Digitales
Hinweisgebersystem

Ein internes Meldesystem ist ab dem 17. Dezember 2021 gesetzlich verpflichtend.

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Digitales Hinweisgebersystem mit Meldeplattform

Meldeplattform &
Case-Management-System

Die EU-Richtlinie ist in Kraft. Nun geht es an die Umsetzung in Ihrem Unternehmen.

Die EU-Richtlinie ist in Kraft. Nun geht es an die Umsetzung in Ihrem Unternehmen.

Ab dem 17. Dezember 2021 sind sowohl private Unternehmen als auch öffentliche Dienststellen mit mehr als 250 Mitarbeitern verpflichtet, einen Meldekanal einzurichten. Gleichermaßen gilt dies für Unternehmen mit 50-249 Beschäftigten ab Dezember 2023.

Die EU-Richtlinie 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates zum Schutz von Personen, die am 16. Dezember 2019 in Kraft getreten ist, verfolgt zwei Kernanliegen:

  • HinweisgeberInnen sollen klar definierte Möglichkeiten haben, Gesetzesverstöße und Missstände zu melden.
  • HinweisgeberInnen sollen effektiv vor möglichen Repressalien geschützt werden.

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Wer zählt als hinweisgebende Person?

Grundsätzlich ist der Begriff des Hinweisgebers (auch Whistleblower genannt) sehr weit gefasst. Darunter fallen neben Beschäftigten und Beamten mitunter auch Selbstständige, Leitungs- und Aufsichtsorgane, Praktikanten, als auch Personen, deren Arbeitsverhältnis noch nicht begonnen oder bereits beendet ist. Außerdem können HinweisgeberInnen auch externe Dritte sein, die Informationen, z.B. in Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit, erlangt haben.

Welche Verstöße sollen gemeldet werden?

Meldefähige Verstöße sind als rechtswidrige Handlungen und Unterlassungen definiert, also Verstöße gegen das Straf- und Ordnungswidrigkeitenrecht, sowie jegliche andere Verstöße  gegen Gesetze, Rechtsverordnungen oder sonstige Vorschriften des Bundes und der Länder, als auch unmittelbar geltende Rechtsakte der EU. Darunter könnten z.B. Verstöße in den Bereichen Datenschutz, Verbraucherschutz, Auftragswesen, Produktsicherheit, Lebensmittelsicherheit, Wettbewerbsrecht oder Umweltschutz fallen.

Wie ist der Verfahrensablauf?

Nach dem aktuellen Referentenentwurf müssen sich Unternehmen darauf einstellen, die Stichhaltigkeit der eigehenden Meldungen zu prüfen und Folgemaßnahmen zu ergreifen. Innerhalb von sieben Tagen muss dem Whistleblower der Meldungseingang bestätigt werden. Nach Meldungseingang ist das Unternehmen verpflichtet spätestens nach drei Monaten eine Rückmeldung hinsichtlich der geplanten, oder bereits ergriffenen, Maßnahmen zu geben.

Inwieweit muss Vertraulichkeit gewährleistet werden?

Die Identität des Whistleblowers unterliegt einem besonderen Vertraulichkeitsschutz. Die Mel­de­ka­näle sowie die verpf­lich­tende Doku­men­ta­tion der Mel­dun­gen müs­sen so aus­ge­stal­tet wer­den, dass die Ver­trau­lich­keit der Iden­ti­tät und der Mel­dun­gen gewahrt bleibt. Nicht befugte Mit­ar­bei­ter oder Dritte dür­fen kei­nen unbe­rech­tig­ten Zugriff erlan­gen. Da dem Whistleblower aber zug­leich die Mög­lich­keit offen­ste­hen muss, Mel­dun­gen münd­lich oder in Text­form abzu­ge­ben, sind dies­be­züg­lich beson­dere (tech­ni­sche) Vor­keh­run­gen zur Sicher­stel­lung der Anony­mi­tät erfor­der­lich.

Welche Sanktionen drohen bei Verstößen gegen die Richtlinie?

Der vorliegende Referentenentwurf (Stand März 2021) sieht Bußgelder bis zu 100.000 Euro gegen natürliche Personen und gegen das Unternehmen selbst in Höhe von bis zu 1 Mio. Euro vor. Desweiteren droht die Sanktionierung von Unternehmensinhabern oder Leitungspersonen, sofern Auf­sichts­maß­nah­men unter­las­sen wur­den, die eine Zuwi­der­hand­lung gegen die Buß­geld­tat­be­stände des Hin­weis­ge­ber­schutz­ge­set­zes wesent­lich erschwert hät­ten.

Am 17. Dezember 2021 wird das Hinweisgebersystem verpflichtend. Unternehmen sollten also frühzeitig mit der Konzeption und Implementierung eines angemessenen Meldekanals beginnen. Im Übrigen besteht die Verpflichtung hierzu für eine Vielzahl von Unternehmen bereits heute, z.B. nach den Vorgaben des Geldwäschegesetzes.

Quellen: Ebner Stolz GmbH & Co. KG, KPMG AG, Deutscher Bundestag

Webinar: Digitales Hinweisgebersystem

Wir zeigen Ihnen live, wie das digitale Hinweisgebersystem aussieht und bedient wird: Von der Meldeplattform, bis zur Fallbearbeitung im Case-Management-System.

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Alternativ können Sie sich hier die Präsentation herunterladen:

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Meldeplattform und Case Management System

(1) Hinweisgeber

  • gibt mit dem Webbrowser auf der Meldeplattform den Hinweis ab
  • kommuniziert mit dem Empfänger über ein anonymes Postfach der Meldeplattform

(2) Meldeplattform

  • garantiert Anonymität und Datenschutz für Hinweisgeber und -empfänger
  • Betrieb durch neutrale Instanz in der Cloud

(3) Case-Management-System

  • strukturierte Bearbeitung und Nachverfolgung der Hinweise
  • Betrieb durch den Hinweisempfänger On-Premises oder in der Cloud

(4) Hinweisempfänger

  • bearbeitet Hinweise über Browser-Anwendung im Case-Management-System
  • kommuniziert mit dem Hinweisgeber über ein anonymes Postfach

Das digitale Hinweisgebersystem der intex ermöglicht Ihrem Unternehmen eine sichere, unkomplizierte Umsetzung der EU-Richtlinie. Wie den gesetzlichen Richtlinien Folge geleistet wird? Indem Hinweisgeber und -empfänger über eine webbasierte Plattform kommunizieren, die alle ausgetauschten Daten verschlüsselt. Somit wird Anonymität gewährleistet, sofern der Whistleblower denn darauf besteht – es kann gewählt werden, ob man anonym meldet, oder seine Kontaktdaten hinterlässt.

Dashboard

Auswertungen und Vorgänge auf einen Blick

Hinweisgebersystem Dashboard
Digitale Meldeplattform

Hinweise anonym und sicher melden.

Hinweisgebersystem Meldeplattform
Flexibles Case-Management

Vereinfacht Dokumentation, Bewertung und Bearbeitung

Hinweisgebersystem Fallbearbeitung

Potenzielle Hinweisgeber fürchten Nachteile oder Sanktionen, wenn sie öffentlich Missstände melden. Beispielsweise könnte das Verhältnis zu Kollegen, berufliche Entwicklungschancen oder gar die psychische und körperliche Gesundheit gefährdet werden. Die EU-Richtlinie wirkt genau dieser Sorge entgegen und das digitale Hinweisgebersystem von intex schafft die technische Umsetzung dafür.

Über die Meldeplattform sendet der Whistleblower seine Nachricht hochverschlüsselt an den Hinweisempfänger. Mithilfe einer automatisch generierten ID kann er über ein anonymes Postfach mit dem Hinweisempfänger kommunizieren, während er zu keinem Zeitpunkt unfreiwillig seine Identität preisgibt.

Die Meldeplattform wird in der Cloud betrieben und garantiert Identitätsschutz auf technischer Ebene. Sämtliche Inhalte, die Hinweisgeber und -empfänger austauschen, werden durch die Plattform hochverschlüsselt. Außerdem erfüllt das System neben dem Identitätsschutz auch die gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz und zur Datensicherheit.

Wie geht es nach Eingang der Meldung weiter?

Nachdem die Meldung über die webbasierte Plattform eingegangen ist, wird sie im Case-Management-System weiterbearbeitet. Dort werden alle Meldungen dokumentiert, bewertet und konsequent weiterverfolgt. Gemäß den vorgegebenen Fristen sendet das System Warnungen an den Bearbeiter, wenn eine Frist naherückt. Vollkommen unkompliziert und intuitiv wird über das Case-Management-System mit dem Whistleblower kommuniziert, indem die Nachrichten zwischen Meldeplattform und Case-Management zirkulieren. Im Gegensatz zur Meldeplattform, die durch den Hersteller als neutrale Instanz in der Cloud betrieben wird, um Anonymität und Identitätsschutz des Whistleblowers technisch sicherzustellen, kann das Case-Management-System On-Premises in Ihrem Unternehmen installiert werden.

Kann ich das System vorab testen?

Bitte kommen Sie direkt auf uns zu. Wir können Ihnen einen Testzugang zur Verfügung stellen. So können Sie sich in Ruhe mit der Lösung vertraut machen.

Jürgen Ehard Leitung Vertrieb

Ich bin persönlich für Sie da!

Jürgen Ehard
Prokurist & Leitung Vertrieb
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