Purchase-to-Pay

Purchase-to-Pay, auch als Procure-to-Pay oder P2P bekannt, bedeutet so viel wie „vom Einkauf bis zur Bezahlung“ und umschreibt den Beschaffungsvorgang in Unternehmen. Kurz gesagt, handelt es sich um den Oberbegriff für sämtliche Einkaufsaktivitäten.

P2P-Prozesse beginnen bei der Bedarfsmeldung und der Warenbeschaffung, reichen über den Wareneingang und münden im korrekten Rechnungswesen und der revisionssicheren Archivierung der Dokumente.

Was zunächst einfach klingt ist in Wahrheit sehr komplex und birgt zahlreiche Herausforderungen. Diese wachsen mit der Unternehmensgröße: Je größer Ihr Betrieb ist, desto mehr Personen sind am Purchase to Pay Prozess beteiligt. Aber auch KMUs (kleine und mittelständische Unternehmen) tun gut daran, ihren
P2P-Ablauf auf den Prüfstand zu stellen.

Im Fokus aller P2P-Vorgänge stehen die Übertragung von Daten zwischen Unternehmen als Kunden und Lieferanten sowie interne Prüf- und Freigabetransaktionen. Dies erfolgt im Rahmen zahlreicher Einzelvorgänge und betrifft in der Regel verschiedene Abteilungen. Neben dem Einkauf sind auch Mitarbeiter und Führungskräfte im Lager und in der Logistik, in der Buchhaltung und der Finance-Abteilung am P2P-Prozess beteiligt.

So läuft ein Purchase to Pay Vorgang beispielhaft ab:

Teilbereich Purchase

• Bedarfsmeldung durch Mitarbeiter, meist an den direkten Vorgesetzten
• Prüfung und Freigabe durch die Führungsebene und Weiterleitung an den Einkauf
• Bestellung beim Lieferanten durch die Procurement-Abteilung
• Bestätigung durch den Lieferanten
• Wareneingang, Empfangsbestätigung und Qualitätsprüfung

Teilbereich Pay

• Rechnungseingang durch die Buchhaltung
• Abgleich von Rechnung und Wareneingang
• Rechnungsgenehmigung durch Führungsebene
• Zahlungsanweisung durch die Buchhaltung
• Revisionssichere Archivierung der Rechnung

Die zahlreichen Einzelschritte erfordern einen hohen personellen und zeitlichen Aufwand. Und es gibt weitere gute Gründe, in die Optimierung des Procure-to-Pay Vorgangs zu investieren.

Viele Köche verderben sprichwörtlich den Brei – das gilt auch für den Beschaffungsprozess. Darin sind zahlreiche Parteien involviert, vom Mitarbeiter, dem Arbeitsmaterial fehlt, über den Teamleiter, der den Bedarf weitergibt, bis hin zur Einkaufsabteilung und dem Rechnungswesen. Bereits eine fehlerhafte
Datenweitergabe kann immense Auswirkungen haben, etwa wenn falsche Ware eintrifft oder Rechnungen liegen bleiben.

Den Purchase to Pay Ablauf zu digitalisieren und zu straffen, eröffnet zahlreiche Benefits:

• erhöhte Transparenz der Einkaufsprozesse
• kürzere Wege und Reduzierung von Fehlerquellen
• geringere Kosten
• Vermeidung von Mahnkosten aufgrund verspäteter Zahlungen
• revisionssichere Speicherung sämtlicher Beschaffungsdokumente

Schließlich führt die Optimierung der Purchase to Pay Prozesse zu einem geringeren Personalaufwand: Komplexe Kommunikationswege fallen weg und alle Beteiligten profitieren von einer transparenten Übersicht über alle involvierten Vorgänge.

Eine Bedarfsanalyse enthüllt Optimierungspotenziale und sollte am Anfang eines jeden Verbesserungsprozesses stehen. Dafür ist Recherche angesagt: Wie funktioniert der P2P-Prozess aktuell, wer ist involviert und nach welchen Regeln und Richtlinien erfolgen Bestellvorgänge und Rechnungswesen? Um einen
sinnvollen Fahrplan für die Verbesserung aufzustellen, sind außerdem folgende Fragen hilfreich:

• Wer ist für die Warenbestellung zuständig? Erfolgt der Einkauf dezentral über einzelne Abteilungen oder gibt es eine zentrale Beschaffungsebene?
• Gibt es ein Freigabeverfahren, wie läuft das ab, wer übernimmt es?
• Existieren einheitliche Einkaufsrichtlinien, zum Beispiel hinsichtlich bestimmter Lieferanten, monetärer, ökologischer und nachhaltiger Vorgaben?
• Ist bereits ein elektronischer Beschaffungsprozess etabliert – oder findet der gesamte Bestellvorgang analog statt?

Bereits die Beantwortung dieser Fragen enthüllt Optimierungspotenzial und zeigt auf, an welchen Stellen sich der gewohnte Verlauf verfeinern lässt. So vermeiden Sie nicht zuletzt Fehlannahmen über den tatsächlichen P2P-Ablauf, die den Erfolg des Digitalisierungsprojekts gefährden können. Wissen Sie dagegen genau Bescheid, wo es hakt, wer in den Prozess involviert ist, wie und mit welchen Tools die Einkaufsabteilung arbeitet, schaffen Sie die Basis für tiefgreifende Optimierungen.

Das Ziel besteht darin, sämtliche Purchase to Pay Vorgänge in einen nahtlosen Prozess zu integrieren. Eine zentrale Rolle spielt dabei die Automatisierung von Teilschritten mit durchgängigen Purchase to Pay Lösungen. Mit dem Paket von intex ist es Ihnen möglich, den gesamten P2P-Ablauf innerhalb einer digitalen Plattform abzubilden.

Dazu gehören die folgenden Module:

• elektronische Bestellanforderung
• Automatisierung von Auftragsbestätigungen
• digitales Rechnungswesen
• revisionssichere Archivierungslösung

Letztendlich führt die P2P-Digitalisierung zu einer effektiveren Zusammenarbeit mit Lieferanten und einer höheren Prozessabdeckung. Kosten lassen sich reduzieren, die Transparenz maximieren. Welche Schritte bilden digitale Lösungen ab und wie straffen Sie Ihre Warenbeschaffung?

Fehlen Produkte oder Lösungen für die täglichen Arbeitsabläufe, fordern Mitarbeiter sie in einem analogen P2P-Prozess telefonisch, per Fax, E-Mail oder über manuell ausgefüllte Formulare an. Damit lösen sie einen komplexen Prozess aus:

Die Anforderungen werden über die Vorgesetzten an den Einkauf weitergeleitet. Dieser vergleicht Angebote, recherchiert Lieferanten und holt sich je nach Hierarchieebene gegebenenfalls für einzelne Posten Genehmigungen ein. Die Vorgänge kostet Zeit und bergen Gefahr, dass Daten verloren gehen oder fehlerhaft übertragen werden.

Der erste Part einer P2P-Optimierung liegt daher in der automatisierten Bedarfserfassung und -weiterleitung. Diese bildet im Idealfall exakt die Abläufe und Bedürfnisse Ihres Unternehmens ab. So vereinfachen Templates die Bestellung von häufig benötigten Gütern. Angebote von Lieferpartnern liegen transparent vor und lassen sich von allen beteiligten und berechtigten Personen einsehen und vergleichen. Ebenfalls besteht die Möglichkeit, für bestimmte Warengruppen automatisch bestimmte Lieferpartner auszuwählen. Das minimiert die Gefahr, zentral verhandelte und daher üblicherweise besonders vorteilhafte Konditionen zu übersehen.

Durch definierte Workflows wie diese ist sichergestellt, dass die Informationen an der korrekten Stelle landen. Eine umständliche Koordination und Gerangel um Zuständigkeiten entfällt. Was auf den ersten Blick vor allem den Organisationsaufwand senkt, hat signifikante Auswirkungen: Eine fehlerhafte Prüfung und Freigabe kann etwa dazu führen, dass definierte Standards nicht eingehalten werden oder Rohstoffe nicht in der geforderten Qualität zum Einsatz kommen. Über Schnittstellen zu ERP (Enterprise Resource Planning)-, SAP-, Buchungs- oder Warenwirtschaftssystemen lässt sich automatisch oder auf Abruf die entsprechende Bestellung auslösen.

Bei der P2P-Lösung von intex aktivieren Sie die Bedarfsmeldung über ein übersichtliches Webformular und können so einen automatisierten Genehmigungsprozess auslösen: Der zuständige Empfänger erhält alle notwendigen Informationen, für eine lückenlose Nachverfolgung erfolgt zugleich die Datenübertragung in eine elektronische Akte.

Beispielsituation:

Die Warenorder ist beim Lieferanten eingegangen, dieser verschickt eine Auftragsbestätigung. Dabei handelt es sich um ein verbindliches Dokument, das wichtige Bestelldaten umfasst wie die exakten Artikeldaten, die Menge, Preise, Konditionen und Liefertermine. Fallen in diesem Teilschritt Fehler auf, lässt sich die Bestellung noch ändern. Eine eingehende Prüfung ist daher für den gesamten weiteren P2P-Ablauf relevant. Im besten Fall übernimmt diesen Part die Person, die die Bestellung ausgelöst hat. In der Praxis ist das jedoch vor allem in großen Betrieben kaum machbar. Eine ganzheitliche Purchase-to-Pay Lösung automatisiert auch diesen Prozessschritt: Belege werden mittels automatischer Texterkennung ausgewertet und mit den Bestelldaten abgeglichen. Fehler lassen sich so rasch erkennen und bereits in diesem frühen Prozessschritt beheben. Durch die übersichtliche Darstellung haben Sie zudem die Übersicht über relevante Daten wie Bestellmengen, Preise, Rabatte und voraussichtliche Lieferdaten. So erkennen Sie nicht zuletzt etwa Preisanstiege oder Konditionsänderungen.

Stimmt die Lieferung mit der Bestellung überein, ist sie termingerecht und am korrekten Standort eingegangen? Die Warenprüfung erfordert weitere Teilschritte, die in einem manuellen Procure-to-Pay-Prozess viel Zeit kosten können. Nach der Sichtung der Lieferung kann der Lieferschein quittiert und an die zuständige
Abteilung weitergeleitet werden – je nach Unternehmensstruktur erfolgt das im Einkauf oder in der Buchhaltung. Die zuständige Abteilung sucht die jeweilige Bestellung im System heraus, verbucht den Wareneingang und ordnet den Lieferschein entsprechend zu.

Läuft Procure, bzw. Purchase to Pay automatisiert ab, werden Lieferscheine digital erfasst, mit OCR (optical character recognition)-Systemen gescannt, ausgelesen sowie an eine zentrale P2P-Lösung übergeben. Ein zuständiger Mitarbeiter erhält darüber automatisch eine Nachricht, kann die Daten abgleichen, den Eingang erfassen und die Waren freigeben. Auch mehrstufige Freigabeszenarien sind möglich und etwa bei kritischen Rohstoffen wie Gefahrengütern sinnvoll.

Eine rasche Freigabe eingehender Rechnungen verschlankt nicht nur Ihre eigenen Prozesse – auch Ihre Lieferanten werden es Ihnen danken. Meist sind mehrere Abteilungen am Belegprozess beteiligt, zudem gilt in vielen Fällen mindestens das Zwei-Augen-Prinzip.

In einem manuellen Vorgang werden Rechnungen zunächst manuell zur Weitergabe an verschiedene Kostenstellen vorsortiert und weitergeleitet. Die zuständige Abteilung prüft die Rechnungsdaten, vergleicht sie mit der Bestellung sowie dem Lieferschein und gibt sie an die Buchhaltung weiter. Hier lauern so manche Stolperfallen und zeitaufwendige Vorgänge – zum Beispiel, wenn der Lieferschein umständlich gesucht wird. In der Buchhaltung erfolgt vielfach eine abschließende Prüfung der Kostenstelle – mit der Gefahr, dass es abermals zu Rückfragen kommt. Bis zur Zahlungsanweisung vergeht so mitunter viel Zeit, die Sie besser nutzen können.

Ganzheitliche Purchase-to-Pay Lösungen erfassen und speichern eingehende Warenrechnungen automatisch und gleichen sie automatisch mit den zuvor erhobenen Bestelldaten ab. Stimmen die Bestelldaten mit den Rechnungsdaten überein und ist die Ware im Haus, kann je nach Wunsch die Bezahlung automatisch erfolgen. Wenn das System jedoch Diskrepanzen entdeckt, oder es explizit gewünscht ist, dass eine Rechnung nochmals geprüft wird, bleibt ein menschlicher Eingriff nicht aus: Die Informationen gelangen über das System an die zuständigen Bearbeiter, die sie gegebenenfalls erneut prüfen und freigeben. Anschließend werden sie im ERP- oder Rechnungssystem verbucht. Das kann ganz einfach per Knopfdruck erfolgen.

Vom Beschaffungsantrag über Lieferscheine bis hin zu Rechnungen – in einem reibungslosen Purchase-to-Pay Vorgang stehen diese Dokumente zu jeder Zeit zur Verfügung und sind von allen Beteiligten einsehbar. Der manipulationssicheren Archivierung kommt daher in jedem Prozessschritt einer Purchase to
Pay Optimierung eine tragende Rolle zu. So vermeiden Sie nicht zuletzt den Verlust wichtiger Unterlagen – was unter Umständen auch rechtliche Konsequenzen haben kann, etwa wenn es sich um steuerlich relevante Daten oder solchen mit bestimmten Aufbewahrungsfristen handelt. Die digitale Archivierungslösung von intex erfüllt die Anforderungen der GoDB und DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung). Ein solches System ist fester Bestandteil einer P2P-Lösung und stellt sicher, dass alle berechtigten Personen auf einen einheitlichen Datenstamm zugreifen.

Von der Bestellung bis zur Bezahlung muss es kein weiter Weg sein: Eine digitale Purchase to Pay Lösung verknüpft die zahlreichen Einzelschritte im Beschaffungsmanagement nahtlos miteinander. Sie beginnt mit einem automatisierten, gesteuerten Beschaffungsantrag und mündet in einem deutlich verschlankten Zahlungsprozess.

Durch vorgegebene Workflows reduziert sich der Arbeitsaufwand für die Mitarbeiter, Fehlerquellen werden eliminiert und Sie nutzen ohne umständliche Recherche zentrale Einkaufspreise. Automatische Weiterleitungen von Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen an die zuständigen Personen oder Abteilungen, verkürzen obendrein die Entscheidungswege.

Die Umstrukturierung des Einkaufsprozesses lohnt sich: Sie profitieren von kürzeren und sicheren Entscheidungswegen, sparen Zeit, Kosten und Aufwand. Vernetzte P2P-Lösungen bergen durch beschleunigte Vorgänge und eine schnellere Rechnungsbearbeitung schließlich das Potenzial, die Zusammenarbeit mit Lieferanten zu verbessern – und das sichert nicht zuletzt Ihre Wettbewerbsfähigkeit.