Gut
beraten

Wie die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse erfolgreich wird.

Dirigent eines digitalen Orchesters

Wir verstehen uns als Dirigent, der ein Ensemble aus unterschiedlichen Bausteinen und Lösungen namhafter Hersteller mit eigenen Lösungen kombiniert und daraus ein Meisterstück komponiert: Ihr neuer digitaler Geschäftsprozess.

Um Zukunft bauen zu können, muss man die Vergangenheit kennen. Ähnlich verhält es sich mit der Digitalisierung in Unternehmen. Eine Software über einen analogen Prozess zu legen ist noch lange keine Digitalisierung. Vielmehr ist die beratende Analyse und Prozessoptimierung im Vordergrund, erst dann das Abbilden in Software, um für die digitale Welt gerüstet zu sein.
Wir unterstützen Sie auch bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation. > Zur Vorlage

Wie läuft ein Digitalisierungs-Projekt mit intex ab? 

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Digitalisierungsprojekte werden dem Kunden häufig so verkauft, dass die Fachabteilung weniger Aufwand hat. Das ist in den ersten Wochen oder Monaten während der Projekteinführung nicht der Fall. Häufig entsteht Mehraufwand verglichen mit dem bisherigen Prozess und Änderungen im Bestellwesen sind notwendig.

Oft weiß die Fachabteilung des Kunden selbst nicht, warum bestimmte Bestellungen unterschiedlich sind (z.B. bei Zu- / Abschlägen). Es fallen Aussagen wie: „Wir können nicht anders bestellen.“ / „Die Rechnung kann durch Kreditoren nicht anders ausgestellt werden.“ / „Wir müssen uns an das System anpassen, anstatt dass sich das System an uns anpasst.“.

Wir setzen bei vielen Lösungen auf bewährte Templates. Wenn diese nicht auf die Prozesse unserer Kunden passen, muss der Prozess im Rahmen eines Workflows besprochen und designt werden. Eine Software über einen analogen Prozess zu legen ist noch lange keine Digitalisierung. Vielmehr ist die beratende Analyse und Prozessoptimierung im Vordergrund, erst dann das Abbilden in Software, um für die digitale Welt gerüstet zu sein.

Wir sehen es als Teil des Projektmanagements unseren Kunden zu Kommunizieren, dass der Aufwand zu Beginn höher ist und erst nach dem GoLive, also nach Produktivschaltung der digitalen Lösung, geringer ist.

Hingegen wird der Aufwand bei einem manuellen Prozess (wie bisher beim Kunden) im Zeitverlauf steigen, wenn das Unternehmen wächst.

Einblicke in unser Projektmanagement

Unsere Projekte beginnen meist mit einem Kick-Off zusammen mit allen Beteiligten des Projekts. Anschließend führen die Consultants der intex die Basisinstallation und Konfiguration benötigter Softwaremodule und Templates durch.

In der nächsten Phase werden die Testbenutzer in die Beleglesung und Handhabung der digitalen Lösung im Auslieferungszustand eingewiesen.

Nach einer Testphase vereinbaren wir einen Workshop, um Änderungen oder Erweiterungen zu besprechen und dokumentieren. Diese werden wiederum vom Projektleiter / Consultant umgesetzt. Die Fertigstellung der Änderungen mündet schließlich wieder in die Testphase mit einer erweiterten Testgruppe.

Sind alle Tests erfolgreich abgeschlossen, kann die digitale Lösung produktiv geschalten werden. Abschließend erfolgt die Abnahme des Projektes

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Projektdokumente der intex

  • Kontakte und Ansprechpartner

  • Agenda Kick Off

  • Risikoanalyse

  • Fragenkatalog Workshop

  • Ausarbeitung Workshop

  • Gesprächsprotokoll

  • Systemdokumentation

  • Projektdokumentation

  • Projektabnahme

  • Übergabeprotokoll

Webinar: Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung.

Wie genau funktioniert die elektronische Einfangsrechnungsverarbeitung mit dem intex iCenter? In unserem Webinar erhalten Sie Einblicke, wie die Software aufgebaut ist, welche Möglichkeiten Ihnen zur Verfügung stehen und welche bedeutenden Vorteile Ihnen die Lösung bringt.

Hier die Aufzeichnung ansehen

Diese Fragen sollten Sie sich in Vorbereitung auf eine Digitalisierung stellen …

Bevor Sie uns mit der Digitalisierung kaufmännischer Geschäftsprozesse beauftragen, starten wir immer zuerst mit einem gemeinsamen Kick-Off. In diesem Termin beleuchten wir einmal detailliert ihre aktuellen (teil-)analogen Prozesse und erarbeiten gemeinsam eine ggfs. neue Prozessstrecke, die Ihnen dann einen wirklichen Mehrwert in Zusammenhang mit einer digitalen Lösung bietet.

Teil des Kick-Offs bzw. der Vorbereitung dessen ist also die detaillierte Situationsbeschreibung und natürlich die anschließende Zielsetzung des Projektes. Nur wer ein klares Ziel vor Augen hat, kann dies auch erreichen.

Weiterhin ist Thema des initialen Termins, ob bereits ein Projektteam beim Kunden gebildet wurde. Gibt es einen Investitionsplan zur Einführung eines Dokumenten-Management-Systems? Und wurden schon Mitbewerberprodukte präsentiert?

Ganz konkret stellen wir Ihnen unter anderem die folgenden Fragen:

Welche Abteilungen?

Zunächst sollten Sie sich die Frage stellen, in welchen Abteilungen die Einführung einer unternehmensweiten Dokumenten-Management- und Workflow-Lösung geplant ist. Möglich hier für sind bspw. Verwaltung, Finanzbuchhaltung, Personalwesen, Vertriebsabteilung, Einkauf, EDV, Arbeitsvorbereitung, Konstruktion, QS, Logistik, Marketing usw.

Der Kenntnisstand der Teilnehmer?

Der Kenntnisstand der Teilnehmer im Workshop ist ebenfalls ein wichtiger Vorbereitungspunkt. So können wir individuell auf ihre Anforderungen eingehen. Dazu geben Sie uns an, ob die Teilnehmer keinerlei Erfahrung und Kenntnis mit Dokumenten-Management-Lösungen haben, Grundlegende Kenntnisse zu DMS vorhanden sind oder ob Sie sich bereits mit anderen Lösungen auseinandergesetzt haben.

Welche Systeme?

Relevant ist die Information, ob bereits Archiv- / Dokumenten-Management-Systeme im Unternehmen im Einsatz sind. Wenn ja, gilt es zu spezifizieren, welcher Hersteller mit welchem Produkt implementiert wurde, wie hoch die Anzahl der Anwender und in welchen Abteilungen die Software eingesetzt wird.

Vorhandene Systemlandschaft?

Dokumente sollten zeitnah verarbeitet und abgelegt werden, nämlich zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt. So kann ein Verlust oder Beschädigung von Dokumenten umgangen werden. Desweiteren wird auf Nachvollziehbarkeit abgezielt, die gegeben ist, wenn lückenlos jeder Schritt in der richtigen Reihenfolge dokumentiert wird.

Fokus des Workshop?

Damit Sie und wir zufrieden aus dem Workshop herausgehen, ist es wichtig vorab zu klären, auf welche Themen vor allem in der Präsentation eingegangen werden soll. Soll ein allgemeiner Überblick zum Arbeiten im System und den Prozessabläufen gegeben werden oder der Fokus auf Schnittstellen zu Ihrem ERP-/TM-System gelegt werden? Gibt es Lösungen, die Sie besonders interessieren wir Personal-, Vertragsakte oder eine Langzeitarchivierung?

Besondere Anforderungen?

Zum Schluss ist es uns sehr wichtig, dass Sie uns frühzeitig besondere Anforderungen mitteilen. Wir können dann im Voraus der Projektplanung diese entsprechend mit Ressourcen einplanen und so eine pünktliche Realisierung garantieren.

Die Vorteile digitaler Geschäftsprozesse

Viele Gründe sprechen für die Digitalisierung von kaufmännischen Geschäftsprozessen. Einige davon sind nachfolgend benannt. Weitere, überzeugende Gründe können in unseren Whitepaper zu den jeweiligen Lösungen nachgelesen werden.

Transparenz

Mit einer digitalen Prozesssteuerung ist jeder Mitarbeiter im Unternehmen sofort auskunftsfähig, kann schnell und flexibel arbeiten. Doch nicht jeder darf alles sehen oder bearbeiten. Dann hat Transparenz auch Grenzen. Sie vergeben deshalb alle Rechte und Rollen. Schaffen Sie so viel Transparenz, wie Sie es wollen.

Durchlaufzeiten

Mit professionellem Dokumenten-Management bleibt mehr Zeit für das Wesentliche. So schnell haben Sie noch nie Dokumente gefunden, an verschiedene Stellen gleichzeitig weitergeleitet und sogar noch mit lesbaren Notizen versehen. Alle Infos auf einen Klick – Ihr Turbo am Arbeitsplatz.

Zusammenarbeit

Zentrale Datenhaltung und eine einheitliche Informationsstruktur stärken die effektive Zusammenarbeit. Vorgangsbezogene Aufgabenverteilung, automatischer Informationsfluss und Erinnerungsfunktionen sind wie alle anderen Funktionen die kleinen digitalen Helfer, die ganz viel Großes bewirken.

ROI

Die Investition in ein Dokumentenmanagement-System lässt sich mit einfacher Mathematik schlüssig begründen. Welche konkreten wirtschaftlichen Vorteile sich sichtbar machen lassen, ist natürlich von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich.

intex
digitalisiert Geschäftsprozesse.

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ONLINE ASSISTENT STARTEN

Wir implementieren anwenderorientierte Softwarelösungen, die sich nahtlos in bestehende Geschäftsprozesse integrieren und diese durch Automatisierung optimieren.