Digitale
Reisekostenabrechnung
& Spesenabrechnung

Mit der digitalen Reisekosten- und Spesenabrechnung von intex sinkt Ihr Abrechnungsaufwand deutlich und Sie erhalten einen besseren Überblick über Ihren Prozess. Profitieren Sie von einer komfortablen, anwenderfreundlichen Reisekostenabrechnung am Computer oder Smartphone.

Mit der digitalen Reisekosten- und Spesenabrechnung von intex sinkt Ihr Abrechnungsaufwand immens

Digitale
Reisekostenabrechnung
& Spesenabrechnung

Mit der Reisekosten- und Spesenabrechnung von intex sinkt Ihr Abrechnungsaufwand deutlich und Sie erhalten einen besseren Überblick über Ihren Prozess. Profitieren Sie von einer komfortablen, anwenderfreundlichen Reisekostenabrechnung am Computer oder Smartphone.

Die Highlights unserer Reisekostenabrechnung
Unsere Reisekostenabrechnung und Spesenabrechnung

Papierloses und automatisiertes
Reisekosten-Management

Papierloses
Reisekosten-Management

Die Bearbeitung von Auslagen, Reisekosten und Spesen ist für Unternehmen sowie für Mitarbeiter ein aufwändiger Prozess, bei dem unzählige Belege wie Hotelrechnungen, Tankbelege, Bahntickets etc. in Papierform zwischen Mitarbeitern und der Buchhaltung ausgetauscht werden. Hier beginnt das Belegchaos und oftmals lange Wartezeiten für Bearbeitung und Rückerstattung – Genau an dieser Stelle schafft unsere digitale Reisekostenabrechnung Abhilfe.

Zwar wird die Abrechnung damit nicht überflüssig, aber Ihre bisherige Zettelwirtschaft wird abgeschafft und Ihre Mitarbeiter profitieren von deutlich weniger Abrechnungs- und Verwaltungsaufwand. Denn die gesamte Abrechnung folgt einem logischen Workflow: von der Anlage einer neuen Abrechnung bis hin zur revisionssicheren Archivierung. Dabei kann über eine Weboberfläche oder auch übers Smartphone auf die Lösung jederzeit und ortsunabhängig zugegriffen werden.

Die Bearbeitung von Auslagen, Reisekosten und Spesen ist für Unternehmen sowie für Mitarbeiter ein aufwändiger Prozess, bei dem unzählige Belege wie Hotelrechnungen, Tankbelege, Bahntickets etc. in Papierform zwischen Mitarbeitern und der Buchhaltung ausgetauscht werden. Hier beginnt das Belegchaos und oftmals lange Wartezeiten für Bearbeitung und Rückerstattung – Genau an dieser Stelle schafft unsere digitale Lösung Abhilfe.

Zwar wird die Abrechnung damit nicht überflüssig, aber Ihre bisherige Zettelwirtschaft wird abgeschafft und Ihre Mitarbeiter profitieren von deutlich weniger Abrechnungs- und Verwaltungsaufwand. Denn die gesamte Abrechnung folgt einem logischen Workflow: von der Anlage einer neuen Abrechnung bis hin zur revisionssicheren Archivierung. Dabei kann über eine Weboberfläche oder auch übers Smartphone auf die Lösung jederzeit und ortsunabhängig zugegriffen werden.

So bietet die Lösung eine einfache, intuitive Web-Oberfläche, die gemäß Ihrer Unternehmensansprüche individualisiert werden kann. Die dazugehörige App bietet noch mehr Flexibilität, da Belege direkt nach Erhalt protokolliert werden können. Beispielsweise erhalten Sie durch ein manuell konfigurierbares Dashboard eine strukturierte Zusammenfassung der offenen und genehmigten Abrechnungen sowie zügige Neuanlagen mit praktischen Schnellzugriffen. Zudem besteht für jede angelegte und eingereichte Abrechnung die Möglichkeit eine übersichtliche PDF zu generieren, in der alle Ausgaben und Pauschalen gelistet sind.

Unsere digitale Reisekostenabrechnung folgt einem logischen Workflow, der an Ihre internen Prozesse angepasst wird. Einige Beispiele dazu:

Verpflegungsmehraufwände: Bei Dienstreisen, die mehr als acht Stunden andauern, stehen Ihnen Verpflegungsmehraufwände zu. Für welchen Tag welche Pauschalen anfallen berechnet das System, das stets auf dem aktuellsten Rechtsstand ist, automatisch.
Ausgaben, Belege und Quittungen: Jeder einzureichende Beleg wird separat als einzelne Ausgabe erfasst. Währungen, Zahlungsarten und Steuersätze werden berücksichtigt. Wenn alle Angaben vollständig sind, wird die Ausgabe der entsprechenden Abrechnung zugeordnet.
Abrechnungen freigeben: Sobald alle erforderlichen Daten in der Abrechnung erfasst und alle Belege angehängt worden sind, erhält die Personalabteilung die Abrechnung zur Bearbeitung und Freigabe. Außerdem können auf Wunsch auch mehrstufige Freigaberegelungen festgelegt werden.

Durch den schnellen und klaren Ablauf der Belegkontrolle, sowie Buchung durch direkte Rückfrage- und Korrekturmöglichkeiten erhalten Sie kurze Durchlaufzeiten. Dank dem intuitiven Formular bleibt der Mitarbeiter von vielen manuellen Eingaben verschont. Auch Verpflegungspauschalen werden automatisch berechnet, gemäß Eingabe des Reisedatums und der Reisezeit. Zudem werden national und international geltende Richtlinien berücksichtigt. Zusätzlich werden zugehörige Belege übersichtlich im Formular gelistet.

  • Schnelles Abfotografieren und Zuordnen von Belegen und Quittungen mit der Reisekosten App
  • Automatische und länderabhängige Berechnung der Spesen / Verpflegungsmehraufwände
  • Kostensplittung / Zuordnung der Kosten zu verschiedenen Kostenstellen möglich
  • Kilometerpauschalen für Nutzung des Privatfahrzeuges
  • Bei Aufenthalten im Ausland: Automatische Umrechnung der Landeswährung in die Hauswährung
  • Nahtlos integrierbar in alle Systeme für ERP und Buchhaltung, mit denen Sie gerne arbeiten: z.B. SAP, DATEV oder Microsoft Dynamics NAV

Wir beraten Sie gerne

Unser Lösungsberater Toni Pick

Kontaktieren Sie Toni Pick, unseren Lösungsberater:

Telefon: +49 9123 700430
E-Mail: [email protected]

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Downloads und weiterführende
Informationen rund um die Reiskostenabrechnung

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Vorteile im Überblick

Wir stellen Ihnen hier zu unserer Lösung einige Informationen zur Verfügung.

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Webinar: Die digitale Reisekostenabrechnung

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Digitale Erfassung, automatische Berechnungen, schnelles Einreichen und Prüfen.

Die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen, Fahrtkosten und Erstattungsverfahren von Geschäftsausgaben kann schnell zum Alptraum werden. intex bietet eine moderne und intuitive Software zur Verwaltung Ihrer Reisekostenabrechnungen, die Ihnen den Alltag erheblich erleichtert. Automatisierte Benutzeroberfläche, Anpassbarkeit an Ihre Richtlinien und kompatible Integrationen sind nur einige Stichworte, die die vielen Vorteile der digitalen Reisekostenabrechnung abdecken.

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Whitepaper: intex Reisekostenabrechnung

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Die digitale Reisekostenabrechnung folgt einem logischen Workflow, der sich an Ihre internen Prozesse anpasst. Das intuitive Formular erspart Ihnen viele manuelle Eingaben, Verpflegungsmehraufwendungen werden automatisch unter Berücksichtigung nationaler und internationaler Richtlinien berechnet. Außerdem werden die zugehörigen Belege übersichtlich im Formular aufgelistet. Die digitale Abrechnung ist intuitiv über eine Weboberfläche sowie über eine mobile App-Anwendung bedienbar. Mit der digitalen Lösung sagen Sie Belegchaos und Papierschlacht ab sofort den Kampf an!

Die digitale Reisekostenabrechnung folgt einem logischen Workflow, der sich an Ihre internen Prozesse anpasst. Das intuitive Formular erspart Ihnen viele manuelle Eingaben, Verpflegungsmehraufwendungen werden automatisch unter Berücksichtigung nationaler und internationaler Richtlinien berechnet. Außerdem werden die zugehörigen Belege übersichtlich im Formular aufgelistet. Die digitale Abrechnung ist intuitiv über eine Weboberfläche sowie über eine mobile App-Anwendung bedienbar. Mit der digitalen Lösung sagen Sie Belegchaos und Papierschlacht ab sofort den Kampf an!