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intex.

intex.

Das Unternehmen.

Geschäftsprozesse und Dokumente erfolgreich managen. Das ist seit der Gründung der intex Informations-Systeme GmbH 1991 einer unserer wichtigsten Leitsätze. Er sagt aus, was wir seit 30 Jahren erfolgreich machen.

Unsere Lösungen greifbar vorgestellt. Unsere Mitarbeiter nahbar im Portät. Lernen Sie uns kennen!

intex – Zahlen, Daten, Fakten.

Alle Eckdaten zur intex in aller Kürze zusammengefasst.

Lösungen.

Lösungen.

Purchase-to-Pay Center.

Purchase-to-Pay Center.

iCenter: Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung.

In vielen Unternehmen läuft der Verarbeitungsprozess von Eingangsrechnungen manuell ab. Da kann es passieren, dass Rechnungen vergessen werden oder sogar verloren gehen. Das hat zur Folge, dass Skontofristen ablaufen, Monatsabschlüsse nicht rechtzeitig fertiggestellt werden oder gar die komplette Übersicht über die Zahlungen verloren geht. Erfahren Sie, welche Vorteile die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung für Sie bereit hält.

preCenter: Digitaler Beschaffungsprozess.

Innerhalb des Beschaffungsprozesses fallen eine Vielzahl an Überprüfungen und Freigaben an, Dokumente müssen versandt werden und zahlreiche Abstimmungen sind notwendig. So sind in aller Regel verschiedene Personen in unterschiedlichen Abteilungen involviert. Ein solch komplexer Prozess ist anfällig für Stolperfallen und Fehler, wenn er vorrangig von Menschenhand abgewickelt wird. Lesen Sie in unserem kostenlosen Whitepaper, wie Ihnen ein digitalisierter Beschaffungsprozess in 5 einfachen Schritten bis zu 40% Zeit- und bis zu 65% Kostenersparnis bringt.

ocCenter: Auftragsbestätigungen digital verarbeiten.

Das intex ocCenter (=order confirmation Center) ist Ihre Lösung, die den Ablauf vom Belegeingang der Auftragsbestätigung über dessen Prüfung bis zur Buchung im ERP-System digitalisiert. Das Herzstück bei diesem Prozess bildet der Belegleser, der die Inhalte der AB ausliest und mit den Bestelldaten vergleicht. Bei Diskrepanzen wird einem vorbestimmten Workflow gefolgt. Im Anschluss erfolgt die automatische Buchung und Archivierung. Mit Einsatz des ocCenters bedarf die Bearbeitung einer Auftragsbestätigung nur noch 1/4 der üblichen Zeit. Und ganz nebenbei sparen Sie bis zu 65% Ihrer Kosten, die bei und für die Bearbeitung anfallen, ein.

Beleglesung der nächsten Generation.

intex Xtract+ holt das Maximum aus Ihrem Belegleser heraus! Mit unserer Add-On-Lösung erreichen Sie eine nie dagewesene Präzision der Belegerkennung, dank Funktionen wie Dublettenprüfung, IBAN-Abgleich, Positionstraining und vielen mehr.

intex Cube: Aus Daten lernen.

Die Business Intelligence Lösung intexCube ermöglicht Ihnen die systematische Analyse und die übersichtliche Darstellung Ihrer Daten rund um den internen Eingangsrechnungsprozess, um Fehler innerhalb Ihrer Prozesse zu definieren und diese zu eliminieren.

Digital signieren.

Die durchgängige Digitalisierung der Dokumentenarbeit scheitert in den meisten Unternehmen bei einem entscheidenden Schritt: bei der Unterschrift. An dieser Stelle werden viele Prozesse wieder manuell. Mit der Verabschiedung der eIDAS-Verordnung steht rechtlich gesehen einem vollständig digitalen Prozess nichts mehr im Wege. Was dennoch bleibt, sind Fragen bezüglich der Umsetzung, welche in diesem Whitepaper beantwortet werden. Außerdem klären wir hartnäckige Mythen auf und Sie erhalten Demoeinblicke, wie unsere Lösung zur digitalen Signatur aussieht und gehandhabt wird.

Process Center.

Process Center.

Digitales Vertragsmanagement.

Mit einem digitalen Vertragsmanagement sind alle Probleme beim Erstellen, Prüfen und beim Überwachen von Verträgen gelöst. Wie komplex ein Prozess nachgebildet werden kann und welche weiteren Vorteile das digitale Contracting bringt, lesen Sie hier.

Digitaler Urlaubsantrag.

Digitale Erfassung. Effiziente Bearbeitung in Echtzeit. Papiergebundene Urlaubsanträge und alle manuellen Mehraufwände gehören von nun an der Vergangenheit an.  Mit einem digitalen Urlaubsantragsworkflow läuft nicht nur die Genehmigung effizienter und einfacher, sondern bringt Ihrem Personalmanagement erhebliche Entlastung. Erfahren Sie alles über die Vorteile des digitalen Urlaubsantrags.

Digitales Ideenmanagement.

Ein namhafter Autohersteller spart jährlich bis zu 130.000€ ein, nachdem ein Mitarbeiter die Idee hatte, bei der Neuwagenauslieferung die Schlüssel mit einem Kunststoffband anstatt eines Metallrings zusammenzuhalten. Ein Industrietechnikhersteller macht mit der Wiederverwendung von altem Styropor Umsatz, weil ein Mitarbeiter die Idee hatte das Material nicht mehr teuer entsorgen zu lassen, sondern stattdessen weiterzuverkaufen. Lassen auch Sie Ihre Mitarbeiter Ihr Unternehmen besser machen, mithilfe eines digitalen Ideenmanagements.

Digitale Reisekostenabrechnung.

Die digitale Reisekostenabrechnung folgt einem logischen Workflow, der an Ihre internen Prozesse angepasst wird. Dank dem intuitiven Formular bleibt der Mitarbeiter von vielen manuellen Eingaben verschont. Verpflegungsmehraufwände werden automatisch berechnet; national und international geltende Richtlinien werden berücksichtigt. Zugehörige Belege werden übersichtlich im Formular gelistet. Die digitale Abrechnung ist in einer Web-Oberfläche intuitiv bedienbar, sowie über eine mobile App-Anwendung. Mit der digitalen Lösung sagen Sie Belegchaos und Papierschlacht ab sofort den Kampf an!

Funktionen und Nutzen DMS
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Unsere Lösungen und Ihr Nutzen in der Übersicht: Funktionen und Nutzen durch den Einsatz von EASY DMS

intex Web
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Reduziert Suchzeiten durch schnelle und direkte Dokumentenanzeige

PSI Belegarchivierung
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PSIpenta Power-Tools: Belegarchivierung

Penta 4 EASY
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Penta4EASY: integrierte EASY-Archiv-Recherche aus PSIpenta

EASY DMS für PSIpenta
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Das Dokumentenmanagement für PSI-Penta

EASY Documents
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Effektive Prozesssteuerung mit EASY DOCUMENTS

DMS in der Spedition
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Dokumenten-Management für Logistiker und Spediteure

Automatischer Rechnungsversand
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Das effiziente Tool für den Mailversand Ihrer Rechnungen

intex EXPORTER
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Die Erweiterung Ihrer Exportfunktionen aus Archiven

Factsheets: Förderprogramm „Digital Jetzt“.

Factsheets: Förderprogramm „Digital Jetzt“.

Viele Unternehmen versäumen die Möglichkeit, staatliche Fördergelder zu beanspruchen. Unwissenheit ist neben der Angst der Antragsbearbeitung die größte Hürde. Doch damit ist jetzt Schluss! Gerne helfen wir, als intex, Ihren Digitalisierungsplan für die Beantragung des neuen Förderprogramms des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie „Digital Jetzt“ auszuarbeiten und Ihre Digitalisierungsvorhaben umzusetzten.

Das Förderprogramm „Digital jetzt“, das seit dem 07. September greift, bietet kleinen und mittelständischen Unternehmen die Chance , in Digitalisierung zu investieren und dabei bis zu 50% als nicht zurückzahlbaren Zuschuss zu erhalten. In unseren Factsheets erfahren Sie, warum Sie sich diese Gelegenheit zunutze machen sollten.

Purchase-2-Pay Prozess.

Innerhalb des Purchase-to-Pay-Prozesses fallen eine Vielzahl an Überprüfungen, Freigaben, Dokumentenversand und Kommunikationen sowie Transaktionen an. So sind in aller Regel verschiedene Personen in unterschiedlichen Abteilungen involviert. Folglich ist ein solch komplexer Prozess anfällig für Stolperfallen und Fehler, wenn er vorrangig von Menschenhand abgewickelt wird.

Digitale Akte.

Täglich haben Unternehmen mit Massen von eingehenden und ausgehenden Informationen zu tun. Diese werden in einer Firma an unterschiedlichen Orten aufbewahrt. Die Suche nach einem Dokument bringt dadurch einen hohen Zeit- und Koordinationsaufwand mit sich.

Digitale Reisekostenabrechnung.

Zettelwirtschaft, Fehler bei Pauschaulen, manuell zu pflegende Excel-Tabellen. Die händische Buchung und Abrechnung von Reisekosten nimmt viel Zeit in Anspruch – und das auf mehreren Ebenen: Beim reisenden Mitarbeiter selbst, sowie auch beim Vorgesetzten und in der FiBu.

Digitales Anliegenmanagement.

Das Management von Anfragen, Anliegen oder Beschwerden erfolgt in vielen Unternehmen noch manuell mit Excel-Tabellen, Google-Sheets, in E-Mail Programmen oder mit papierbasierten Ablagesystemen. Dabei ist ein funktionierendes System, das Transparenz und Struktur bietet und das klare Zuständigkeiten ausweist, der Schlüssel für gutes Anliegenmanagement.

Digitales Ideenmanagement.

Kreativität wird in Unternehmen oftmals ausgelagert. Die eigenen Mitarbeiter sind dem Kunden jedoch am nächsten und können demzufolge deren Bedürfnisse am schnellsten und am ehesten erspüren und Innovationen am besten hervorbringen. Daher sollte jedes Unternehmen auf die eigenen Mitarbeiter setzen, um morgen am Markt zu bestehen.

Digitaler Urlaubsantrag.

Urlaubsanträge entgegennehmen, sichten und koordinieren, Ansprüche prüfen und Genehmigungen erteilen – diese Schritte können träge und mit hohem Informationsaustausch verbunden sein. Mit einem digitalen Urlaubsantragsworkflow geht dies effizienter und einfacher.

Digitales Vertragsmanagement.

60% der Unternehmen verwalten ihre Vertragslaufzeiten manuell. Dadurch hat jedes 10. Unternehmen bereits finanzielle Verluste erlitten, welche sich bis auf 9,2% des jährlichem Umsatzes belaufen. (Studie der IACCM). Umsatzverschiebung, Compliance-Risiken oder nicht erfüllte Verpflichtungen sind Beispiele, die auf ein schlechtes Vertragslebenszyklus-Management zurückführen.

Webinare.

Webinare.

Purchase-to-Pay Center.

Purchase-to-Pay Center.

preCenter: Digitaler Beschaffungsprozess.
  • Schritt 1 – Bedarfsanforderung: schnell und clever dank simplem Web-Formular
  • Schritt 2 – Genehmigung: Klar definierte Freigabestrukturen, die individuell an die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst sind
  • Schritt 3 – Bestellung: Übertragung aller Daten ins ERP-System und automatische oder manuelle Bestellauslösung
  • Vorteile: Jederzeit Abruf des aktuellen Status möglich. Kurze Bearbeitungszeiten. Schluss mit Maverick-Buying. Und viele mehr.
  • LIVE DEMO: das intex preCenter (purchase request Center) mit einfachen Klicks erklärt

iCenter: Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung.
  • Dokumenteneingang: Die automatische Erfassung und Verarbeitung physischer sowie digitaler Rechnungsformate (ZUGFeRD, X-Rechnung, etc.).
  • Digitale Beleglesung: Das Auslesen aller relevanten Daten mithilfe moderner OCR-Technologien und die Konfiguration individueller Felder und Werte.
  • Prüfungs- und Freigabeprozess: Der Vergleich der ausgelesenen Daten mit den bereits gespeicherten Angaben. Prüfung gemäß §14 UstG und Vergleich mit Bestellung und Wareneingang.
  • Revisionssichere Archivierung: Alles rund um GoBD-Konformität und Ihre rechtliche Absicherung.
  • Eskalationsmanagement: Keine Frist versäumen und keine Aufgabe verpassen dank automatischer Erinnerungsfunktion.
  • Transparenz: Jeder Vorgang ist jederzeit nachvollziehbar. Auch für entfernte Standorte oder im Home Office.

Automatische Beleglesung
  • Vorlagenfreie Rechnungserkennung: rechnungsrelevante Informationen werden automatisch extrahiert – u.U. auch mehr möglich
  • Ermittlung des Rechnungsempfängers: automatische Bestimmung des Buchungskreises
  • Leistungsstarke Positionserkennung: auch dann, wenn die Position mehr als eine Zeile beinhaltet
  • Inhaltliche Validierung: Fehlervalidierung sowie Prüfung der Pflichtangaben gemäß §14 (4) UStG
  • Automatische Zuordnung von Bestell- zu Rechnungspositionen
  • Abgleich mit Stammdaten aus den führenden Systemen
  • Optimale Ergänzungen mit intex Xtract+: Dublettenprüfung, IBAN-Abgleich, Positionstraining, optimierte Leseergebnisse, und vieles mehr.
  • LIVE DEMO: Spätestens jetzt werden Sie von der Geschwindigkeit, Präzision und Flexibilität überzeugt sein.

intexCube: Aus Daten lernen
  • Rechnungseingangsbuch: quantitative, tagesaktuelle Übersicht aller Eingangsrechnungen, je Niederlassung und Lieferant. Vorteil: Transparenz der bearbeiteten Eingangsrechnungen.
  • Dunkelbuchung: Berechnung des Wertes all jener Rechnungen, die ohne Bearbeitung durch einen Mitarbeiter gebucht werden können. Vorteil: Je höher der Automatisierungsgrad, desto effizienter Ihre Rechnungsbearbeitung.
  • Fehlerauswertung: Analyse der Fehler, die die automatisierte Buchung und Bearbeitung verhindert haben. Vorteil: Optimierungspotenziale werden schnell erkannt und Maßnahmen können abgeleitet werden.
  • Kreditoranalyse: Ermittlung von Unstimmigkeiten auf Kreditor-Ebene auf Rechnungen. Vorteil: Gezielte Ansprache von Lieferanten.
  • DurchlaufanalyseZeitliche Analyse des Belegflusses „Wie lange benötigt ein Beleg vom Eingang bis zur Buchung?“. Vorteil: Ausschöpfen des Skonto. Schnelle Reaktion auf Veränderungen im Prozess.

Process Center.

Process Center.

Digitale Akten: Strukturierte Ablage von Dokumenten & Daten
  • Für alle Anforderungen und alle Branchen: Beispiele von möglichen Akten-Arten
  • Auftragsakte: Einsicht in alle Details und Dokumente zum Auftrag für berechtigte Mitarbeiter, für eine zügige Abwicklung.
  • Kundenakte: Jederzeit Einsicht auf Verträge, Unterlagen, E-Mails, Dokumente und andere Informationen zum Kunden. Zentral gespeichert und immer griffbereit.
  • Lieferantenakte: vollständige Sicht auf alle relevanten Unterlagen, E-Mails und Dokumente. Lieferscheine, Angebote und andere Informationen zum Lieferanten zentral gebündelt.
  • Alle Vorteile eines Aktenarchivs deutlich gemacht: unternehmensweiter und ortsunabhängiger Zugriff. Vollständige Übersicht dank zentraler Datenhaltung. Einfach in der Anwendung. Reduzierter Suchaufwand.
  • LIVE-DEMO und konkrete Fallbeispiele.

Digitale Vertragsverwaltung
  • Vertragsakte: verschiedene Vertragsarten (u.a. Arbeits-, Miet-, Wartungs-, Leasingverträge), ihre Zuordnung und die Bearbeitung
  • Stammdatenverwaltung: automatisierter Import und Abgleich mit Daten aus dem ERP System
  • Suchfunktion: Nutzen von Formularen, automatische Indexierung (OCR) und Volltextrecherche
  • Berechtigung und Zugriff: klare Regeln und mögliche Ausnahmen
  • Eskalationsmanagement: alle Fristen sicher im Griff haben, dank mehrstufiger Fristenkalender und Eskalationsmechanismen
  • Liquiditätsmanagement: Verwaltung von verschiedenen Zahlungsarten (Einmalzahlungen / Zahlungsreihen, eingehende & ausgehende Zahlungen)
  • Revisionssicherheit: Ablage der Dokumente im revisionssicheren Archiv
  • Auswertung und Reports: automatisches Abrufen von beliebigen Daten zur individuellen Auswertung
  • LIVE DEMO: Bedienung im Browser – intuitiv und selbsterklärend.

Digitale Reisekostenabrechnung

Schwerpunkte des Webinars (Live Demo):

  • Dashboard mit Steuerungsfunktion und Schnellzugriffen
  • Anlegen einer neuen Reisekostenabrechnung, sowie zugehörigen Ausgaben
  • Freigabeprozess

Lassen Sie sich von diesen und weiteren Vorteilen überzeugen:

  • Intuitives, manuell konfigurierbares Dashboard
  • Automatische und länderspezifische Berechnung der Spesen / Verpflegungsmehraufwände
  • Automatische Umrechnung ausländischer Landeswährungen in die Hauswährung
  • Nahtlos integrierbar in alle Systeme für ERP und Buchhaltung, mit denen Sie gerne arbeiten: z.B. SAP, PSIpenta, DATEV oder Microsoft Dynamics NAV

Digitales Hinweisgebersystem

Ab dem 17. Dezember 2021 sind sowohl private Unternehmen als auch öffentliche Dienststellen mit mehr als 250 Mitarbeitern verpflichtet, einen Meldekanal einzurichten. Gleichermaßen gilt dies für Unternehmen mit 50-249 Beschäftigten ab Dezember 2023. Die EU-Richtlinie 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates zum Schutz von Personen ist am 16. Dezember 2019 in Kraft getreten. Nun geht es an die Umsetzung in Ihrem Unternehmen!

Rechtliches.

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intex AGBs für die Lieferung von Hardware-, Standard- und Individualsoftware.

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Allgemeine Bedingungen für die Leistung von Softwarepflege.

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Archiv-Zertifizierung
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Testat nach IDW PS 880 und ISAE 3000 aus dem Jahr 2021. PKF FASSELT Partnerschaft mbB hat die Prüfung der rechnungsrelevanten und steuerlich relevanten Funktionen der Archivsoftware durchgeführt.

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Softwarebescheinigung gemäß IDW PS 880 aus dem Jahr 2021, über die Durchführung einer Softwareprüfung durch die KPMG AG.

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digitalisiert Geschäftsprozesse.

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Wir implementieren anwenderorientierte Softwarelösungen, die sich nahtlos in bestehende Geschäftsprozesse integrieren und diese durch Automatisierung optimieren.