Ein großer Vorteil der digitalen Rechnungsverarbeitung mit SharePoint ist die vollständige Nachvollziehbarkeit und Archivierung aller Vorgänge. Während papierbasierte Prozesse oft unübersichtlich sind und Dokumente verloren gehen können, ermöglicht SharePoint eine lückenlose, strukturierte Verwaltung aller Rechnungen.

Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?

• Jede Rechnung bleibt auffindbar – Kein langes Suchen mehr, sondern schnelle Volltextsuche in SharePoint.
• Automatische Versionierung – Änderungen werden dokumentiert, sodass immer klar ist, wer wann was geprüft hat.
• Revisionssichere Archivierung – Rechnungen werden nach GoBD-Vorgaben gespeichert und sind jederzeit abrufbar.
• Audit-Logs und Benutzerrechte – Sie definieren, wer Zugriff hat, und stellen sicher, dass keine Daten manipuliert werden.
• Compliance & Datenschutz – Alle Daten werden sicher in Microsoft 365 gespeichert und sind DSGVO-konform geschützt.

Warum ist das wichtig?

Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Mit einem automatisierten SharePoint Rechnungsworkflow sind alle Rechnungen ordnungsgemäß archiviert und jederzeit prüfbar. Ob interne Audits oder externe Prüfungen – Sie haben jederzeit den vollen Überblick über alle Buchungen und Dokumente.

Durch diese digitale Transparenz sparen Sie nicht nur Zeit, sondern schützen sich auch vor rechtlichen Risiken und finanziellen Verlusten.

Häufig gestellte Fragen:

• Wie lange dauert die Implementierung eines SharePoint Rechnungsworkflows? Die Lösung ist in 2 Monaten einsatzbereit.
• Wie hoch sind die Kosten für die Einführung der SharePoint Rechnungsverarbeitung? Sie erhalten die Lösung ab 255,-€ (netto) pro Monat.

Jedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen an die Rechnungsverarbeitung. Während in einem Unternehmen eine einfache Zwei-Stufen-Freigabe ausreicht, benötigen andere eine mehrstufige Prüfung mit Eskalationsstufen. Mit SharePoint können Sie maßgeschneiderte Workflows erstellen, die genau zu Ihren internen Abläufen passen.

• Flexible Genehmigungsprozesse – Legen Sie fest, welche Rechnungen automatisch freigegeben werden und wann eine manuelle Prüfung erforderlich ist.
  
  
• Dynamische Freigabestufen – Abhängig von Betrag, Kostenstelle oder Lieferant können Freigaben durch verschiedene Abteilungen erfolgen.
• Eskalationsmanagement – Falls eine Rechnung nicht innerhalb der Frist bearbeitet wird, erhält der zuständige Mitarbeiter automatisch eine Erinnerung.
  
  
• Automatische Buchung nach Prüfung – Nach der finalen Freigabe wird die Rechnung automatisch in das ERP-System übertragen.

Ihr Vorteil: Anstatt starre Prozesse aufzuzwingen, passt sich SharePoint Ihren Unternehmensabläufen an. Das sorgt für eine reibungslose Integration und höhere Akzeptanz bei den Mitarbeitern.

Ein digitaler SharePoint Rechnungsworkflow verbessert nicht nur die Rechnungsverarbeitung, sondern kann auch mit weiteren Unternehmensprozessen kombiniert werden. Mit zusätzlichen Erweiterungen wie Vertragsmanagement, Qualitätsmanagement und digitalen Akten schaffen Sie eine durchgängige Lösung, die Ihre gesamte Dokumentenverwaltung optimiert.

Vertragsmanagement – Automatisierte Verwaltung von Lieferantenverträgen
Mit einem Vertragsmanagement mit SharePoint können Sie Verträge direkt mit Rechnungen verknüpfen. So behalten Sie den Überblick über Zahlungsfristen, Kündigungsfristen und Vertragsverlängerungen. Automatische Erinnerungen stellen sicher, dass Sie nie eine wichtige Frist verpassen.

Qualitätsmanagement – Prozesse überwachen und optimieren
Mit einem Qualitätsmanagement mit SharePoint lassen sich Qualitätsstandards und Prüfberichte nahtlos in den Rechnungsworkflow integrieren. So kann beispielsweise sichergestellt werden, dass eine Rechnung erst freigegeben wird, wenn eine Wareneingangsprüfung erfolgreich abgeschlossen wurde.

Digitale Akten – Rechnungen strukturiert und nachvollziehbar archivieren
Durch die Integration mit Shareflex DMS lassen sich Rechnungen direkt in digitalen Akten speichern und mit anderen geschäftsrelevanten Dokumenten verbinden. Egal ob Kunden-, Lieferanten- oder Projektakten – Sie haben immer die vollständige Historie auf einen Blick.

Diese Erweiterungen ermöglichen einen ganzheitlichen Ansatz für Ihre Geschäftsprozesse. Anstatt Rechnungen isoliert zu betrachten, werden sie in einen gesamtheitlichen digitalen Workflow integriert – für mehr Transparenz, Effizienz und Kontrolle.

Optimieren Sie nicht nur Ihre Rechnungsverarbeitung, sondern Ihr gesamtes Dokumentenmanagement – alles mit SharePoint!