Digitale Signatur

Durchgängig digitale Prozesse – dank elektronischer Unterschrift.

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Digitale Signatur

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Keine Hardware & kein Aufwand: Das ist die digitale Signatur.

Keine Hardware & kein Aufwand: Das ist die digitale Signatur.

Zunehmend werden Unternehmen digitaler und die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems hat die Geschäftsprozesse innerhalb, sowie zwischen Unternehmen grundlegend geändert. Die Verwaltung und die Verarbeitung von Dokumenten läuft in immer größerem Maße mit digitalen Lösungen ab. Jedoch scheitert die durchgängige Digitalisierung aber oft bei einem entscheidenden Schritt: bei der Unterschrift. Hier wird der Prozess wieder analog, wenn beispielsweise der Geschäftsführer rechtlich bindende Dokumente per Hand unterschreiben muss.

Doch damit ist nun Schluss. Mit der Verabschiedung der eIDAS-Verordnung ist das elektronische Signieren nicht nur sehr vereinfacht worden, sondern es ist außerdem geregelt, dass eine qualifizierte elektronische Signatur die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift entfaltet. Folglich ist eine europaweite, grenzüberschreitende elektronische Kommunikation in rechtsverbindlicher Form möglich gemacht worden und eine Unterschrift auf Papier ist im Geschäftsalltag somit also nicht mehr vorgeschrieben.

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Digital signieren – was bedeutet das?

Im Allgemeinen versteht man unter dem Begriff „elektronische Signatur“ mit elektronischen Informationen verknüpfte Daten, die eine eindeutige Identifizierung des Unterzeichners zulassen und somit zweckmäßig der eigenhändigen Unterschrift auf Papier gleichzustellen ist.

In der EU-Verordnung eIDAS werden drei verschiedene Stufen der elektronischen Signatur definiert, deren Unterschied mit dem Niveau der Sicherheit verbunden ist. Um zu wissen, welches Niveau in Ihrem Unternehmen benötigt wird, sollten Sie die drei Signatur-Niveaus und deren Unterschiede kennen.

Einfache Signatur

Diese Art von Signatur unterliegt keinen konkreten Prozess der Identitätsprüfung oder Zustimmung und die Erstellung eines Nachweisdokuments ist nicht vorgeschrieben. Der Absender einer E-Mail, oder eine als Bild eingescannte Unterschrift sind hierfür die prominentesten Beispiele.

Fortgeschrittene Signatur

Diese Form muss unter der eIDAS festgelegte Anforderungen erfüllen. Mitunter muss sie mit Mitteln erstellt worden sein, die der Unterzeichner unter seiner alleinigen Kontrolle hat und eine nachträgliche Veränderung der Daten muss ausgeschlossen, bzw. eindeutig erkennbar sein.

Generiert wird die Signatur mit einem einmaligen Signaturschlüssel und hat daher vor Gericht mehr Gewicht als die „einfache Signatur“.

Qualifizierte Signatur

Sie entspricht einer persönlichen Unterschrift und bietet so die höchste Beweiskraft vor Gericht. Voraussetzung für dieses Signatur-Niveau ist eine Identifizierung des Unterzeichners durch einen zertifizierten Vertrauensdiensteanbieter. Aufgrund ihrer hohen Anforderungen wird diese Form der elektronischen Signatur jedoch nur in ganz bestimmten Fällen eingesetzt.

Warum digital signieren?

Digital zu signieren bedeutet ressourcenschonend zu signieren, und das in jeglicher Hinsicht: Sie minimieren Aufwand, sparen Kosten und schonen letztlich auch die Umwelt. Digitale Signaturen sind die Basis für ein papierfreies Büro und für vollständig digitale Geschäftsprozesse. Hier sind nur einige von vielen, überzeugenden Gründen, warum auch Sie beginnen sollten digital zu signieren.

Schnelligkeit

Der Weg zur Unterschrift und zu schnelleren Geschäftsabschlüssen verkürzt sich erheblich, was für reibungslose Abläufe und mehr finanzielle Vorteile sorgt.

Einsparung

Kosten für Papier, drucken und Porto werden überflüssig. Dank digitaler Archivierung sind außerdem Lagerräume für physische Archive nicht mehr von Nöten.

Nachhaltigkeit

100 Blatt Papier stehen für 1081,49 Liter Wasser, 45,36 kg Holz und 10,89 kg Abfällen. Mithilfe der digitalen Signatur reduzieren Sie diese Zahlen auf ein absolutes Minimum.

Wie funktioniert die Lösung?

Wir bei intex bieten Ihnen eine Lösung für digitale Signaturen, für die keine zusätzliche Hard- oder Software nötig ist. Ob Verträge oder Angebote, Sie können mit der Lösung verschiedenste Dokumentenarten digital signieren und digital gegenzeichnen lassen. Der Ablauf ist denkbar simpel.

Dokumente versenden

Mit nur wenigen Klicks wird ein beliebiges Dokument in die webbasierte Anwendung hochgeladen. Die Einstellungen für die Signaturanfrage, wie die Daten des Empfängers und das Signaturniveau, vorzunehmen, dauert nur einen kurzen Augenblick.

Dokumente gegenzeichnen

Über einen individuell generierten Link gelangt der Empfänger zum Dokument. Die Identität wird beispielsweise per SMS-Tan verifiziert. Wichtig zu erwähnen: Der Empfänger benötigt keinerlei eigene Software, Account, Profil oder ähnliches, um Dokumente zum Gegenzeichnen zu empfangen.

Whitepaper: Digital signieren

Die durchgängige Digitalisierung der Dokumentenarbeit scheitert in den meisten Unternehmen bei einem entscheidenden Schritt: bei der Unterschrift. An dieser Stelle werden viele Prozesse wieder manuell. Mit der Verabschiedung der eIDAS-Verordnung steht rechtlich gesehen einem vollständig digitalen Prozess nichts mehr im Wege. Was dennoch bleibt, sind Fragen bezüglich der Umsetzung, welche in diesem Whitepaper beantwortet werden. Außerdem klären wir hartnäckige Mythen auf und Sie erhalten Demoeinblicke, wie unsere Lösung zur digitalen Signatur aussieht und gehandhabt wird.

Die wichtigsten Fragen & Antworten

Die elektronische Signatur ist ein elektronisches Verfahren, das zum digitalen Unterzeichnen von Dokumenten verwendet wird. Dabei ist die Signatur für jeden Nutzer einzigartig und verifiziert seine Identität. Grundsätzlich werden drei Formen der elektronischen Unterschrift unterschieden:

  • einfache elektronische Signatur
  • fortgeschrittene elektronische Signatur
  • qualifizierte elektronische Signatur

Kurz und knapp: Ja!

In der eIDAS-Verordnung, die seit dem 01.07.2016 in Kraft ist, werden elektronische Signaturen gesetzlich geregelt. Sie besagt, dass eine
qualifizierte elektronische Signatur die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift entfaltet. Folglich ist eine europaweite, grenzüberschreitende elektronische Kommunikation in rechtsverbindlicher Form möglich gemacht worden.

Bei der elektronischen Unterschrift ist die Optik nicht das Ausschlaggebende Verifizierungskriterium. Sie besteht aus elektronischen Daten, die eindeutig einem Unterzeichner zugeordnet werden und die Identifizierung ermöglichen.

Wie dabei Ihre Unterschrift optisch in digitaler Form aussehen soll, können Sie selbst bestimmen. Dabei kann mit Vorlagen gearbeitet werden, oder Ihre gewohnte händische Unterschrift kann digital nachgebildet werden.

Alle bekannten Formate können hochgeladen werden. Diese werden dann stets zur PDF umgewandelt, da dies ein unveränderliches Dateiformat ist und somit standardmäßig in unserer Lösung genutzt wird.

Um ein Dokument gegenzeichnen zu können, muss keine Software oder Hardware installieret werden. Da unsere Lösung über eine Weboberfläche läuft, ist lediglich ein Rechner mit Zugang zum Browser und zum Internet von Nöten. Auch mobil kann auf jedem gängigen Smartphone und Tablet unterschrieben werden.

Unsere Lösung ermöglicht die Einbindung in eine bestehende IT-Landschaft Ihres Unternehmen, mit den folgenden Möglichkeiten:

  • API-Dokumentation
  • allgemeingültige Erweiterung für Ihr Dokumentenmanagementsystem

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digitalisiert Geschäftsprozesse.

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