Reisekosten-
abrechnung

Dahin geht die Reise! Mit Ihrer digitalen Abrechnung.

BMF: Änderungen ab 01.01.2021
Reisekostenabrechnung

Reisekostenabrechnung

Dahin geht die Reise! Mit Ihrer digitalen Abrechnung.

Spesen und Reisekosten digital abrechnen

Spesen und Reisekosten digital abrechnen

Die Bearbeitung von Auslagen, Reisekosten und Spesen ist für Unternehmen, sowie für Mitarbeiter ein aufwändiger Prozess, bei dem unzählige Belege –  Hotelrechnungen, Tankbelege, Bahntickets, Restaurantbelege oder Einkäufe im Supermarkt – in Papierform zwischen Mitarbeitern und der Buchhaltung ausgetauscht werden. Hier beginnt die Papierschlacht, das Belegchaos und oftmals lange Wartezeiten für Bearbeitung und Rückerstattung.

Genau an dieser Stelle schafft unsere digitale Lösung Abhilfe. Zwar wird die Abrechnung damit nicht überflüssig, aber Ihre bisherige Zettelwirtschaft wird abgeschafft und Ihre Mitarbeiter profitieren von deutlich weniger Abrechnungs- und Verwaltungsaufwand. Die gesamte Abrechnung folgt einem logischen Workflow: von der Anlage einer neuen Abrechnung bis hin zur revisionssicheren Archivierung. Dabei kann über eine Weboberfläche oder auch übers Smartphone auf die Lösung jederzeit und ortsunabhängig zugegriffen werden. Gezählt sind die Tage des altmodischen Ausfüllens von Reiseberichten – im Fokus steht einzig und allein die komfortable, anwenderfreundliche Reisekostenabrechnung am Computer oder Smartphone.

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Reisekosten digital abrechnen:

Unsere Lösung bietet eine instinktive Oberfläche und bringt unter anderem folgende Leistungen und konkreten Vorteile mit:

  • Schnelles Abfotografieren und Zuordnen von Belegen und Quittungen mit der Reisekosten App
  • Manuell konfigurierbares Dashboard bietet eine strukturierte Zusammenfassung der offenen und genehmigten Abrechnungen und erlaubt zügige Neuanlagen mit praktischen Schnellzugriffen
  • Automatische und länderabhängige Berechnung der Spesen / Verpflegungsmehraufwände
  • Kostensplittung / Zuordnung der Kosten zu verschiedenen Kostenstellen möglich
  • Kilometerpauschalen für Nutzung des Privatfahrzeuges
  • Bei Aufenthalten im Ausland: Automatische Umrechnung der Landeswährung in die Hauswährung
  • Nahtlos integrierbar in alle Systeme für ERP und Buchhaltung, mit denen Sie gerne arbeiten: z.B. SAP, DATEV oder Microsoft Dynamics NAV
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So funktioniert die digitale Reisekostenabrechnung

Dashboard

Gleich nach dem Login wird Ihnen im Dashboard eine übersichtliche Zusammenfassung Ihrer Abrechnungen, offen sowie abgeschlossen, angezeigt. Legen Sie sich für sich passende Schnellzugriffe fest. Sehen Sie, wo sich Ihr zu erstattendes Geld befindet.

Neue Abrechnung erstellen

Dank dem intuitiven Formular bleibt der Mitarbeiter von vielen manuellen Eingaben verschont. Verpflegungspauschalen werden automatisch berechnet, gemäß Eingabe des Reisedatums und der Reisezeit. National und international geltende Richtlinien werden berücksichtigt. Zugehörige Belege werden übersichtlich im Formular gelistet.

Verpflegungsmehraufwände

Bei Dienstreisen, die mehr als acht Stunden andauern, stehen Ihnen Verpflegungsmehraufwände zu. Für welchen Tag welche Pauschalen anfallen berechnet das System, das stets auf dem aktuellsten Rechtsstand ist, automatisch.

Ausgaben, Belege und Quittungen

Jeder einzureichende Beleg wird separat als einzelne Ausgabe erfasst. Währungen, Zahlungsarten und Steuersätze werden berücksichtigt. Wenn alle Angaben vollständig sind, wird die Ausgabe der entsprechenden Abrechnung zugeordnet.

Abrechnungen freigeben

Sobald alle erforderlichen Daten in der Abrechnung erfasst und alle Belege angehängt worden sind, erhält die Personalabteilung die Abrechnung zur Bearbeitung und Freigabe. Auf Wunsch können auch mehrstufige Freigaberegelungen festgelegt werden.

Reporting: Alles im Blick

Für jede angelegte und eingereichte Abrechnung besteht die Möglichkeit eine übersichtliche PDF zu generieren, in der alle Ausgaben und Pauschalen gelistet sind.

Webinar Aufzeichnung Reisekostenmanagement
Webinar: Die digitale Reisekostenabrechnung.

Digitale Erfassung, automatische Berechnungen, schnelles Einreichen und Prüfen.

Die Verwaltung der Reisekostenabrechnungen, Fahrtkosten und Erstattungsverfahren von Geschäftsausgaben kann schnell zum Alptraum werden. intex bietet eine moderne, intuitive Software zur Verwaltung Ihrer Reisekostenabrechnungen und erleichtert Ihren Alltag damit erheblich. Automatisierte Benutzeroberfläche, Anpassungsfähigkeit gemäß Ihren Richtlinien und kompatible Integrationen sind nur einige der Stichwörter, die die vielen Vorteile der digitalen Spesenabrechnung abdecken.

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Whitepaper: intex Reisekostenabrechnung

Die digitale Reisekostenabrechnung folgt einem logischen Workflow, der an Ihre internen Prozesse angepasst wird. Dank dem intuitiven Formular bleibt der Mitarbeiter von vielen manuellen Eingaben verschont. Verpflegungsmehraufwände werden automatisch berechnet; national und international geltende Richtlinien werden berücksichtigt. Zugehörige Belege werden übersichtlich im Formular gelistet. Die digitale Abrechnung ist in einer Web-Oberfläche intuitiv bedienbar, sowie über eine mobile App-Anwendung. Mit der digitalen Lösung sagen Sie Belegchaos und Papierschlacht ab sofort den Kampf an!

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Wir implementieren anwenderorientierte Softwarelösungen, die sich nahtlos in bestehende Geschäftsprozesse integrieren und diese durch Automatisierung optimieren.