozesse zu automatisieren und die Effizienz zu steigern. Folglich werden wir uns im nächsten Abschnitt damit befassen, wie Sie SharePoint Workflows erstellen und verwalten können.

Die Erstellung und Verwaltung von SharePoint Workflows ist ein kritischer Prozess, der entscheidend für die Optimierung von Geschäftsabläufen ist. Durch den effizienten Einsatz von SharePoint-Workflow-Funktionen können Unternehmen Prozesse automatisieren und Zeit sowie Ressourcen sparen. Hier erfahren Sie, wie Workflows erstellt, konfiguriert und verwaltet werden.

Erstellen von Workflows mit SharePoint Designer

Der SharePoint Designer ist ein kostenloses Werkzeug von Microsoft, das speziell für die Erstellung und Anpassung von Workflows konzipiert ist. Die Schritte umfassen:

1. Auswahl des Workflow-Typs: Entscheiden Sie, ob ein Listen-, Bibliotheks- oder wiederverwendbarer Workflow benötigt wird.
2. Definieren von Auslösern: Danach legen Sie fest, wann der Workflow gestartet werden soll – beispielsweise bei Erstellung oder Änderung eines Listeneintrags.
3. Hinzufügen von Bedingungen und Aktionen: Danach konfigurieren Sie die Logik, die festlegt, wie der Workflow funktioniert, einschließlich der Bedingungen, unter denen bestimmte Aktionen ausgeführt werden.
4. Veröffentlichung des Workflows: Nach der Erstellung muss der Workflow veröffentlicht werden, damit er für die Benutzer verfügbar ist.

Verwaltung von Workflows

Die Verwaltung von Workflows beinhaltet das Überwachen aktiver Workflows, das Beheben von Problemen und das Aktualisieren von Workflows bei sich ändernden Geschäftsanforderungen. Zudem bietet SharePoint Werkzeuge und Berichte zur Überwachung der Workflow-Leistung und -Nutzung. Darüber hinaus sollten Administratoren:

• Workflows regelmäßig überprüfen: Sicherstellen, dass sie wie erwartet funktionieren.
• Zugriffsrechte verwalten: Gewährleisten, dass nur berechtigte Personen Workflows bearbeiten oder starten können.
• Versionierung nutzen: Alte Versionen von Workflows für die Rückverfolgbarkeit und Auditierung speichern.

Migration und Upgrade von Workflows

Beim Wechsel zu einer neueren Version von SharePoint oder beim Übergang zu SharePoint Online müssen Workflows möglicherweise migriert oder aktualisiert werden. Dies kann eine Herausforderung darstellen, insbesondere bei benutzerdefinierten Workflows, die komplexe Logik enthalten.

• Benötige ich spezielle Kenntnisse, um SharePoint Workflows zu erstellen? Für einfache Workflows ist kein umfassendes technisches Wissen erforderlich, vor allem, wenn man den SharePoint Designer verwendet. Für komplexere Workflows sind jedoch fortgeschrittene Kenntnisse von Vorteil.
• Wie kann ich sicherstellen, dass mein Workflow effizient ist? Überprüfen Sie den Workflow regelmäßig auf Redundanzen und optimieren Sie die Schritte, um unnötige Verzögerungen zu vermeiden. Nutzen Sie auch Feedback von Endbenutzern, um den Workflow weiter zu verbessern.
• Was passiert, wenn ein Fehler in einem laufenden Workflow auftritt? SharePoint bietet Möglichkeiten zur Fehlerbehandlung. Workflows können so konfiguriert werden, dass sie Benachrichtigungen senden oder bei einem Fehler anhalten, damit Administratoren eingreifen können.

Mit dem Verständnis dieser Grundlagen sind Sie gut darauf vorbereitet, SharePoint Workflows zu erstellen und zu verwalten, die Ihre Geschäftsprozesse unterstützen und optimieren. Als nächstes werden wir die Integration von SharePoint Workflows in bestehende Geschäftsprozesse behandeln und aufzeigen, wie sie die tägliche Arbeit vereinfachen können.

SharePoint Workflows spielen eine entscheidende Rolle bei der Integration und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Sie schaffen nicht nur Brücken zwischen verschiedenen Geschäftsfunktionen, sondern ermöglichen auch eine reibungslose Automatisierung routinemäßiger Aufgaben. In diesem Abschnitt untersuchen wir, wie SharePoint Workflows in bestehende Systeme und Prozesse integriert werden können und welche Vorteile sich daraus ergeben.

Nahtlose Integration in Geschäftsprozesse

Integration ist der Schlüssel zur Erreichung einer umfassenden digitalen Transformation. SharePoint Workflows können mit CRM-Systemen, ERP-Lösungen und anderen Unternehmensanwendungen verbunden werden, um eine durchgehende Prozesskette zu bilden.

• Verknüpfung mit externen Datenquellen: Durch die Integration von externen Datenquellen können Workflows dynamische Daten in Echtzeit verarbeiten.
• Erweiterung durch Add-Ins und Webparts: SharePoint bietet die Flexibilität, Workflows durch benutzerdefinierte Add-Ins zu erweitern, um spezifische Geschäftsanforderungen zu erfüllen.

Automatisierung von Geschäftsabläufen

Die Automatisierung mit SharePoint Workflows reduziert manuelle Eingriffe und beschleunigt die Durchführung von Geschäftsprozessen.

• Dokumentenlebenszyklus: Von der Erstellung bis zur Archivierung können Workflows die verschiedenen Stadien im Lebenszyklus eines Dokuments automatisieren.
• Aufgabenmanagement: Automatische Zuweisung von Aufgaben und Benachrichtigungen stellen sicher, dass Prozesse zeitgerecht vorankommen.

Vorteile der Workflow-Automatisierung

Die Automatisierung von Workflows führt zu einer Vielzahl von Vorteilen:

• Effizienzsteigerung: Routineaufgaben werden schneller und ohne menschliche Fehler ausgeführt.
• Transparenz: Jeder Schritt im Prozess ist nachverfolgbar und transparent.
• Kosteneinsparungen: Durch die Reduzierung des manuellen Aufwands können Kosten gesenkt werden.

• Wie komplex ist die Integration eines SharePoint Workflows in bestehende Systeme? Die Komplexität hängt von den spezifischen Anforderungen und der bestehenden IT-Infrastruktur ab. SharePoint bietet jedoch eine Reihe von Tools und Schnittstellen, die diese Aufgabe erleichtern.
• Können SharePoint Workflows mit Cloud-Diensten verbunden werden? Ja, SharePoint Online und SharePoint Server können über verschiedene Gateways und APIs mit Cloud-Diensten verbunden werden.
• Wie wirkt sich die Automatisierung auf die Compliance aus? Automatisierte Workflows können so konfiguriert werden, dass sie konform mit internen und externen Richtlinien sind, was die Compliance unterstützt.

Indem Unternehmen SharePoint Workflows integrieren und automatisieren, können sie nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch einen klaren Wettbewerbsvorteil erzielen. Als nächster Schritt ist es wichtig, sich mit Best Practices für die Optimierung von SharePoint Workflows vertraut zu machen.

Die Anwendung von SharePoint Workflows in realen Geschäftsszenarien kann deren Vielseitigkeit und Effektivität eindrucksvoll demonstrieren. Anhand von Fallstudien lässt sich besser verstehen, wie Unternehmen unterschiedlicher Branchen SharePoint Workflows für ihre Bedürfnisse nutzen und welche Resultate sie damit erzielen.

Erfolgsgeschichten aus der Praxis

• Automatisierung im Rechnungswesen: Ein Finanzdienstleister implementierte SharePoint Workflows zur Verwaltung von Eingangsrechnungsprozessen. Dies führte zu einer erheblichen Reduzierung von Papierkram und einer beschleunigten Abwicklungszeit für Zahlungen.
• Dokumentenmanagement im Gesundheitswesen: Ein Krankenhaus setzte SharePoint Workflows ein, um Patientendaten sicher und konform zu verwalten. Die Workflows gewährleisteten, dass nur berechtigte Personen Zugang zu sensiblen Informationen erhielten. Mehr zum Thema Dokumentenmanagement.
• Projektmanagement in der Baubranche: Ein Bauunternehmen nutzte SharePoint Workflows zur Überwachung von Projektfortschritten und zur Koordination zwischen den Teams. Durch die Automatisierung von Genehmigungsprozessen wurden Projekte schneller abgeschlossen.

Lektionen aus den Fallstudien

• Anpassung ist entscheidend: Die Flexibilität von SharePoint Workflows ermöglicht es Unternehmen, Lösungen an ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen.
• Integration führt zu besserer Zusammenarbeit: Durch die Verknüpfung verschiedener Systeme können Teams effizienter zusammenarbeiten.
• Skalierbarkeit für Unternehmenswachstum: SharePoint Workflows lassen sich problemlos erweitern, was für wachsende Unternehmen von großer Bedeutung ist.

• Wie misst man den Erfolg von SharePoint Workflows? Erfolgsmessungen können durch Key Performance Indicators (KPIs) wie Durchlaufzeiten, Fehlerquoten und Nutzerzufriedenheit erfolgen.
• Sind SharePoint Workflows branchenübergreifend einsetzbar? Ja, SharePoint Workflows sind flexibel und können branchenübergreifend für eine Vielzahl von Geschäftsprozessen angepasst werden.
• Kann man bestehende Workflows an neue Geschäftsbedingungen anpassen? SharePoint Workflows sind so konzipiert, dass sie modifiziert und an geänderte Geschäftsbedingungen angepasst werden können.

Diese Fallstudien verdeutlichen, dass SharePoint Workflows mehr als nur ein Werkzeug sind – sie sind Wegbereiter für Effizienz und Innovation. Im folgenden und letzten Abschnitt werden wir die Zukunftsperspektiven von SharePoint Workflows und deren kontinuierliche Entwicklung in der digitalen Landschaft erkunden.

Die Zukunft von SharePoint Workflows sieht vielversprechend aus, da sie sich ständig weiterentwickeln, um den sich wandelnden Anforderungen von Unternehmen gerecht zu werden. Aktuelle Trends und Entwicklungen deuten darauf hin, dass SharePoint Workflows ein integraler Bestandteil moderner Geschäftsprozesse bleiben werden.

Trends, die die Zukunft prägen

• Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen: SharePoint wird zunehmend KI-Features integrieren, um Workflows intelligenter zu machen. Durch das Voraussehen von Benutzerbedürfnissen und das selbstständige Optimieren von Prozessen können Workflows effektiver gestaltet werden.
• Mobile Accessibility: Mit der Zunahme mobiler Arbeitskräfte wird die Bedeutung von überall zugänglichen Workflows steigen. Demnach wird SharePoint hierbei wahrscheinlich noch stärker auf mobile Plattformen ausgerichtet.
• Cloud-Integration: SharePoint Online und die Integration mit anderen Cloud-Services werden immer wichtiger. Workflows profitieren von der verbesserten Skalierbarkeit und Flexibilität, die Cloud-Dienste bieten.
• Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg: Die Fähigkeit von SharePoint, externe Benutzer einzubeziehen, wird weiter ausgebaut, um die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Unternehmen zu erleichtern.

Entwicklungen, auf die man achten sollte

• Power Automate Integration: Microsofts Power Automate, früher bekannt als Microsoft Flow, wird enger mit SharePoint Workflows verknüpft, um Benutzern noch mehr Automatisierungsmöglichkeiten zu bieten.
• Erweiterte Anpassungsoptionen: Entwickler und Endbenutzer werden noch mehr Tools an die Hand bekommen, um SharePoint Workflows ohne umfangreiche Programmierkenntnisse anzupassen.
• Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit: Die Gestaltung der Benutzeroberfläche von SharePoint und der Workflow-Tools wird weiterhin verfeinert, um eine noch intuitivere Handhabung zu ermöglichen.

• Wie wird sich die KI in SharePoint Workflows manifestieren? KI wird voraussichtlich repetitive Aufgaben automatisieren, Muster in Daten erkennen und Benutzer bei der Entscheidungsfindung unterstützen.
• Wird die Bedeutung von SharePoint Workflows mit der Zeit abnehmen? Angesichts der aktuellen Entwicklungen und der zentralen Rolle, die SharePoint in vielen Organisationen spielt, ist eher von einer Zunahme der Bedeutung auszugehen.
• Können SharePoint Workflows in hybriden Umgebungen funktionieren? Ja, Microsoft entwickelt SharePoint Workflows so, dass sie sowohl in reinen Cloud-Umgebungen als auch in hybriden Setups funktionieren.

Abschließend zeigen diese Einsichten die Zukunft von SharePoint Workflows ein dynamisches Bild, das von Innovation und kontinuierlicher Verbesserung geprägt ist. Demnach können Unternehmen, die auf diese Trends setzen, ihre Effizienz steigern und einen Wettbewerbsvorteil sichern. Mit diesen Perspektiven schließen wir unseren Blick auf SharePoint Workflows und ihre essenzielle Rolle in der Unternehmenswelt.