Gut beraten
mit intex
Unser Projektmanagement

Mit unserem Projektmanagement wird die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse erfolgreich.

Wir beraten Sie für Ihre digitalen Geschäftsprozesse

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Mit unserem Projektmanagement wird die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse erfolgreich.

Wir beraten Sie gerne individuell mit unserem Projektmanagement.
Unser Projektmanagement für Ihren individuellen Geschäftsprozess.

Einblicke in unser
Projektmanagement

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Projektmanagement

Wir verstehen uns als Dirigent, der ein Ensemble aus unterschiedlichen Bausteinen und Lösungen namhafter Hersteller mit eigenen Lösungen kombiniert und daraus ein Meisterstück komponiert: Ihren neuen digitalen Geschäftsprozess.

Um Zukunft bauen zu können, muss man die Vergangenheit kennen. Ähnlich verhält es sich mit der Digitalisierung in Unternehmen. Eine Software über einen analogen Prozess zu legen ist noch lange keine Digitalisierung. Vielmehr steht die beratende Analyse und Prozessoptimierung im Vordergrund und erst dann die Abbildung in einer Software.

Wir verstehen uns als Dirigent, der ein Ensemble aus unterschiedlichen Bausteinen und Lösungen namhafter Hersteller mit eigenen Lösungen kombiniert und daraus ein Meisterstück komponiert: Ihren neuen digitalen Geschäftsprozess.

Um Zukunft bauen zu können, muss man die Vergangenheit kennen. Ähnlich verhält es sich mit der Digitalisierung in Unternehmen. Eine Software über einen analogen Prozess zu legen ist noch lange keine Digitalisierung. Vielmehr steht die beratende Analyse und Prozessoptimierung im Vordergrund und erst dann die Abbildung in einer Software.

Digitalisierungsprojekte werden dem Kunden häufig so verkauft, dass die Fachabteilung weniger Aufwand hat. Das ist in den ersten Wochen oder Monaten während der Projekteinführung nicht der Fall. Verglichen mit dem bisherigen Prozess entsteht häufig Mehraufwand und Änderungen im Bestellwesen sind notwendig.

Oft weiß die Fachabteilung des Kunden selbst nicht, warum bestimmte Bestellungen unterschiedlich sind (z.B. bei Zu- / Abschlägen). Es fallen Aussagen wie: „Wir können nicht anders bestellen.“, „Die Rechnung kann durch Kreditoren nicht anders ausgestellt werden.“ oder „Wir müssen uns an das System anpassen, anstatt dass sich das System an uns anpasst.“.

Wir setzen bei vielen Lösungen auf bewährte Templates. Wenn diese nicht auf die Prozesse unserer Kunden passen, muss der Prozess im Rahmen eines Workflows besprochen und designt werden. Eine Software über einen analogen Prozess zu legen ist noch lange keine Digitalisierung. Vielmehr steht die beratende Analyse und Prozessoptimierung im Vordergrund und erst dann die Abbildung in einer Software.

Wir verstehen die Kommunikation mit unseren Kunden als Teil des Projektmanagements und wissen, dass der Aufwand am Anfang höher ist und erst nach dem GoLive, also dem produktiven Einsatz der digitalen Lösung, geringer wird. Im Gegensatz dazu wird bei einem manuellen Prozess (wie bisher beim Kunden) der Aufwand mit der Zeit steigen, wenn das Unternehmen wächst.

Unsere Projekte beginnen meist mit einem Kick-off zusammen mit allen Projektbeteiligten. Anschließend führen die Consultants der intex die Basisinstallation und Konfiguration benötigter Softwaremodule und Templates durch.

In der nächsten Phase werden die Testbenutzer in die Beleglesung und Handhabung der digitalen Lösung im Auslieferungszustand eingewiesen.

Nach einer Testphase vereinbaren wir einen Workshop, um Änderungen oder Erweiterungen zu besprechen und dokumentieren, diese werden wiederum vom Projektleiter/Consultant umgesetzt. Die Fertigstellung der Änderungen mündet schließlich wieder in die Testphase mit einer erweiterten Testgruppe.

Wurden alle Tests erfolgreich abgeschlossen, kann die digitale Lösung produktiv geschalten werden. Abschließend erfolgt die Abnahme des Projektes.

  • Kontakte und Ansprechpartner
  • Agenda Kick Off
  • Risikoanalyse
  • Fragenkatalog Workshop
  • Ausarbeitung Workshop
  • Gesprächsprotokoll
  • Systemdokumentation
  • Projektdokumentation
  • Projektabnahme
  • Übergabeprotokoll

Wir beraten Sie gerne

Unser Lösungsberater Toni Pick

Kontaktieren Sie Toni Pick, unseren Lösungsberater:

Telefon: +49 9123 700430
E-Mail: [email protected]

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Wir unterstützen Sie auch bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation

Fragen, die Sie sich in Vorbereitung
auf eine Digitalisierung stellen sollten

Fragen, die Sie sich in Vorbereitung auf
eine Digitalisierung stellen sollten

Bevor Sie uns mit der Digitalisierung kaufmännischer Geschäftsprozesse beauftragen, starten wir immer zuerst mit einem gemeinsamen Kick-off. In diesem Termin beleuchten wir einmal detailliert ihre aktuellen (teil-)analogen Prozesse und erarbeiten gemeinsam eine ggfs. neue Prozessstrecke, die Ihnen dann einen wirklichen Mehrwert in Zusammenhang mit einer digitalen Lösung bietet.

Teil des Kick-offs bzw. der Vorbereitung dessen ist also die detaillierte Situationsbeschreibung und natürlich die anschließende Zielsetzung des Projektes. Nur wer ein klares Ziel vor Augen hat, kann dies auch erreichen. Weiterhin ist Thema des initialen Termins, ob bereits ein Projektteam beim Kunden gebildet wurde. Gibt es einen Investitionsplan zur Einführung eines Dokumenten-Management-Systems? Und wurden schon Mitbewerberprodukte präsentiert?

Bevor Sie uns mit der Digitalisierung kaufmännischer Geschäftsprozesse beauftragen, starten wir immer zuerst mit einem gemeinsamen Kick-off. In diesem Termin beleuchten wir einmal detailliert ihre aktuellen (teil-)analogen Prozesse und erarbeiten gemeinsam eine ggfs. neue Prozessstrecke, die Ihnen dann einen wirklichen Mehrwert in Zusammenhang mit einer digitalen Lösung bietet.

Teil des Kick-offs bzw. der Vorbereitung dessen ist also die detaillierte Situationsbeschreibung und natürlich die anschließende Zielsetzung des Projektes. Nur wer ein klares Ziel vor Augen hat, kann dies auch erreichen. Weiterhin ist Thema des initialen Termins, ob bereits ein Projektteam beim Kunden gebildet wurde. Gibt es einen Investitionsplan zur Einführung eines Dokumenten-Management-Systems? Und wurden schon Mitbewerberprodukte präsentiert?

Zunächst sollten Sie sich die Frage stellen, in welchen Abteilungen die Einführung einer unternehmensweiten Dokumenten-Management- und Workflow-Lösung geplant ist. Möglich hierfür sind bspw. Verwaltung, Finanzbuchhaltung, Personalwesen, Vertriebsabteilung, Einkauf, EDV, Arbeitsvorbereitung, Konstruktion, QS, Logistik, Marketing usw.

Relevant ist die Information, ob im Unternehmen bereits Archiv- oder Dokumenten-Management-Systeme im Einsatz sind. Wenn ja, gilt es zu spezifizieren, welcher Hersteller mit welchem Produkt implementiert wurde, wie hoch die Anzahl der Anwender ist und in welchen Abteilungen die Software eingesetzt wird.

Damit beide Parteien zufrieden aus dem Workshop herausgehen, ist es wichtig vorab zu klären, auf welche Themen vor allem in der Präsentation eingegangen werden soll. Soll ein allgemeiner Überblick zur Anwendung im System und den Prozessabläufen gegeben werden oder der Fokus auf Schnittstellen zu Ihrem ERP-/TM-System liegen? Gibt es Lösungen, die Sie besonders interessieren wie z.B. Personal-, Vertragsakte oder eine Langzeitarchivierung?

Der Kenntnisstand der Teilnehmer im Workshop ist ebenfalls ein wichtiger Vorbereitungspunkt. So können wir individuell auf ihre Anforderungen eingehen. Dazu geben sie die Vorerfahrungen der Teilnehmer an. Haben sie keinerlei Erfahrungen mit Dokumenten-Management Lösungen? Oder bereits grundlegende Kenntnisse zu DMS- oder anderen Lösungen?

Dokumente sollten zeitnah verarbeitet und abgelegt werden, nämlich zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt. So kann ein Verlust oder Beschädigung von Dokumenten umgangen werden. Des Weiteren wird auf Nachvollziehbarkeit abgezielt. Diese ist gegeben, wenn lückenlos jeder Schritt in der richtigen Reihenfolge dokumentiert wird.

Zum Schluss ist es uns sehr wichtig, dass Sie uns frühzeitig besondere Anforderungen mitteilen. Wir können diese im Voraus der Projektplanung entsprechend mit Ressourcen einplanen und so eine pünktliche Realisierung garantieren.

Die Vorteile
digitaler Geschäftsprozesse

Die Vorteile
digitaler Geschäftsprozesse

Viele Gründe sprechen für die Digitalisierung von kaufmännischen Geschäftsprozessen. Weitere, überzeugende Gründe können Sie gerne in unseren Whitepaper zu den jeweiligen Lösungen nachgelesen.

Viele Gründe sprechen für die Digitalisierung von kaufmännischen Geschäftsprozessen. Weitere, überzeugende Gründe können Sie gerne in unseren Whitepaper zu den jeweiligen Lösungen nachgelesen.

Mit einer digitalen Prozesssteuerung ist jeder Mitarbeiter im Unternehmen sofort auskunftsfähig, kann schnell und flexibel arbeiten. Jedoch hat Transparenz auch Grenzen, wenn nicht jeder auf alles zugreifen darf. Daher können Sie alle Rechte und Rollen individuell vergeben. Damit schaffen Sie so viel Transparenz, wie Sie wollen.

Mit einem professionellen Dokumenten-Management bleibt mehr Zeit für das Wesentliche. Die Lösung ermöglicht Ihnen eine rasche Weiterleitung von Dokumenten, sogar lesbare Notizen können hinzugefügt werden. Alle Infos auf einen Klick – Ihr Turbo am Arbeitsplatz.

Zentrale Datenhaltung und eine einheitliche Informationsstruktur stärken die effektive Zusammenarbeit. Vorgangsbezogene Aufgabenverteilung, automatischer Informationsfluss und Erinnerungsfunktionen sind wie alle anderen Funktionen die digitalen Helfer, die ganz viel Großes bewirken.

Die Investition in ein Dokumenten-Management-System lässt sich mit einfacher Mathematik schlüssig begründen. Welche konkreten wirtschaftlichen Vorteile sich sichtbar machen lassen, ist natürlich von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich.

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