Verfahrens-
dokumentation

Sicher durch die Prüfung Ihrer digitalen Prozesse.

verfahrensdokumentation

Chancen für Unternehmen

Die Verfahrensdokumentation ist eine Forderung der GoBD – doch bringt auch Chancen für Unternehmer mit sich.

Die Finanzverwaltung fordert den Inhalt der Verfahrensdokumentation für jedes buchführungs- und aufzeichnungspflichtige Unternehmen. Ohne Verfahrensdokumentation kann es Ihnen passieren, dass der Betriebsprüfer Ihre Buchführung als mangelhaft ansieht. Mit einer ordnungsgemäßen Verfahrensdokumentation können Sie sich gegen dieses Risiko schützen.

Wenn Sie Ihre kaufmännischen Geschäftsprozesse digitalisieren und dabei Lösungen wie die Eingangsrechnungsverarbeitung oder Archivierung einsetzen, werden diese Teile der Verfahrensdokumentation. Aus diesem Grund unterstützen wir Sie gerne nach Abschluss eines Projektes in Ihrem Unternehmen mit der Dokumentation der digitalen Prozesse in einer Verfahrensdokumentation. Das geschieht in enger Abstimmung mit Ihnen, da ein wesentlicher Teil der Verfahrensdokumentation auch von Ihnen verfasst werden muss.

Kostenloses Muster einer Verfahrensdokumentation hier zum Download

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Verfahrensdokumentation

Was haben Sie von einer Verfahrensdokumentation?

Viele Gründe sprechen für die Dokumentation der digitalisierten kaufmännischen Geschäftsprozesse.
Und diese gehen weit über die Pflichterfüllung hinaus. Einige davon sind nachfolgend benannt.

Transparenz dokumentieren

Wird die Verfahrensdokumentation erstellt, hat sich das Unternehmen bereits intensiv mit seinen Prozessen beschäftigt. Bisher unbekannte Details und neu ablaufende Prozesse gilt es nun festzuhalten und zu dokumentieren.

Prozesse optimieren

Die Analyse und Optimierung der unternehmenseigenen Prozesse ist mit Einführung einer digitalen Lösung erfolgt. Die Dokumentation kann nun als Basis für zukünftige Prozessoptimierungen dienen.

Risiken minimieren

Eine Betriebsprüfung und die damit verbundene Prüfung der Prozesse ist im Grunde positiv motiviert: Unternehmen sind dazu angehalten, ihre Risiken aufzudecken und auszuschließen bzw. so weit wie möglich zu minimieren.

Verluste vermeiden

Mit einer sauberen Verfahrensdokumentation stellen Sie sicher, dass Sie Dritten gegenüber (Finanzamt, Wirtschaftsprüfer, Gerichte, Gutachtern) einen Nachweis über Ihre digitalen Prozessabläufe liefern können. Verluste aus eventuellen Strafen können so vermieden werden.

Vorlage zur Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation gibt einen Überblick über die digitalen steuerrelevanten Geschäftsprozesse, Daten und Ablagesysteme in Ihrem Unternehmen. So stellen Sie Ihre Prozesse und Abläufe auf den Prüfstand und können diese optimieren.

Die Verfahrensdokumentation wird bei einer Betriebsprüfung im Vorfeld von der Finanzverwaltung angefordert, um den Betriebsprüfern eine effektive Prüfung der digitalen Steuerunterlagen zu ermöglichen.

Verfahrensdokumentation
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Einblick in die Verfahrensdokumentation

Eine Verfahrensdokumentation dient dazu, dem Betreiber eines elektronischen Archivsystems oder anderen digitalen Prozesslösungen die notwendige Sicherheit für den Betrieb und die langfristige Verfügbarkeit von Informationen zu geben.

In unseren Dokumentationen werden alle Anforderungen erfüllt, die für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation zu berücksichtigen sind. Dies gilt insbesondere für die TÜViT/VOI-Kriterien für Dokumenten-Management-Systeme [VOI3].

Basis jeder Verfahrensdokumentation ist eine Softwarelösung, die die Verarbeitung und Lagerung von Dokumenten erlaubt, welche gemäß rechtlichen Vorschriften aufbewahrt werden müssen.

Gliederung und Inhalt

In der Einleitung unserer Verfahrensdokumentation findet sich die Zielsetzung, die rechtlichen und fachlichen Grundlagen, Zuständigkeiten, Gültigkeit sowie Copyright-Regelungen.

Im Hauptteil der Dokumentation wird die allgemeine Beschreibung des Einsatzgebietes genannt, die sachlogischen Systemlösungen genannt und technische Systemlösungen und die Migration erläutert. IT-Sicherheit, Technischer Betrieb, Prozesse, Mitarbeiterqualifikationen, Tests und Wartungen werden ebenfalls behandelt.

Komplettiert wird die Verfahrensdokumentation mit den Anhängen zum Literaturverzeichnis, der Systemkonfiguration, Arbeitsanweisungen, Wartungs- und Serviceverträgen sowie dem Änderungsprotokoll.

Verfahrensdokumentation

intex
digitalisiert Geschäftsprozesse.

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Wir implementieren anwenderorientierte Softwarelösungen, die sich nahtlos in bestehende Geschäftsprozesse integrieren und diese durch Automatisierung optimieren.