Spezialmaschinen sind die Kernkompetenz

Spezialmaschinen für die Pharma- und Kosmetikindustrie sind die Kernkompetenz der Crailsheimer groninger & co. gmbh. Im Hauptwerk in Crailsheim fertigen über 600 Mitarbeiter Anlagen für die pharmazeutische Industrie mit dem Schwerpunkt Flüssigabfüllung von Medikamenten. Im bayerischen Schnelldorf bauen 150 Mitarbeiter Anlagen für die kosmetische Industrie. Schließlich gibt es noch etwa 40 Mitarbeiter im Service- und Montagestandort in Charlotte, North Carolina, USA, sowie Vertretungen in über 35 Ländern. 850 Mitarbeiter erwirtschaften einen jährlichen Umsatz von über 100 Millionen Euro. Von 1980 bis heute sorgen über 1.200 produzierte Verarbeitungsanlagen weltweit für die Verarbeitung von chemischen, kosmetischen und pharmazeutischen Präparaten. Heute liegt ein Schwerpunkt auf Anlagen für die Flüssigabfüllung von Spritzen und Vials sowie vor- und nachgelagerten Prozessen wie Reinigen, Sterilisieren und Abfüllen. »Die technischen Vorgaben unserer Kunden müssen für jede Maschine neu konstruiert werden, so dass letztlich fast ausschließlich Unikate gefertigt werden«, erläutert Einkaufsleiter Thomas Ilg.

DMS und ERP sollen zusammen passen

Von Angeboten über Bestellungen, Konstruktionszeichnungen und Rechnungen bis zum Schriftverkehr besteht für eine Unmenge an Schriftstücken eine Aufbewahrungspfl icht. Allein der Einkauf füllte jährlich 600 bis 1.000 Ordner. »Wir konnten in den letzten Jahren stetig expandieren, so kam es zum Platzproblem«, erinnert sich Ilg. Folglich beschloss die Geschäftsleitung, die Archivierung zu digitalisieren. Bei einer Ausschreibung für ein geeignetes Dokumentenmanagementsystem (DMS) kamen letztlich drei Anbieter in die engere Auswahl. Schließlich entschied man sich klar für das Easy-Archiv und das iCenter zur automatisierten Rechnungsverarbeitung der Firma intex Informations-Systeme GmbH aus Lauf bei Nürnberg, einem Premium Partner der Easy Software AG.
Neben der Tatsache, dass die Ansprechpartner sehr kompetent waren, nennt Ilg einen weiteren wesentlichen Punkt: »Ganz wichtig war für uns eine optimale Einbindung in unser ERP-System PSIpenta. Da wollten wir eine optimale Kopplung und Kommunikation haben. Und da war intex führend.« Vor allem bei der elektronischen Rechnungskontrolle spürt man, dass die Schnittstellen zwischen dem ERP-System und der intex-Lösung sehr gut aufeinander abgestimmt sind und eine störungsfreie Rechnungskontrolle sicherstellen.

Gründliche Tests

In Probeläufen testete man die Schnittstellen zum ERP-System und zur Finanzsoftware Varial, um eventuelle Kinderkrankheiten auszumerzen oder auch kleine Anpassungen einzuführen. »So mussten wir die Belegerkennungssoftware FCI formcraft invoice© einlernen, damit sie die einzelnen, gelesenen Werte besser zuordnen kann«, nennt Ilg ein Beispiel.

Belegerkennung mit FCI formcraft invoice©

Die Software liest nun automatisch Daten wie Lieferantennummer und Belegdatum ein und ordnet sie der entsprechenden Bestellnummer zu. Anschließend testete man die gesamte Archivierung, indem man absichtlich Fehler einbaute und so die Sorgfalt und Richtigkeit des Systems sicherte. Ein Zusatzmodul erlaubt es, die Daten, die der Einkauf über Microsoft Offi ce erhält – also Word, Excel, Outlook – über einen Button automatisch zu archivieren. Es muss also nichts mehr ausgedruckt und gescannt werden, sondern alles wird anhand definierter Kennzahlen wie Bestellnummer oder Werkskennung sofort digital zugeordnet und archiviert.

Nur noch die halbe Zeit

Dabei werden die eingegangenen Rechnungen kurz manuell besehen und Büro- und Heftklammern sowie doppelte Kopien entfernt. »Dann geht alles stoßweise in den Scanner«, erklärt Ilg: »Ich mache da immer Päckchen mit 20, 30 Belegen.« Wenn ein Beleg eingescannt ist, fi ndet sofort eine automatische Belegprüfung statt, die Belege werden gescannt, erkannt, Bestellungen zugeordnet und einer Rechnungskontrolle unterzogen. Das System verteilt sie dann automatisch auf die einzelnen Sachbearbeiter. »Wir benötigen für die Rechnungskontrolle nur noch die Hälfte der Zeit«, ist sich Ilg sicher.

Die Produkte erhalten teilweise Werkszeugnisse, die dem Kunden die Materialqualität bestätigen. Heute ist diese Dokumentation von Beginn an digitalisiert und die Dokumente stehen ohne langes Suchen in kürzester Zeit zur Einsicht bereit oder können dem Kunden per E-Mail geschickt werden. Bestellungen aus dem ERP-System archiviert das System automatisch mit dem Druckauftrag. Umgekehrt verbucht es jede Rechnung, die das iCenter freigibt, automatisch in PSIpenta.

Automatisierte Effizienz

Auch über die Zusammenarbeit mit dem IT-Partner zeigt sich Ilg zufrieden: »Wir sind immer bestrebt, unsere Systeme effi zienter einzusetzen und fi nden bei intex stets kompetente Unterstützung.« So hat man gemeinsam mit den Spezialisten aus Lauf gerade einen weiteren Prozess optimiert: Früher mussten die Zeichnungen, die man den Lieferanten beistellte, immer aus dem Programm der Konstruktion abgeholt, ausgedruckt und per Fax verschickt werden. Heute fi ndet dieser Zugriff automatisch statt; die Zeichnungen werden per E-Mail verschickt und gleichzeitig dem Archiv zugeführt. »Waren wir früher ein bis anderthalb Stunden damit beschäftigt, ist diese Zeit heute gleich Null. Das läuft jetzt softwaretechnisch allein«, freut sich Ilg.

Die Crailsheimer Einkaufsabteilung fungierte bislang als Pilot mit der Absicht, die elektronische Archivierung und Rechnungsverarbeitung später auch auf andere Abteilungen zu übertragen. Inzwischen archiviert schon das Werk Schnelldorf elektronisch und hat ab Herbst 2013 das iCenter in Betrieb. Die anfängliche Skepsis der Mitarbeiter, deren Arbeitsalltag sich durch die papierlose Bearbeitung komplett geändert hat, ist rasch geschwunden. »Ich glaube, niemand würde das DMS und das iCenter heute wieder hergeben, weil man die Vorteile sehr schätzt«, so Ilg. Im Verwaltungstrakt der Zentrale konnte man inzwischen eine komplette Etage freiräumen und der Firma produktiv etwa als Lagerfläche zur Verfügung stellen. Die Halbierung des Zeitaufwands bei der Rechnungsverarbeitung und die Automatisierung etlicher Prozesse erhöhen die Effizienz, minimieren die Fehlerquote und demonstrieren so den Erfolg der Kooperation zwischen groninger und intex, die auch künftig weiter zusammenarbeiten wollen.