Teepause mit…

Anja Ritter,
IT Business Application Consultant
GEA Refrigeration Germany GmbH

Anja Ritter ist seit 2002 Teil der GEA (ehemals „Grasso“). In diesem Jahr feiert Frau Ritter also Ihr 20 Jähriges Firmenjubiläum!

Film- oder Serientipp: Star Wars, Disney von Marvel bis zu den Trickfilmen

Heimliches Hobby: lange Spaziergänge durch die Natur

Lieblingsgetränk: Früchtetee und Apfelsaft

Mein Herz schlägt für: Kegeln, Garten und meine Zwillinge

Anja Ritter

Lesezeit: 4 Minuten

Hallo Frau Ritter, vielen Dank, dass Sie sich die Zeit für ein Gespräch nehmen. GEA setzt nun seit 2015 auf das iCenter – unsere Lösung zur automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung. Ich freue mich auf Ihre Einblicke zum Projekt!

Was macht GEA und wie ist Ihre Rolle?

GEA besteht aus über 200 Firmen und in einer dieser Firmen arbeite ich: GEA Refrigeration GmbH in Berlin mit einer Außenstelle in Halle. Wir beschäftigen 250 Mitarbeiter und erreichen dieses Jahr etwa 100 Mio. € Umsatz!

Unser Bereich produziert große Kälteanlagen für Industrieteile oder Zusatzteile wie Verdichter. Man findet diese oft in Lagerhallen, Brauereien oder in der Schifffahrt.

Ich selbst bin ERP-Betreuerin und das Bindeglied zu anderen Programmen wie jetzt beispielsweise dem intex iCenter für Eingangsrechnungen oder dem Zoll.

Auszug der Firmenbeschreibung auf der Website: „GEA ist weltweit einer der größten Systemanbieter für die Nahrungsmittel-, Getränke- und Pharmaindustrie. Der international tätige industrielle Technologiekonzern fokussiert sich dabei auf Maschinen und Anlagen sowie auf anspruchsvolle Prozesstechnik, Komponenten und umfassende Servicedienstleistungen. Mit mehr als 18.000 Beschäftigten generierte der Konzern im Geschäftsjahr 2020 einen Umsatz von mehr als 4,6 Mrd. EUR. Ein wesentlicher Schwerpunkt liegt darin, die Produktionsprozesse der Kunden immer nachhaltiger und effizienter zu gestalten. Die Anlagen, Prozesse und Komponenten von GEA tragen weltweit dazu bei, etwa den CO2-Ausstoß, den Einsatz von Plastik und den Nahrungsmittelabfall in der Produktion erheblich zu reduzieren. Ganz im Sinne seines Unternehmens-Leitbilds „engineering for a better world“ leistet GEA dadurch einen entscheidenden Beitrag für eine nachhaltige Zukunft.“

Was waren die alltäglichen Herausforderungen für GEA? Warum musste eine digitale Lösung her und welche Ziele haben Sie sich für den Einsatz einer digitalen Lösung gesteckt?

Da muss ich eine kleine Geschichte erzählen, weil die einfach dazugehört: Vorher hatten wir einen anderen Anbieter und waren damit eigentlich auch zufrieden. Aber es gab steuerrechtliche Vorschriften wie z.B. dass Rechnungen aus E-Mails nicht einfach nur ausgedruckt und wieder eingescannt werden dürfen. Und unser Anbieter hatte dafür keine Lösung. Unser ERP-Partner PSIpenta hat uns dann ihren Partner vorgestellt. Das war die intex. Ihr Kollege Jürgen Ehard hat vor drei Mitarbeitern aus der Buchhaltung und vor vier Einkäufern präsentiert. Innerhalb von zwei Stunden hatte er – statt wie vor dem Gespräch sieben Gegner – nun sieben Fürsprecher für die „iCenter“-Lösung der intex. Auf jede Frage hatte er schon eine Antwort parat. Die benötigten Funktionen waren schon in iCenter enthalten und das hat uns absolut überzeugt. Für uns war das die „Eierlegende Wollmilchsau“. Ich denke da an die Funktionen der Mengenprüfung oder an das direkte Versenden der Rechnung aus iCenter an Lieferanten, falls man Rückfragen hat. Wir sind heute überaus glücklich, dass wir uns sehr schnell für intex entschieden haben!

Was waren die Entscheidungskriterien und der Weg für intex als Dienstleister und für die Lösung iCenter?

Die Antwort darauf habe ich eigentlich schon mit der Geschichte vorweggenommen…

Aber einen Angebotsvergleich gab es tatsächlich gar nicht. Andere Anbieter, die wir uns am Rande angesehen haben, haben zum Teil die Rechnungen nach Indien geschickt, um sie dort manuell auszulesen. Wir wollten jedoch unsere Kollegen für die Beleglesungssoftware behalten und das nicht outsourcen.

Wir sind dann im Frühjahr 2015 extra zur CeBIT gefahren, um uns mit Jürgen Ehard noch einmal zu treffen und haben uns dann entschieden. Der GoLive des iCenter war dann etwa ein halbes Jahr später im Herbst 2015.

Wie wurde das Projekt initiiert und wie war der Projektablauf?

Zuerst gab es einen Workshop mit allen Beteiligten. Dort haben wir eine IST-Analyse und ein Lastenheft erstellt. An dieses Konzept haben wir uns dann auch gehalten und das hat sehr gut funktioniert.

Ein Beispiel für die gute Zusammenarbeit: intex hat mit uns konkrete Vorlagen erarbeitet, wie die Lieferanten-Rechnungen für eine optimale Verarbeitung aussehen sollen. Diese Infos haben wir dann direkt als Rundbrief an unsere Lieferanten geschickt.

Was waren Ihre persönlichen Highlights im gemeinsamen Digitalisierungsprojekt? Und welche Funktionen des iCenter begeistern Sie am meisten?

Vorneweg: Wir haben mittlerweile eine Dunkelbuchungsquote der Rechnungen von über 67% und damit auch eine sehr hohe Erkennungsrate bei der Beleglesung. Das ist ein hervorragendes Ergebnis. Wir müssen uns also nur noch 33% der Rechnungen in iCenter anschauen und prüfen.

Außerdem haben wir sehr viele Regeln und Prüfungen an unsere individuellen Bedürfnisse einbauen lassen und das läuft alles im Hintergrund ohne Probleme. Ein Beispiel ist das Vier-Augen-Prinzip bei Bewirtungsrechnungen. Also grundsätzlich begeistert es uns, dass das System nicht starr ist, sondern verschiedenste Möglichkeiten bietet.

Ein weiteres Highlight für uns ist, dass das iCenter ein komplettes Archiv dahinter hat, das aus CSS und PSIpenta aufrufbar ist. Beim alten Archiv mussten wir uns immer neu anmelden und jetzt können wir sogar in PSIpenta nach den Belegen im iCenter recherchieren. Außerdem versenden wir heute sogar mittels einer Individualanpassung unsere Ausgangsrechnungen über das iCenter.

Ein großer Wunsch unsererseits war immer die Möglichkeit, Auswertung zu erstellen. So können wir bspw. herausfinden, bei welchen Lieferanten es welche Probleme gibt. Die Kollegen von intex haben sich die Business Intelligence Software „Evidanza“ angesehen und in dem System dann neue individuelle Auswertungen gebaut. Soweit ich weiß war das die Geburtsstunde des heutigen „intex Cube„.

Wie verlief / verläuft die gemeinsame Zusammenarbeit?

Wir hatten vor einiger Zeit bei intex einen Projektleiterwechsel von Maximilian Munkert zu Heiko Roth. Die Übergabe und Abstimmung zwischen den beiden Kollegen hat richtig gut geklappt. Und auch heute, wenn Herr Roth mal nicht erreichbar ist, hilft uns immer auch Herr Munkert gerne noch weiter.

Ein großes Lob auch an den Support: Dort bin ich nicht nur ein Ticket, sondern es kümmert sich jemand um mein Anliegen.

Es macht riesen großen Spaß mit der intex zusammenzuarbeiten. Wir waren im September 2021 nochmal bei Ihnen im Haus und haben Updates besprochen und wieder neue Ideen gehabt. Dabei haben wir neue Herangehensweisen wie z.B. eine Vorlagenverwaltung ausgearbeitet. Das System lebt also weiter und wir schöpfen gerne aus den vielen Möglichkeiten!

Und ich muss an der Stelle auch erwähnen, dass ein Besuch bei intex es immer wert ist, wenn die Küchenfee Barbara Schlegl im Hause ist. Das Essen schmeckt einfach super lecker!

Wie geht Ihre digitale Transformation weiter?

Als nächstes Projekt haben wir uns schon das ocCenter zur automatisierten Verarbeitung von Auftragsbestätigungen vorstellen lassen. Wir haben in den Bestellungen etwa 80% Serienartikel und damit immer einen Bestellbezug bei den Positionen der Auftragsbestätigungen. Da macht eine Automatisierung definitiv Sinn! Aktuell lesen wir Auftragsbestätigungen nur aus und tragen die Informationen dann händisch im ERP ein.

Es hat mir sehr viel Spaß gemacht, mit Ihnen ein Tässchen Tee zu trinken und zu plaudern! Vielen Dank für die wertvollen Einblicke in Ihr Unternehmen und in das Projekt mit intex.
David Naßler