Dezentrales &
sicheres Arbeiten

Kaufmännische Geschäftsprozesse sind mit digitalen Lösungen der intex ortsunabhängig und sicher.

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Dezentrales & sicheres Arbeiten

Kaufmännische Geschäftsprozesse sind mit digitalen Lösungen der intex ortsunabhängig und sicher.

Ihrem Unternehmen und den Mitarbeitern
das Home Office ermöglichen – ohne Prozesse zu gefährden.

Ihrem Unternehmen und den Mitarbeitern das Home Office ermöglichen – ohne Prozesse zu gefährden.

Gerade jetzt ist es wichtig kaufmännische Geschäftsprozesse wie Wareneingangs- und Rechnungsprüfung, Vertragsmanagement, Personalmanagement, Urlaubsmanagement, uvm. aufrecht zu erhalten.

Unternehmen sollten die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse weiter bedenken und vorantreiben – nicht nur in Krisenzeiten!

Obwohl sich viele Jobs auch von Zuhause aus erledigen lassen, ist das „Home Office“ in zahlreichen Unternehmen noch lange nicht üblich. Dabei ist ortsunabhängiges Arbeiten schon lange in aller Munde – nicht nur in schwierigen Zeiten. Forscher bestätigen, dass eine Kombination aus Anwesenheit im Büro und dem Arbeiten im Home Office ideal für beide Parteien ist, für das Unternehmen und für die Angestellten.

Mit den richtigen digitalen Lösungen müssen Sie auch keine Geschäftsprozesse einschränken und können so den Normalbetrieb Ihres Unternehmens aufrecht erhalten.

Prozesse digitalisieren und krisenfest machen

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Unternehmen profitieren vom Home Office:

  • Digitaler Arbeitsplatz als Wettbewerbsvorteil: flexible Arbeitszeiten und ortsunabhängiges Arbeiten sind wichtigste Entscheidungsfaktoren bei der Jobsuche
  • Kostenersparnis: Gebühren für u.a. Strom, Heizung, Reinigung sinken
  • Erweiterung des Bewerberkreises: die Attraktivität eines Unternehmens, das Homeoffice anbietet, ist größer und es können Bewerber aus einem weitläufigeren Kreis angesprochen werden
  • Infektionsrisiko und Krankheitstage sinken: Mitarbeiter können sich nicht bei erkrankten Kollegen anstecken
  • Nachhaltigkeit: Positiver Effekt auf die Umwelt durch eingesparte Kilometer

Quelle: https://www.apriori.de/home-office/

Positive Wirkung auf Mitarbeiter:

  • Leistungssteigerung um mehr als 13%
  • 50% weniger Fehlzeiten wegen Krankheit
  • höhere Mitarbeiterzufriedenheit: 55% weniger Unternehmensabgänge
  • weniger Verspätung durch Wegfall des Arbeitswegs
  • 91% der Mitarbeiter fühlen sich produktiver
  • Vereinbarkeit von Familie und Beruf

Quelle: Universität Stanford, Kalifornien

ROI nach kurzer Zeit

Dass Unternehmen für die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse und Dokumente tief in die Tasche greifen müssen, ist dabei ein weit verbreiteter Irrglaube. Denn langfristig gesehen bietet die Digitalisierung ein gewaltiges Einsparpotenzial, und das für jede Branche. Studien beweisen, dass mithilfe der Digitalisierung die Arbeitszeit bestimmter Prozesse verringert und zugleich Prozesskosten gespart werden können. Konkret: Steigerung der Produktions- und Ressourceneffizienz um durchschnittlich 18 Prozent. Jährliche Kosteneinsparung bis zu 60 Prozent. Gleichzeitig steigt mit den Einsparungen Ihr Unternehmenswert, da sich Ihr Gewinn erhöht.

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Ihre Mitarbeiter arbeiten mobil und ortsunabhängig. Alle Dokumente stehen auf dem Server oder einer Cloud jederzeit zum Abruf und zur Freigabe bereit.

Ihre Problemstellung
Täglich erhalten Sie Post die durch viele Hände gegangen ist oder gehen wird. Eine Person ist damit beschäftigt diese zu öffnen und dann zu verteilen. Der Verteilungsprozess erfolgt papierhaft, und erfordert die persönliche Anwesenheit des Empfängers oder Vertreters in der Zentrale.

Die Lösung
Digitaler Posteingang – Scannen der Post mit anschließender digitaler Verteilung.

Ihr Vorteile

  • Keine persönliche Anwesenheit notwendig zum Empfang und zur Bearbeitung
  • Trotz Abwesenheit erhalten Sie alle wichtigen Informationen
  • Schnellere Bearbeitung
  • Komfortable Ablagemöglichkeit und Prozessbearbeitung

Ihre Problemstellung
Eingangsrechnungen müssen geprüft, gebucht und bezahlt werden. Eine Nicht- oder langsame Bearbeitung kann empfindliche Konsequenzen nach sich ziehen. Die Prüfung erfolgt durch die persönliche Anwesenheit von Mitarbeitern.

Die Lösung
Digitaler Rechnungseingang per Mail – Digitaler Prozess für die Prüfung und Freigabe.

Ihr Vorteile

  • Keine persönliche Anwesenheit von Mitarbeitern nötig
  • Einheitliche Bearbeitung – Nachvollziehbarkeit von Bearbeitungsständen
  • Ausfall von Mitarbeitern behindert den Prozess nicht

Ihre Problemstellung
Für Ihre Arbeit benötigen Sie Informationen aus einem bestehenden Vertrag mit meinem Geschäftspartner. Das Dokument liegt in der Geschäftsleitung oder in der Zentrale und dort können Sie niemanden erreichen.

Die Lösung
Digitales Vertragsmanagement

Ihr Vorteile

  • Unabhängig von Personen und Räumlichkeiten können Sie auf Verträge, und die wichtigen Informationen zugreifen
  • Das Vertragsmanagement erinnert Sie automatisch an einzuhaltende Fristen
Ihre Problemstellung
Ein Mitarbeiter ist ausgefallen und Sie benötigen Informationen, welche Mitarbeiter vergleichende Qualifikationen haben.

Die Lösung
Digitale Personalakte

Ihr Vorteil

  • Sofortiger berechtigter Zugriff auf die entsprechenden Informationen an jedem Ort und zu jeder Zeit

Ihre Problemstellung
Ihre Mitarbeiter können aufgrund von Krankheit nicht an ihrem Arbeitsplatz erscheinen. Welchen Bearbeitungsstand haben die übertragenen bzw. offenen Tätigkeiten?

Die Lösung
Digitales Prozessmanagement

Ihr Vorteil

  • Einhalten von Prozessschritten auch durch unterschiedliche Personen
  • Überblick über den Bearbeitungsstand von Vorgängen

Ihr Unternehmen für ortsunabhängiges Arbeiten fit zu machen und Ihren Mitarbeitern Home Office zu ermöglichen, geht leichter und schneller als Sie denken. Informieren Sie sich jetzt über die ersten Schritte zur Digitalisierung und die damit verbundenen anfänglichen Investitionen. Welche Prozesse in Ihrem Unternehmen digitalisiert werden können, darüber beraten wir Sie gerne und zeigen Ihnen, welche organisatorischen und finanziellen Vorteile Sie haben werden.

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Ich bin persönlich für Sie da!

Toni Pick

intex Lösungsberater
[email protected] | +49 9123 700 435

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Welche Geschäftsprozesse kann ich digitalisieren?

Welche Geschäftsprozesse kann ich digitalisieren?

Digitale Rechnungsprozesse

So komfortabel verwalten Sie Ihre Rechnungseingänge: Das intex iCenter ist die Lösung zur digitalen Erfassung und Archivierung aller Eingangsrechnungen. Damit machen Sie den Workflow der Rechnungseingangsprüfung zum digitalen Prozess. Schnell, sicher und fehlerfrei.

Vom Eingang über Prüfung bis hin zur Freigabe von Rechnungseingängen ist mit dem intex iCenter alles im digitalen Fluss in Ihrer bestehenden IT-Landschaft. Profitieren Sie von den Vorteilen dieses lückenlosen Workflows. Sämtliche Buchungsdaten werden an das ERP-System übergeben, Rechnungen revisionssicher archiviert. Für mehr Qualität. Für mehr Perfektion. Für mehr Quantität.

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Vorteile einer digitalen Rechnungsprüfung

  • Beschleunigung des Verarbeitungsprozesses
  • Höhere Qualität von verbuchten Rechnungen
  • Transparenz durch einheitliche Prozesse
  • Höhere Liquidität durch volle Skontonutzung
  • Kostenoptimierung durch kurze Durchlaufzeiten
  • Hohe Integration in ERP-Systeme möglich
Rechnungsverarbeitung digitalisieren

Digitales Vertragsmanagement

Mit unserer Lösung für das unternehmensweite Vertragsmanagement gewinnen Sie die volle Kontrolle über Ihre Verträge. Branchenunabhängig werden Sie von der Vertragserfassung über die Erstellung und Terminüberwachung bis hin zur revisionssicheren Archivierung unterstützt. Individuelle, auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Anforderungen lassen sich unkompliziert umsetzen.

Vertragsmanagement von intex unterstützt den kompletten Life-Cycle eines Vertrages: Vertragserfassung, Vertragserstellung, Vertragsüberwachung, Vertragscontrolling. Mit dieser Software-Lösung haben Sie selbst komplexe Genehmigungsworkflows mit Versions- und Vorlagenverwaltung sicher im Griff. Egal ob es sich um Dienstleistungs-, Wartungs-, Miet-, Kooperations-, Kauf- oder Supportverträge handelt.

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Vorteile eines digitalen Vertragsmanagements

  • Transparente Verwaltung und einheitliche Informationen von Verträgen jeder Art.
  • Durch mehrstufige Fristenkalender mit Eskalationsmechanismen haben Sie alle Fristen sicher im Griff.
  • Die Durchlaufzeiten Ihrer Vertragsverwaltung werden deutlich reduziert.
  • Nachvollziehbarkeit durch detaillierte Protokollierung und übersichtliches Berechtigungskonzept.
Vertragsverwaltung digitalisieren

Digitale Kunden- und Vorgangsakte

Durch den Einsatz von intex werden z.B. kaufmännische Belege aus ERP-Systemen oder E-Mails automatisch und /oder manuell in einer prüfungssicheren Weise abgelegt – und das aus den verschiedensten Quellen Ihrer vorhandenen Systeme.

Natürlich bestehen auch bei den digitalen Dokumenten mindestens dieselben Bearbeitungsmöglichkeiten wie bei Papierbelegen (Anmerkung, Post-it, Schwärzung, usw.). Der Zugriff auf die Dokumente erfolgt browsergesteuert, was das System robust und leicht skalierbar macht.

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Vorteile einer digitalen Kunden- und Vorgangsakte

  • Jede Abteilung kann bei Bedarf sofort von überall auf Kundendaten zugreifen
  • Zentral verwaltet – ortsunabhängig verfügbar
  • Dokumente können durch integrierte Workflows gesteuert verarbeitet werden.
  • Alle Vorgänge, wie bspw. Änderungen an Kundendaten, werden automatisch dokumentiert.
Kundenakten digitalisieren

… und viele weitere digitale Lösungen

intex ist Experte für Enterprise Content Management (ECM), Dokumentenmanagement (DMS) und digitale Archivierung.

Wir sind spezialisiert auf die Prozessberatung und -gestaltung. Als Lösungsarchitekt und Integrator treffen wir die optimale Auswahl an etablierten Produkten am Markt und branchenspezifischen Technologiepartnern und schaffen eine nahtlos integrierte Prozesslösung innerhalb Ihrer IT-Landschaft.

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Entdecken Sie unsere Produktlinie „intex Solution Center“

  • Purchase-to-Pay Center | Digitale Einkaufsprozesse
  • Process Center | Digitale Prozesslösungen
  • Digital Center | Digitale Aktenlösungen
  • Control Center | Konfigurations- und Analyse-Tools
Lösungen im intex Solution Center

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digitalisiert Geschäftsprozesse.

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Wir implementieren anwenderorientierte Softwarelösungen, die sich nahtlos in bestehende Geschäftsprozesse integrieren und diese durch Automatisierung optimieren.