Digitale
Archivierung

Der erste Schritt zu einem papierlosen Büro.

Sie sind noch nicht auf den digitalen Zug aufgesprungen. Dann begleiten wir Sie gerne auf Ihrem Weg zur digitalen Archivierung Ihrer Dokumente.

Mit der Entscheidung für die digitale Archivierung ist es ratsam auf eine Dokumentenmanagement-Software (DMS) umzusteigen. Das Arbeiten mit digitalen Unterlagen ist schneller und effizienter als die Handhabung von Papierdokumenten. Die Prozesse in ihrem Unternehmen werden beschleunigt und Sie sparen Arbeitszeit und Geld ein. Schließlich verbringen Angestellte einen großen Teil Ihrer Arbeitszeit mit dem Erstellen, Überprüfen, Weiterleiten und Ablegen von Papieren. Ganz zu schweigen von der Suche nach Dokumenten in einem physischen Aktenarchiv. Genau diesen Zeitfressern kommt die digitale Archivierung entgegen. Ist ein Dokument erst einmal abgelegt, lässt es sich dank der Suche binnen Sekunden finden.

Natürlich wird es erst einmal viel Arbeit sein, Ihre bereits vorhandenen Dokumente in Papierformat digital zu archivieren. Warum sich dieser Aufwand aber definitiv für Sie lohnen wird, lesen Sie auf den folgenden Seiten des Artikels.

Zuerst einmal sollten wir klären, was ein Dokumenten-Management-System ist. Unter DMS versteht man eine datenbankgestützte Verwaltung von elektronischen
Dokumenten aller Art. Ziel einer DMS ist es, Schriftstücke zu archivieren und sie unternehmensweit zugänglich zu machen. Sie dient zur Organisation und Koordination von Entwicklung, Überarbeitung, Kontrolle und Verteilung von Dokumenten. Eine solche Software speichert die Daten Ihrer Unterlagen elektronisch in der Cloud oder lokal ab. Alte wie neue Dokumente müssen digitalisiert werden, sofern sie Ihr Unternehmen nicht schon in digitaler Form erreichen. Eine wichtige Anforderung zur Einführung des DMS ist die Schulung ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren.

Mit einer Dokumenten-Management-Software erfüllen Sie zudem bestimmte Richtlinien, die bei der Archivierung stets beachtet werden müssen.
Hier kommt die GoBD ins Spiel. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und
Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) regelt gesetzlich, wie lange und in welchem Umfang Unterlagen, Dokumente und Belege im Unternehmen aufbewahrt werden müssen. Die GoBD gilt dabei für alle Unternehmensformen, sowie für Selbstständige und Freiberufler.

Die meisten Ihrer Unterlagen müssen Sie 10 Jahre aufbewahren. Nun können Sie sich vorstellen, wie viele Papierstapel über die Jahre entstehen können. Dazu gehören Dokumente wie Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare, Lageberichte oder auch Rechnungen.

Des weiteren besteht auch eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist. Diese gilt für empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe (z.B. Angebote, Frachtbriefe, Lieferscheine), Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

• Zudem darf die Sicherheit bei Ihrem Tool nicht vergessen werden. Der Umgang mit elektronisch verarbeiteten personenbezogenen Daten und Dokumenten wird seit dem 25. Mai 2018 durch die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geregelt.
• Sie legt fest, wie personenbezogene Daten vor dem Zugriff Dritter geschützt werden müssen.
• An dieser Stelle eröffnet sich die Problematik der Aufbewahrungsfristen und die Einhaltung der DSGVO.
• Grundsätzlich gilt allerdings: Wenn eine Pflicht zur Aufbewahrung vorliegt, muss diese eingehalten werden und kann in der Regel nach der DSGVO gerechtfertigt
  werden.

• Die automatisierten Archivierungsprozesse helfen Ihnen, ein Chaos im digitalen Papierstapel zu verhindern, dadurch wird jedes Dokument gleich behandelt und es kommt nichts abhanden.
• Mithilfe der DMS-Software können Sie Veränderungen an Dokumenten detailliert protokollieren. Damit bleiben ihre Unterlagen revisionssicher.
• Bei einer regelkonformen Archivierung können Sie einer Betriebsprüfung gelassen entgegensehen.

Neben dem großen Vorteil der Zeiteinsparung spielt auch die Nachhaltigkeit eine große Rolle. Besonders heutzutage müssen wir auf unseren CO₂-Fußabdruck achten, daher sind große Mengen an Papier in Ihrem Unternehmen alles andere als förderlich. Besonders in großen Unternehmen ist das eine Herausforderung, die noch gemeistert werden will. Die digitale Archivierung schafft diesem Problem Abhilfe und bringt dabei eine Menge Effizienz mit. Der benötigte Stauraum für die Archivierung wird kleiner, Lagerungskosten werden reduziert.

Zudem benötigen Sie auch in der technologischen Hinsicht nicht allzu viel. Ein Computer, Laptop oder mobiles Gerät in Verbindung mit einem Dokumenten-Management-System sind ausreichend für die Nutzung der digitalen Archivierung.
Dieses Tool hilft Ihnen auch dabei, die Gesetze der Archivierung einzuhalten, wie die Richtlinien der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB). Während physische Unterlagen verändert werden könnten, sind digital archivierte Dokumente für Veränderungen unantastbar. Das bringt die Revisionssicherheit ins Spiel: Unternehmen dürfen schließlich nur auf diese Weise Dokumente in die Archivierung geben.

Ein digitales Archiv der intex ist somit ein guter Start für ein Unternehmen in die Richtung der Digitalisierung. Wir begleiten Sie Schritt für Schritt bei Ihrer Umstellung zum papierlosen Büro und beraten Sie in allen Punkten.

Hier können Sie sich die Informationen auch als Whitepaper herunterladen.

Haben Sie noch weitere Fragen zu diesem Thema?

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