Der digitale
Purchase-to-Pay
Prozess

Der komplette Prozess
anschaulich erklärt.

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Der digitale Purchase to Pay Prozess

Rund um den Purchase-to-Pay Prozess.

Rund um den Purchase-to-Pay Prozess.

Purchase-to-Pay bezeichnet den gesamten Prozess von der Bestell- bzw. Bedarfsanforderung über die Auftragsbestätigung, Verarbeitung von Rechnungen und Gutschriften bis hin zur revisionssicheren Archivierung.

Purchase-to-Pay

Der gesamte Purchase-to-Pay Prozess (oftmals auch P2P- oder Procure-to-Pay-Prozess genannt) besteht aus einer großen Anzahl an einzelnen Vorgängen. Die Komplexität des Prozesses wächst dabei mit der Unternehmensgröße: Die Vorgänge können weit im Unternehmen gestreut sein, in den unterschiedlichsten Einheiten stattfinden und viele verschiedene Personen involvieren. Dies hat zur Folge, dass der Prozess – bei nicht-automatisierten Prozessen – komplex und unübersichtlich wird. Bei Abwicklung von Menschenhand ist ein derart umfangreicher Prozess anfällig für Fehler. Nicht zu vergessen ist damit ein hoher Zeit- und Personalaufwand verbunden. Ein automatisierter Purchase-to-Pay-Prozess hingegen minimiert mögliche Fehlerquellen, erhört die Transparenz im Vorgangsverlauf und umgeht viele weitere Stolperfallen.

Der digitale Purchase-to-Pay Prozess

Das intex Purchase-to-Pay-Center ist unsere Software-Lösung, die den gesamten Prozess nahtlos digital abbildet. Es besteht aus 3 Hauptbausteinen, die jeweils einen Prozessabschnitt des gesamten Vorgangs abdecken. Die Bausteine sind sowohl einzeln, als auch im Paket, für Ihr Unternehmen implementierbar und werden dabei jeweils auf Ihre individuellen Anforderungen angepasst.

Wir bilden mithilfe von 3 Lösungen den gesamten Prozess nahtlos digital ab:

preCenter (purchase request center): die elektronische Bedarfsanforderung
ocCenter (order confirmation center): die digitale Auftragsbestätigungsverarbeitung
iCenter (invoice center): die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung

Natürlich sind die Lösungen auch einzeln, losgelöst aus der Prozessreihe, bei Ihnen im Unternehmen funktionsfähig und einsetzbar.

In drei spannenden Videos stehen Ihnen unsere Profis aus dem jeweiligen Gebiet Rede und Antwort. Schauen Sie gleich rein!

Digitaler Beschaffungsprozess

intex preCenter
Innerhalb des Beschaffungsprozesses fallen eine Vielzahl an Überprüfungen und Freigaben an, Dokumente müssen versandt werden und zahlreiche Abstimmungen sind notwendig. So sind in aller Regel verschiedene Personen in unterschiedlichen Abteilungen involviert. Ein solch komplexer Prozess ist anfällig für Stolperfallen und Fehler, wenn er vorrangig von Menschenhand abgewickelt wird.

Digitale Verarbeitung von Auftragsbestätigungen

intex ocCenter
Nach Eingang einer Auftragsbestätigung muss diese unverzüglich auf Richtigkeit geprüft werden. Kommt es zu Abweichungen bspw. des Liefertermins, der Menge, des bestätigten Preises oder der Incoterms, muss der Einkauf schnell eingreifen können und sich mit dem Lieferanten in Verbindung setzen. Traditionell setzt man hier auf die manuelle Sichtung und Prüfung der Auftragsbestätigungen. Das ist nicht nur kostenintensiv, sondern wirkt sich für alle involvierten Mitarbeiter und Entscheider negativ auf die Datenqualität, Bearbeitungszeit und Transparenz aus.

Digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen

intex iCenter
In vielen Unternehmen läuft der Verarbeitungsprozess von Eingangsrechnungen manuell ab. Da kann es passieren, dass Rechnungen vergessen werden oder sogar verloren gehen. Das hat zur Folge, dass Skontofristen ablaufen, Monatsabschlüsse nicht rechtzeitig fertiggestellt werden oder gar die komplette Übersicht über die Zahlungen verloren geht.

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Bedarfe beschaffen, und dies möglichst kostengünstig und reibungslos – das ist das wesentliche Ziel einer Einkaufsabteilung. Mit dem digitalen Prozess des preCenters wird das möglich gemacht.

  1. Bedarfsanfrage: Ein Mitarbeiter reicht über ein Webformular, übersichtlich und standortunabhängig, einen Bedarf ein. Dieser wird zur Prüfung und weiter an den Einkäufer übermittelt.
  2. Sachliche Prüfung: Mittels elektronischem Genehmigungsworkflow wird die Anfrage direkt an die richtigen Stellen weitergeleitet. Vertreterregelungen und Erinnerungs-Funktionen regeln die fristgerechte Bearbeitung.
  3. Angebotseinholung: Es kann aus bekannten Lieferanten gewählt werden, sowie potenzielle Lieferanten zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden. Über ein Open Catalog Interface (OCI) können externe Webkataloge eingebunden und in den Einkaufsprozess integriert werden.
  4. Lieferantenauswahl: Eingegangene Angebote werden gebündelt und als Liste dargestellt. Mithilfe smarter Beleglesung und intelligentem Workflowdesign kann automatisch oder manuell der geeignetste Lieferant ausgewählt und beauftragt werden.
  5. Bestellung: Auf Knopfdruck wird die Bestellung ausgelöst. Alle zugehörigen Informationen und Dokumente werden in einer Bestellakte zentral zur Verfügung gestellt und sind für alle berechtigten Personen einsehbar.
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Das ocCenter digitalisiert den Ablauf vom Belegeingang der Auftragsbestätigung über die Prüfung bis zur Buchung im ERP-System. Das Herzstück bei diesem Prozess bildet der Belegleser, der die Inhalte der Auftragsbestätigung ausliest und mit den Bestelldaten abgleicht. Bei Diskrepanzen wird einem vorbestimmten Workflow gefolgt, um das Problem zu beheben. Im Anschluss erfolgt die automatische Buchung und Archivierung. In schnellen Schritten erklärt, ergibt sich beim digitalen Prozess der folgende Ablauf:

  1. Belegeingang: Digitalisierung der Eingangspost zur weiteren Bearbeitung im Workflow.
  2. Interpretation: Systemseitiges Auslesen und Bewertung der Beleginhalte, automatisches Zuordnen und Abgleich mit den Bestelldaten aus dem ERP-System.
  3. Workflow: Verteilung der weiteren Aufgabenschritte mit übersichtlicher Darstellung für jeden Mitarbeiter im Dashboard.
  4. Prüfung: Einfaches Prüfen und Nachbearbeiten mit direktem Zugriff auf alle Daten der Bestellung. Bei Bedarf erfolgt die Klärung von Abweichungen automatisiert per Workflow.
  5. Buchung: Einfaches Buchen der Bestellbestätigung und anschließende elektronische Archivierung.
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Die Eingangsrechnungsbearbeitung zählt zu den wichtigsten Verwaltungsprozessen eines Unternehmens. Den Rechnungseingang mit einer digitalen Lösung zu optimieren spart personelle und finanzielle Ressourcen erheblich. Sie können schnellere Durchlaufzeiten und ein großes Plus an Transparenz erwarten. Darüber hinaus sind Sie in rechtlicher Hinsicht stets gemäß GoBD abgesichert. Der Ablauf gestaltet sich wie folgt:

  1. Rechnungseingang: Automatisiert oder per Scan wird die Rechnung – ob digital oder auf Papier – ins iCenter importiert, erkannt und ausgelesen.
  2. Erfassung und Extraktion: Die Rechnung wird durch den integrierten Belegleser mit höchster Präzision ausgelesen, mit Informationen aus dem ERP-System verglichen und auf Richtigkeit und Plausibilität geprüft. Ebenso erfolgt ein Abgleich zur Bestellung, Auftragsbestätigung und dem Wareneingang.
  3. Prüfung und Freigabe: Sachbearbeiter, Kostenstellenverantwortliche und Buchhalter bekommen ihre Vorgänge automatisch per Workflow zugestellt.
  4. Buchung: Die geprüfte und freigegebene Rechnung wird zur Verbuchung an das ERP-System übergeben.
  5. Archivierung: Die Rechnung wird revisionssicher im digitalen Archiv abgelegt und kann jederzeit von allen berechtigten Personen eingesehen werden.

Darum lohnt sich die Digitalisierung Ihres Puchase-to-Pay Prozesses.

Darum lohnt sich die Digitalisierung Ihres Puchase-to-Pay Prozesses.

(Beim Drüberfahren mit der Maus drehen sich die Kacheln automatisch.)

(Klicken Sie auf eine Kachel, um ihren Wert zu enthüllen.)

preCenter

Zeitersparnis?

40%

manuell: 159 min
digital: 96 min

Kostenersparnis?

64%

manuell: 95,33€
digital: 33,88€

ocCenter

Zeitersparnis?

36%

manuell: 36 min
digital: 23 min

Kostenersparnis?

32%

manuell: 18,78€
digital: 12,77€

iCenter

Zeitersparnis?

78%

manuell: 26 min
digital: 5,8 min

Kostenersparnis?

29%

manuell: 21,67€
digital: 15,52€

Alle genannten Zahlen und Werte stammen aus Studien der Goethe Universität Frankfurt und BMI, sowie der HTWK Leipzig und Mercateo.

Nach der Buchung und Zahlung müssen Eingangsrechnungen aufbewahrt werden. Auch dafür gibt es eine Lösung: rechtssicher, revisionssicher, zuverlässig und jederzeit abrufbar liegen Ihre Dokumente im digitalen Archiv.

Und wer sich mehr Transparenz in seinem Eingangsrechnungsprozess wünscht, dem ist mit intexCube geholfen, das Process Mining Tool, das alle Daten rund um den Prozess systematisch analysiert und anschaulich darstellt.

Digitale Archivierungs-Software

Digitale Archivierung
Seit dem 1.1.2020 gelten die GoBD in ihrer jetzigen Form und sind die wichtigste Quelle für eine rechtskonforme digitale Archivierung. Bei der Einführung eines digitalen Archivs gilt es aber nicht nur gesetzliche Vorgaben zu erfüllen, sondern die Lösung auch korrekt vor Ort einzusetzen.

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intexCube

Process Mining
Der intexCube ist unser Process Mining Tool und bezieht sich konkret auf die Optimierung des Rechnungseingangsprozesses. Aus dem iCenter greift der intexCube Daten ab, analysiert sie, berechnet daraus Kennzahlen und erstellt Grafiken und Statistiken. Anschließend kann ermittelt werden, wie der Prozess in der Praxis genutzt wird und ob er überhaupt so funktioniert, wie Sie es sich das auch wünscht.

Flyer zum Thema „Process Mining“