Beratung und Funktionen waren ausschlaggebend

Das Rennen um die Auswahl des zukünftigen DMS-Systems konnte die intex ganz klar für sich entscheiden. Insgesamt drei Systeme wurden in einer 4-monatigen Auswahlphase intensiv auf Herz und Nieren geprüft. Schließlich galt es, eine ganzheitliche Lösung zu finden, die mehrere wichtige Aspekte miteinander vereint: Usability, Mobilität, modularer Aufbau, Prozessintegration sowie Anbindung an das ERP-System und an die Finanzbuchhaltung. „In der Firma intex haben wir einen Partner gefunden, der unsere Prozesse bestens versteht und auch langjährige Erfahrungen in der technischen Umsetzung und natürlich eine leistungsfähige Software hat “, beschreibt Patrick Stumpf, Geschäftsführer der Trassl Polymer Solutions GmbH, die ausschlaggebenden Argumente für die Auswahl.

Von Anfang an professionell und zuverlässig

Die intex legt bei allen Projekten großen Wert auf eine umfassende Beratung, denn hier wird der Grundstein für die weitere Zusammenarbeit und die gesteckten Ziele gelegt. Also startete das mittelfränkische Softwareunternehmen dieses Projekt mit einem intensiven Workshop. Tobias Spahn, technischer Betriebsleiter bei Trassl Polymer Solutions GmbH, erinnert sich: „So haben wir herausgefunden, was wir selbst wirklich wollen und brauchen. Unsere Prozesse wurden präzise beleuchtet, sodass wir im Vorfeld bereits sehr viel steuern konnten. Das hat uns sicherlich viel Zeit und Geld gespart.“ Und tatsächlich: Durch diese professionelle Vorbereitung konnte das neue DMS-System von intex nach nur weiteren vier Monaten an den Start gehen. Doch bis es soweit war, mussten noch spezielle Anforderungen umgesetzt werden.

Überblick auf Knopfdruck

Die Trassl Polymer Solutions GmbH unterhält derzeit 30 Maschinen für ihre Sonderkollektionen und individuellen Verpackungslösungen. Für die Produktion werden sogar die Werkzeuge selbst hergestellt. Somit wird ständig eine aktuelle Zustandsübersicht der Maschinen benötigt, um Wartungen vorausschauend planen zu können und für den Kunden eine schnelle Fertigung zu gewährleisten. Bisher wurden dazu mühsam Papierlisten ausgedruckt, händisch ausgefüllt und in physischen Ordnern abgelegt. Für Abhilfe sorgt nun das neue Feature „digitale Maschinenwartung und Reparaturpläne“, das von intex komplett neu entwickelt und in das DMS-System integriert wurde. Somit werden nun auch die Maschinenlaufzeiten täglich aktuell aus dem ERP-System übernommen. Per Knopfdruck zeigt ein Dashboard übersichtlich die Zustände der Maschinen mittels Diagrammen an.

Mehr Zeit für das Wesentliche

Aber auch in der Verwaltung und weiteren Abteilungen liegen die Vorteile der Einführung des intex Dokumenten Management System klar auf der Hand. Die Recherche nach zum Beispiel Rechnungen oder Personaldokumenten und damit die Zeit der Informationsbeschaffung wurde auf ein Minimum reduziert. Damit die Mitarbeiter uneingeschränkt und allein mit der neuen Software arbeiten können, wurden sie innerhalb von zwei Tagen geschult und mit dem System vertraut gemacht. Fragen werden schnell vom intex Support-Team beantwortet und anstehende Themen geklärt