Dokumentations-
Plattform

Erste Schritte zur digitalen Verteilung & Freigabe von Dokumenten.

Dokumentations-
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intex Cloud DMS
Erste Schritte zur digitalen Verteilung & Freigabe von Dokumenten.

Dokumentations-
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Erste Schritte zur digitalen Verteilung & Freigabe von Dokumenten.

Entdecken Sie neue Möglichkeiten,
Ihre Dokumente zu managen.

Entdecken Sie neue Möglichkeiten,
Ihre Dokumente zu managen.

Herzlich Willkommen auf der Dokumentations-Plattform des intex Cloud DMS. Wir freuen uns, dass Sie neue Möglichkeiten entdecken möchten, wie Sie Ihr internes Dokumentenmanagement noch effizienter gestalten können.

Die Erfassung, Verteilung, Ablage, Bearbeitung und Archivierung Ihrer Dokumente, die Suche sowie das rechtskonformes Löschen spielen im Alltag eine große Rolle. Welche Vorteile ein digitales Management bei diesen Vorgängen in puncto Zeitersparnis, Flexibilität und Effizienz bringt, können Sie hier entdecken – und noch vieles mehr!

Vorgänge
erstellen

Lernen Sie neue Vorgänge und Dokumente zu erstellen und diese weiterzuleiten.

zum Video

Versionierung
von Dokumenten

Die „Check-In / Check-Out“-Funktionen ermöglicht Versionierung und Zusammenarbeit.

zum Video

Browser-
Plugin

Zur Versionierung von Dokumenten benötigen Sie ein Browser-Plugin.

zum Video

Status
der Vorgänge

Offene Vorgänge abschließen und Status prüfen.

zum Video

Wichtige
Grundfunktionen

Grundfunktionen wie Suchfunktion, Abwesenheit, Vertretung und weitere Profil-Einstellungen.

zum Video

Vorgänge erstellen und zur Bearbeitung weiterleiten

In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie einfach es ist, neue Vorgänge mit Dokumenten als Anhang zu erstellen. Anschließend können Sie diesen Vorgang an einen Kollegen mit der Bitte um weitere Bearbeitung schicken.

Nach Erledigung der Aufgabe erhalten Sie den Vorgang wieder in Ihrem Eingangskorb und können ihn abschließen. All das geht mit nur wenigen Klicks.

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Vorteile einer digitalen Dokumentenverwaltung

  • Beschleunigung des Verarbeitungsprozesses
  • Transparenz und Nachvollziehbarkeit durch einheitliche Prozesse
  • Kostenoptimierung durch kurze Durchlaufzeiten
  • Dezentrales und sicheres Arbeiten (Mehr dazu lesen Sie hier)

Vorteile einer digitalen Dokumentenverwaltung

  • Beschleunigung des Verarbeitungsprozesses
  • Transparenz und Nachvollziehbarkeit durch einheitliche Prozesse
  • Kostenoptimierung durch kurze Durchlaufzeiten
  • Dezentrales und sicheres Arbeiten (Mehr dazu lesen Sie hier)

Versionierung von Dokumenten

Dieses Video zeigt Ihnen mehr über die Erfassung von Änderungen an digitalen Dokumenten.

Neben der aktuellen Version werden auch die Vorgängerversionen von Dokumenten gespeichert. Auf diese Weise lassen sich die einzelnen Bearbeitungsschritte eines Dokuments zurückverfolgen. Ältere Versionen können reproduziert werden.

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Vorteile einer Dokumentenversionierung

  • Stärkung der Teamarbeit, da alle Mitarbeiter Zugriff auf die jeweils aktuelle Version haben
  • Die Funktionen Check-In/Check-Out stellen sicher, dass zu einem bestimmten Zeitpunkt nur eine Person an einem bestimmten Dokument arbeitet.

Vorteile einer Dokumentenversionierung

  • Stärkung der Teamarbeit, da alle Mitarbeiter Zugriff auf die jeweils aktuelle Version haben
  • Die Funktionen Check-In/Check-Out stellen sicher, dass zu einem bestimmten Zeitpunkt nur eine Person an einem bestimmten Dokument arbeitet.

Installation Browser-Plugin

Damit Sie die Versionierung („Check-In- / Check-Out-Funktion“) von Dokumenten nutzen können, müssen Sie die Funktion zuerst installieren. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:

Einmal können Sie das Browser-Plugin „Documents 5 local editing“ aus dem Chrome Store herunterladen und direkt im Browser als Erweiterung installieren. Die zweite Möglichkeit ist die lokale Installation des Plugins.

Klicken Sie dazu auf den entsprechenden Button und installieren Sie das Plugin.

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Plugin herunterladen / installieren

Plugin im Google Chrome Store
Plugin zur lokalen Installation herunterladen

Plugin herunterladen / installieren

Plugin im Google Chrome Store
Plugin zur lokalen Installation herunterladen

Status der Vorgänge

Offene und abgeschlossene Vorgänge: In dieses Schema ordnen sich alle Vorgänge im DMS ein. Diese sind jeweils aufgeteilt in die Dokumentenarten. Wie Sie offene Vorgänge abschließen, erfahren Sie in diesem kurzen Lernvideo.

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Grundfunktionen

Nachdem Sie dieses Video gesehen haben, wissen Sie alles wichtige über Grundfunktionen wie Suchfunktion, Abwesenheit, Vertretung und weitere Profil-Einstellungen.

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SuchoperatorenBeschreibung
„Preisnachlass gewährt“Sucht nach allen Dokumenten in denen die Wörter ‚Preisnachlass‘ und ‚gewährt‘ exakt in dieser Reihenfolge hintereinander stehen.
101..107Sucht nach Dokumenten welche im Bereich zwischen 101 und 107 liegen.
*managementSucht nach Dokumenten in denen Worte enthalten sind, welche mit ‚management‘ enden.
Dokumenten*Sucht nach Dokumenten in denen Worte enthalten sind, welche mit ‚Dokumenten‘ beginnen.
*entenmanaSucht nach Dokumenten in denen die Zeichenfolge enthalten ist.
M??erDas ? ersetzt einzelne Zeichen, gilt hier für alle Arten von Meier, aber auch für Mauer.
!JacobNicht-Suche, alle Dokumente in denen das Wort ‚Jacob‘ vorkommt, werden herausgefiltert.
SuchoperatorenBeschreibung
„Preisnachlass gewährt“Sucht nach allen Dokumenten in denen die Wörter ‚Preisnachlass‘ und ‚gewährt‘ exakt in dieser Reihenfolge hintereinander stehen.
101..107Sucht nach Dokumenten welche im Bereich zwischen 101 und 107 liegen.
*managementSucht nach Dokumenten in denen Worte enthalten sind, welche mit ‚management‘ enden.
Dokumenten*Sucht nach Dokumenten in denen Worte enthalten sind, welche mit ‚Dokumenten‘ beginnen.
*entenmanaSucht nach Dokumenten in denen die Zeichenfolge enthalten ist.
M??erDas ? ersetzt einzelne Zeichen, gilt hier für alle Arten von Meier, aber auch für Mauer.
!JacobNicht-Suche, alle Dokumente in denen das Wort ‚Jacob‘ vorkommt, werden herausgefiltert.

Noch Fragen offen?

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digitalisiert Geschäftsprozesse.

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