Effizientes Vertragsmanagement mit Microsoft 365: Die smarte Lösung für Ihr Unternehmen
Die Verwaltung von Verträgen stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen: Unübersichtliche Ablagesysteme, fehlende Transparenz und manuelle Prozesse führen zu Verzögerungen und unnötigen Risiken. Doch mit Microsoft 365 und SharePoint können Sie Ihr Vertragsmanagement digitalisieren, automatisieren und sicher gestalten.
1. Warum Vertragsmanagement mit Microsoft 365?
Verträge sind das Rückgrat jedes Unternehmens – von Lieferantenverträgen über Kundenvereinbarungen bis hin zu internen Regelungen. Doch in vielen Unternehmen führt das Vertragsmanagement zu Problemen:
- Unübersichtliche Ablagesysteme und Papierchaos
- Fehlende Transparenz über Vertragslaufzeiten und Fristen
- Manuelle Prozesse, die zu Verzögerungen und Fehlern führen
Mit Microsoft 365 und SharePoint können Sie das Vertragsmanagement revolutionieren: Verträge werden digital erfasst, verwaltet und automatisch verarbeitet. Das reduziert Risiken, spart Zeit und sorgt für maximale Transparenz und Effizienz.
2. Shareflex Contract: Die optimale Vertragsmanagement-Lösung
Shareflex® Contract ist eine Vertragsmanagement-Lösung, die nahtlos in Microsoft 365 und SharePoint integriert ist. Mit dieser Lösung verwalten Sie Ihre Verträge zentral, sicher und effizient.
Die Vorteile von Shareflex® Contract auf einen Blick:
- Automatisierte Workflows: Keine manuelle Vertragsprüfung mehr – Freigaben und Erinnerungen laufen automatisch.
- Transparente Ablage: Alle Verträge und zugehörigen Dokumente sind an einem zentralen Ort in SharePoint gespeichert.
- Fristenmanagement: Nie wieder einen Termin verpassen – Erinnerungen an Kündigungsfristen und Verlängerungen erfolgen automatisch.
- Integration in Microsoft 365: Direkte Verknüpfung mit Outlook, Teams und anderen Microsoft-Anwendungen.
Mit Shareflex® Contract gehört das mühsame Suchen nach Verträgen der Vergangenheit an. Stattdessen haben Sie jederzeit schnellen und sicheren Zugriff auf alle wichtigen Dokumente.
3. Die Rolle des SharePoint Rechnungsworkflows im Vertragsmanagement
Ein effektives Vertragsmanagement geht oft Hand in Hand mit der Rechnungsverwaltung. Hier kommt der SharePoint Rechnungsworkflow ins Spiel.
Wie profitieren Sie von der Verbindung von Vertrags- und Rechnungsmanagement?
- Automatisierte Verknüpfung: Rechnungen werden direkt mit den entsprechenden Verträgen verknüpft.
- Digitale Rechnungsprüfung: Keine Papierdokumente mehr – Rechnungen werden automatisch erfasst und geprüft.
- Genehmigungsprozesse in SharePoint: Workflows ermöglichen die schnelle Freigabe von Rechnungen.
Mit Shareflex® Invoice wird der gesamte Rechnungsworkflow digitalisiert, was Zeit und Kosten spart.
4. Rechtssicherheit und Compliance mit digitalem Vertragsmanagement
Mit Shareflex Contract haben Sie Ihre Verträge jederzeit im Griff. Die Lösung für Vertragsmanagement basiert auf SharePoint Online und ermöglicht eine nahtlose Integration in Ihre Microsoft 365-Umgebung. Shareflex Contract bietet Ihnen Werkzeuge zur Verwaltung von Verträgen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg. Sie können Fristen und Laufzeiten mühelos im Blick behalten und sich auf eine sichere und strukturierte Vertragsverwaltung verlassen. Dies erleichtert nicht nur die Einhaltung von Compliance-Anforderungen, sondern schützt auch vor Vertragsrisiken.
5. Nahtlose Integration in Ihre Microsoft 365-Infrastruktur
Da die Lösung auf Microsoft SharePoint basiert, fügt sie sich perfekt in Ihre bestehende Microsoft 365-Infrastruktur ein. Anstatt eine zusätzliche Software einzuführen, die hohe Implementierungskosten und lange Einarbeitungszeiten mit sich bringt, nutzen Sie eine Plattform, die Ihre Mitarbeiter bereits kennen. Das Vertragsmanagement mit Microsoft 365 integriert sich nahtlos in Microsoft Teams, Outlook und Ihr ERP-System, sodass Sie Verträge direkt aus Ihren gewohnten Anwendungen heraus verwalten können.
Dank der tiefen Integration mit SharePoint profitieren Sie zudem von den umfangreichen Sicherheits- und Compliance-Features von Microsoft 365, einschließlich Zugriffssteuerung, Versionierung und revisionssicherer Archivierung. Durch die zentrale Verwaltung aller Vertragsdaten in einer einheitlichen Umgebung vermeiden Sie Dateninseln und doppelte Ablagen, was die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen verbessert und Prozesse erheblich beschleunigt.
Egal ob im Homeoffice oder im Büro – Ihre Mitarbeiter haben jederzeit und von überall sicheren Zugriff auf alle relevanten Vertragsdokumente. Das sorgt nicht nur für eine höhere Effizienz, sondern auch für mehr Transparenz und Kontrolle über den gesamten Vertragslebenszyklus.
6. Integration und Erweiterung: SharePoint für Ihre Unternehmensprozesse
Neben dem Vertragsmanagement bietet Microsoft 365 mit SharePoint zahlreiche weitere Lösungen zur Prozessoptimierung.
Weitere SharePoint-Lösungen von intex:
- Digitale Rechnungsprüfung mit Shareflex® Invoice
Automatische Verarbeitung von Eingangsrechnungen in SharePoint für eine effiziente Rechnungsprüfung. - Dokumentenmanagement mit Shareflex® DMS
Zentralisierte und strukturierte Ablage aller Dokumente mit intelligenten Suchfunktionen. - Qualitätsmanagement mit Shareflex® QM
Effiziente Verwaltung von Qualitätsdokumenten, Prüfberichten und Zertifikaten.
Durch diese modularen Lösungen können Unternehmen ihre Prozesse schrittweise digitalisieren und optimieren.
7. Fazit: Warum Sie jetzt auf Vertragsmanagement mit Microsoft 365 umsteigen sollten
Unternehmen, die auf digitales Vertragsmanagement mit Microsoft 365 setzen, profitieren von:
- Mehr Transparenz und Kontrolle über Vertragsdokumente
- Automatisierten Workflows für schnellere Prozesse
- Nahtloser Integration mit Rechnungsprüfung und P2P-Prozessen
- Höchster Sicherheit und DSGVO-Konformität
Mit einem digitalen Vertragsmanagement mit Microsoft 365 und den weiteren SharePoint-Lösungen von intex haben Sie die perfekte Lösung, um Ihr Vertragsmanagement effizient, sicher und zukunftsfähig zu gestalten.
Jetzt Kontakt aufnehmen und Vertragsmanagement mit Microsoft 365 optimieren!