Ausgangssituation

Die Getränke Ziegler GmbH in Ottensoos in der Nähe von Nürnberg beliefert seit über 50 Jahren Kunden im Raum Nordbayern mit Getränken. Die Kundenstruktur besteht zu 70 Prozent aus Firmen des organisierten Lebensmitteleinzelhandels wie Metro, Rewe und Edeka. Die freie Gastronomie und Getränkemärkte bilden den restlichen Kundenstamm. 65 LKW, für die es eine eigene Werkstatt und Waschanlage gibt, bedienen heute 2.000 Kunden mit 1.555 verschiedenen Artikeln. 250 Mitarbeiter sorgen für einen Lagerumschlag von 17,5 Mio. Getränkekisten im Jahr. Eine Kooperationspartnerschaft besteht mit Getränke Kiesslinger im Nordfränkischen Breitengüßbach und der Volpert Getränkelogistik GmbH in Zell am Main bei Würzburg.

2013 beschloss die Unternehmensleitung, das bis dahin verwendete DMS der Easy Software AG von Grund auf zu modernisieren. Bereits die Einführung von Easy Enterprise einige Jahre zuvor hatte erhebliche Vorteile im Betriebsablauf gebracht. „Wir mussten ständig zwei Mitarbeiter damit beschäftigen, Papier in Ordner zu stecken und die Ordner in Schränken und im Keller aufzubewahren“, erinnert sich Michael Herrmann, Leiter IT-Prozesse und Datenschutzbeauftragter. Am Jahresende musste dann noch stets eine Spezialfirma kommen und die Dokumente schreddern, die nicht mehr der Aufbewahrungspflicht unterlagen. „Das war ein gigantischer Aufwand, der mit der Einführung unseres DMS schlagartig entfiel“, weiß Herrmann noch. Diese Erfolgsgeschichte wollte man nun mit einem Upgrade auf die aktuelle Softwareversion und neue Funktionalitäten fortsetzen.

Spezialist gesucht

Wegen der Bedeutung des Projekts suchte die Geschäftsführung einen DMS-Spezialisten als IT-Partner, der nicht nur über eine gefestigte und damit zukunftssichere Marktposition verfügte, sondern auch über entsprechende Erfahrungen und Referenzen. Darum entschied man sich nach ausgiebiger Marktrecherche für die intex aus Lauf. Die ECM- und DMS-Experten dieses Anbieters präsentierten nicht nur überzeugend, was sie außer der elektronischen Ablage noch an Funktionalitäten sowie IT-Kennen und -Können zu bieten haben, sie hatten ihren Firmensitz zudem noch in der Region. Der Auftrag umfasste schließlich ein komplettes Software-Upgrade des Enterprise.i-Systems auf Enterprise.x, die Bereitstellung der erforderlichen Scan-Hardware sowie eine Reorganisation der Prozesse.

Die Durchführung des Projekts begann mit einem Analyse-Workshop durch die intex-Experten, in dem sie das Altsystem untersuchten und die firmenspezifischen Prozesse verstehen lernten. Auch die Hardware-Voraussetzungen definierte man in dieser Phase, so dass nach der Einrichtung der Hardware-Komponenten im März 2014 mit der Basisinstallation und Konfiguration des neuen Systems begonnen werden konnte. Das Produktivsystem lief so lange parallel weiter, bis nach einer erfolgreichen Testphase durch Ziegler das neu aufgesetzte Testsystem zum Produktivsystem erklärt und über ein Tool mit dem Altarchiv verbunden wurde. In dieser Phase erfolgten auch die Anwenderschulungen etwa im Bereich Scannen sowie Recherche im Archiv.

DMS als Web-Applikation

Einen Vorteil der neuen Software vom ersten Tag an trug Easy Documents bei, ein Tool zur Recherche über einen Web-Client. „Früher musste die Software auf jedem Client installiert und sämtliche Containern und Ordnern zugeordnet werden, sonst konnte man von diesem Rechner aus nicht im Archiv recherchieren. Easy Documents ist eine Web-Anwendung, für die ich lediglich auf einem beliebigen Client eine Verknüpfung herstellen muss. Je nach seiner auf dem Server hinterlegten Berechtigungsstufe kann der User sofort im Archiv recherchieren.“ Das Altarchiv konnte problemlos mit dem Easy Enterprise iReader ausgelesen und ohne Migrationsaufwand ans neue Enterprise.x-Archiv angebunden werden.

Die Applikation Easy Capture Scan ist die neue Scan-Anwendung. Damit scannt man etwa im Bereich Verkauf die Ausgangslieferscheine und die vom Kunden abgezeichneten Lieferscheine für die Leergutrückführung. „Wir melden zwar den Handelszentralen elektronisch, was wir ihnen liefern werden, aber vor Ort ist zurzeit noch die Papierform nötig, um etwa das Leergut zu erfassen und zu dokumentieren“, erläutert Herrmann. Die Belege erhalten von der Datenbank des Warenwirtschaftssystems einen Barcode, werden gescannt, abgelegt und bilden schließlich die Grundlage für die Rechnungsstellung. Über den Barcode erfolgt beim Scannen automatisch die korrekte Zuordnung im Archiv. Auch die Wareneingangsrechnungen und Kostenrechnungen werden so gescannt und verschlagwortet.

Modern und attraktiv

Zur Buchhaltungssoftware Diamant programmierte man eine Schnittstelle, so dass man sich sowohl aus dem FiBu-Programm als auch direkt aus dem DMS alle Belege anzeigen lassen kann. Zudem richtete intex einen Workflow ein, der bestimmte Arbeitsabläufe abbildet. Soll etwa eine Eingangsrechnung von Volpert in der zentralen Finanzbuchhaltung von Ziegler verarbeitet werden, kann diese Rechnung im Posteingang gescannt und automatisch bestimmten Arbeitsabläufen zugeordnet werden. Sie kommt zunächst zur Erfassung in die Buchhaltung, durchläuft dann die entsprechenden Kontrollen und geht schließlich zum Geschäftsführer, der die Zahlungen freigibt. Das neu implementierte Modul Easy Capture Office wird zurzeit noch nicht genutzt. Demnächst dient es dazu, direkt aus Office-Anwendungen heraus zu archivieren.

Die Partner Kiesslinger und Volpert werden ebenfalls in dieses System integriert, so dass nicht nur eine zentrale Buchhaltung möglich wird, sondern auch von den externen Partnern in den Archiven recherchiert werden kann. „Gerade hier wird der Vorteil unseres DMS als Web-Anwendung deutlich. Wir müssen keine Software auf internen und externen Rechnern installieren. Wer die Berechtigung hat, kann von jedem Webanschluss über eine einfache Verknüpfung auf unsere Archive zugreifen“, betont Herrmann. Von jedem Arbeitsplatz aus lässt sich ein gesuchter Beleg zeitnah ansehen. „Sollte es einmal eine Reklamation geben, muss niemand mehr sagen, dass er gleich zurückruft und dann erst einmal Papierberge durchsuchen. Über die Suchmaske hat man jeden Beleg sofort vor sich auf dem Monitor“, führt Herrmann weiter aus. Und der IT-Leiter nennt noch einen weiteren Aspekt: „Mit Easy Enterprise und den Modulen von intex bieten wir unseren Mitarbeitern moderne und attraktive Arbeitsplätze. Das ist heute enorm wichtig, um qualifiziertes Personal zu halten und zu bekommen.“ Weil die Zusammenarbeit mit intex so erfolgreich verlief, fasst man auch schon ein weiteres Projekt ins Auge: Die digitale Personalakte.